Digitale Souveränität Wer Akten schützt, muss auch Gespräche schützen

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Auf der Smart Country Convention (SCCON) in Berlin stand die Widerstandsfähigkeit des digitalen Staates im Mittelpunkt. Vier Tage zuvor hatte das Karlsruher Manifest offene Standards und die Möglichkeit zum Anbieterwechsel eingefordert. Doch eine Infrastruktur bleibt in der Souveränitätsdebatte oft unbeachtet: die digitale Kommunikation der Verwaltung.

„Wir müssen aus der Naivität aufwachen“, sagte Thomas Jarzombek, Parlamentarischer Staatssekretär im Bundesdigitalministerium, auf dem Resilience Day der Smart Country Convention am 15. Oktober 2026. Er sprach über hybride Bedrohungen, verwundbare Infrastrukturen und die Verantwortung jedes Einzelnen. Schon auf der SCCON 2025 hatte er über digitale Souveränität in Staat und Verwaltung diskutiert.

Die Frage ist dringlich: Wie bleibt der Staat handlungsfähig, wenn Dienste ausfallen, Anbieter Bedingungen ändern oder geopolitische Konflikte digitale Abhängigkeiten offenlegen? Wie abhängig auch die Wirtschaft ist, zeigt die Wortmeldung des Bitkom vom 19. Oktober 2026: Bei einem plötzlichen Ausfall digitaler Importe könnten deutsche Unternehmen nach eigener Einschätzung im Durchschnitt nur 16 Monate durchhalten – so ein Ergebnis einer repräsentativen Umfrage des Branchenverbandes vor dem Digitalgipfel der Bundesregierung. „Internationale Arbeitsteilung ist eine Stärke unserer Wirtschaft, aber sie darf nicht dazu führen, dass wir im Krisenfall handlungsunfähig werden“, sagt Bitkom-Präsident Dr. Ralf Wintergerst und ich teile seine Ansicht. 73 Prozent der Befragten machen sich Sorgen über die Abhängigkeit von US-Technologien – 2024 waren es lediglich 38 Prozent. Bereits zur SCCON forderten der Bundesverband IT-Mittelstand (BITMi) und alfaview in einer gemeinsamen Erklärung, bei der Beschaffung von Videokonferenzdiensten den Serverstandort, das geltende Recht und den Umgang mit Gesprächsinhalten zu prüfen und digitale Souveränität als Vergabekriterium zu nutzen.

Rückblick zur SCCON 2026

Erst vereinfachen, dann digitalisieren

Resilienz bedeutet, Störungen zu überstehen und den Betrieb fortzuführen. Informationssicherheit schützt Daten und Systeme vor unbefugtem Zugriff, Manipulation und Ausfall. Digitale Souveränität geht darüber hinaus: Sie ermöglicht Organisationen, ihre Technik selbstbestimmt auszuwählen, Abhängigkeiten zu begrenzen und Anbieter zu wechseln. Digitale Souveränität heißt für mich: wählen, wechseln und weiterarbeiten können – ohne dass ein einzelner Anbieter diese Handlungsfähigkeit bestimmt.

Ein vertrauliches Dokument mag sicher in einem Rechenzentrum liegen. Wenn Beschäftigte es in einer Videokonferenz zeigen und erläutern, nimmt die Information einen weiteren Weg – mit eigenen Risiken. Nicht nur die Akte ist schutzbedürftig. Auch die Beratung über ihren Inhalt kann vertraulich sein.

Die Sicherheitsfrage endet nicht am Bildschirm

Videokonferenzen gehören zum Verwaltungsalltag. Sie verbinden Behörden, ermöglichen Fortbildungen und Bürgergespräche. Dennoch richtet sich die Debatte über digitale Souveränität vor allem auf Cloud-Dienste, Fachverfahren und KI. Die Kommunikation, in der Menschen Entscheidungen vorbereiten, gerät leicht aus dem Blick.

Dabei gibt es bereits technische Maßstäbe. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat 2021 einen Mindeststandard für Videokonferenzdienste des Bundes veröffentlicht. Er behandelt unter anderem die Auswahl und den sicheren Betrieb solcher Dienste sowie Anforderungen an ihre Nutzung. Sicherheit muss daher schon vor der Beschaffung zum Thema werden – und im laufenden Betrieb überprüfbar bleiben.

Eine Behörde sollte nachvollziehen können, wo Bild und Ton verarbeitet werden, welche Verbindungsdaten entstehen und wer darauf zugreifen darf. Ebenso wichtig sind Verschlüsselung, klare Zugriffsrechte, eine sichere Konfiguration und ein Notfallplan für Ausfälle. Anbieter und Unterauftragnehmer müssen offengelegt werden. Dazu gehört auch die Frage, welchem Recht sie unterliegen.

Ein Serverstandort in Europa beantwortet das alles nicht. Auch die Einhaltung der Datenschutzregeln schützt nicht automatisch vor technischer Abhängigkeit. Eine Behörde kann Daten rechtmäßig verarbeiten und dennoch an einen Dienst gebunden sein, den sie kaum ersetzen kann.

Künstliche Intelligenz verschärft diese Fragen. Automatische Transkription und Übersetzung können Sprachbarrieren senken und Menschen mit Einschränkungen die Teilnahme erleichtern. Zusammenfassungen können Beschäftigte entlasten.

Doch aus dem gesprochenen Wort entstehen neue Daten. Vor dem Einsatz muss feststehen, wo Transkripte und Zusammenfassungen gespeichert werden, wer sie lesen darf, wann sie gelöscht werden und ob der Anbieter sie zum Training von KI-Modellen nutzt. Bei sensiblen Gesprächen sollten solche Funktionen bewusst aktiviert werden und abschaltbar bleiben.

Frei wählen heißt auch wechseln können

Digitale Souveränität verlangt keinen Verzicht auf Leistung. Eine europäische Lösung überzeugt nicht allein durch ihre Herkunft. Sie muss zuverlässig funktionieren, einfach zu bedienen und barrierefrei sein. Auch die Qualität von Übersetzung, Transkription und technischer Unterstützung zählt.

Umgekehrt darf eine Behörde nicht allein deshalb bei einem Anbieter bleiben, weil dessen Videokonferenzdienst bereits in einem großen Softwarepaket enthalten ist. Solche Paketbindungen können den Wettbewerb schwächen und einen späteren Wechsel teuer machen.

Wie ein Wechsel gelingt, lässt sich vor der Vergabe prüfen: Können Termine und erforderliche Daten in einem nutzbaren Format exportiert werden? Sind Schnittstellen dokumentiert? Lassen sich bestehende Anmeldesysteme anbinden? Wie viel kosten Umstellung, Schulung und laufender Betrieb? Und wie arbeiten die Beschäftigten weiter, wenn der Dienst ausfällt?

Das Vergaberecht bietet dafür Ansatzpunkte. § 58 der Vergabeverordnung nennt ausdrücklich Aspekte der digitalen Souveränität als mögliche Zuschlagskriterien. Nach § 127 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen dürfen öffentliche Auftraggeber neben dem Preis auch Qualität bewerten; § 59 VgV erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen die Berücksichtigung von Lebenszykluskosten. Damit lassen sich nicht nur Lizenzpreise, sondern auch Betrieb und die Folgen späterer Umstellungen in den Blick nehmen.

Wichtig ist, Anforderungen nachvollziehbar und wettbewerbsoffen zu formulieren. Wer offene Schnittstellen, Datenexport und eine vertraglich geregelte Unterstützung beim Anbieterwechsel verlangt, schafft Spielraum für künftige Entscheidungen. Pauschale Herkunftsvorgaben ersetzen diese Prüfung nicht.

Aus dem politischen Anspruch muss Praxis werden

Das Karlsruher Manifest zur Digitalen Souveränität beschreibt zwölf Handlungsfelder. Es wurde am 9. Oktober 2026 im Zentrum für Kunst und Medien (ZKM) vorgestellt und unterzeichnet. Dazu zählen offene Standards, der Ausstieg aus Abhängigkeiten und Kaufentscheidungen als Hebel. Dahinter steht ein einfacher Gedanke: Wer digital souverän sein will, muss seine Systeme verstehen und echte Alternativen haben.

Bund und Länder sollten daraus gemeinsam mit Kommunen praxistaugliche Anforderungen für Videokonferenzen entwickeln. Nicht jede kleine Kommune kann Datenwege, Sicherheitsnachweise, Barrierefreiheit und Wechselmöglichkeiten bei jeder Beschaffung neu untersuchen. Musteranforderungen könnten die Prüfung erleichtern, ohne einzelne Anbieter zu bevorzugen.

Auch die europäische Digitalwirtschaft steht in der Pflicht. Sie muss zeigen, dass eigene Lösungen bei Bedienbarkeit, Verlässlichkeit und Innovation mithalten können. Der Wettbewerb lebt von überprüfbaren Leistungen, nicht von Herkunftsversprechen.

Mit jeder Vergabe entscheidet die öffentliche Hand auch darüber, welche Anbieter sich weiterentwickeln und welche Alternativen langfristig bestehen. Wer die ganze Laufzeit betrachtet und einen späteren Wechsel mitdenkt, verringert Abhängigkeiten und stärkt den Wettbewerb.

Die SCCON vom 13. bis 15. Oktober hat gezeigt, wie eng digitale Verwaltung und Widerstandsfähigkeit verbunden sind. Jetzt muss sich dieser Anspruch im Alltag bewähren. Der Blick darf nicht bei Servern und Software enden. Er muss auch den Gesprächen gelten, in denen Verwaltung arbeitet, berät und entscheidet.

Wer Akten schützt, muss auch die Wege schützen, auf denen über sie gesprochen wird.

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