gesponsertVon der digitalen Akte zur intelligenten Arbeitsumgebung Next Generation Government: Die Akte denkt mit

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Fabasoft Deutschland GmbH

Die digitale Verwaltung steht an einem Wendepunkt. Über Jahre lag ein Schwerpunkt darauf, Verwaltungsleistungen digital zugänglich zu machen und papierbasierte Akten und Abläufe in elektronische Verfahren zu überführen. Jetzt beginnt die nächste Etappe: Akten, Prozesse und künstliche Intelligenz wachsen zu einem gemeinsamen Arbeitsraum zusammen, in dem Wissen gezielt für die jeweilige Aufgabe bereitgestellt wird.

Für Matthias Wodniok, Vorstandsmitglied bei Fabasoft, steckt darin mehr, als nur Technik nachzurüsten: „Wir stärken die Leistungsfähigkeit der Verwaltung mit KI. Und wir bewahren dabei das Vertrauen, das staatliches Handeln braucht.“ Das ist der Kern von Next Generation Government: Digitale Anwendungen stehen nicht länger nebeneinander. Sie liefern Informationen dort, wo die nächste Aufgabe wartet.

Die E-Akte wird zum Denkraum

Eine moderne E-Akte archiviert nicht nur: Sie erzählt den Zusammenhang eines Vorgangs. Dokumente, Bearbeitungsschritte, Zuständigkeiten, Berechtigungen: All das bildet den Kontext, der KI erst zu einer echten Unterstützung macht. Ohne diesen Kontext bleibt sie ein kluges Werkzeug ohne Orientierung. Mit ihm wird sie zur verlässlichen Mitdenkerin im Arbeitsalltag.

Mindbreeze AI fasst Dokumente zusammen, findet Informationen und verknüpft Inhalte aus unterschiedlichen Unterlagen. Die KI bereitet vor, die fachliche Bewertung bleibt weiterhin beim Menschen.

„Der Mitarbeitende prüft die Unterlagen und trifft die fachliche Entscheidung. Wir wollen die Informationssuche abnehmen und den Beschäftigten somit mehr Raum für die eigentliche Fachaufgabe geben“, sagt Wodniok.

Human in the Loop als Kompass

Damit wird der Ansatz „Human in the Loop“ zum zentralen Prinzip: KI bereitet vor, der Mensch prüft und entscheidet. Gerade in der Verwaltung zählt diese klare Rollenteilung. Vertrauen entsteht dabei nicht von selbst, es muss sich jeden Tag aufs Neue bewähren.

„Trusted Intelligence heißt für uns: Menschen nutzen diese Unterstützung verantwortungsvoll. Sie erkennen, auf welcher Grundlage sie arbeiten, was die KI beitragen darf und wo ihre eigene Prüfung gefragt ist. Die Verantwortung bleibt beim Menschen“, so Wodniok. Für ihn gehört dieser Anspruch zur Unternehmens-DNA von Fabasoft: „Ambition, Exzellenz, Innovation und Verantwortung – das prägt unseren Anspruch und die Art, wie wir Technologie entwickeln.“

Nach diesem Ansatz arbeitet KI im Kontext des Vorgangs und berücksichtigt bestehende Rollen und Berechtigungen. Für Behörden heißt das ganz konkret: „Es muss klar sein, wer welche Informationen einsehen darf, wie ein Ergebnis zustande kommt und wer dafür verantwortlich ist“, so Wodniok. Datenschutz und der Umgang mit möglichen Fehlern gehören von Beginn an in die Gestaltung jeder KI-Anwendung.

Fabi: KI zieht dorthin, wo die Arbeit passiert

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt Fabi, kurz für Friendly Artificial Business Intelligence. Der agentische KI-Assistent von Fabasoft nutzt den vorhandenen Arbeitskontext und übernimmt definierte Aufgaben selbstständig.

Mit Fabi können Beschäftigte direkt in ihrer Arbeitsumgebung Fragen zu einer Akte stellen und sich bei konkreten Aufgaben unterstützen lassen. Dabei geht Fabi über die reine Informationsbereitstellung hinaus: Er kann Informationen analysieren und Bearbeitungsschritte unterstützen, etwa indem er einen Antwortentwurf erstellt oder eine Vorlage mit relevanten Informationen befüllt.

Der Unterschied zu einem klassischen Chatbot liegt im Kontext: Fabi beantwortet nicht nur eine Frage. Er kennt die Aufgabe.

„Mit Fabi öffnen wir Menschen einen einfachen Zugang zu KI-Fähigkeiten in ihrer Arbeitsumgebung. Sie erhalten Unterstützung genau dort, wo sie gerade arbeiten“, erklärt Wodniok. Dabei geht es ihm um mehr als reine Effizienz: „Fabi soll die menschliche Expertise ergänzen. Damit verändert sich auch die Arbeit mit Verwaltungssoftware: Weg von der reinen Navigation, hin zu Interaktion und intelligenter Unterstützung“, so Wodniok weiter.

Vom Formular zum durchgängigen Vorgang

Dasselbe Prinzip verändert den Kontakt zwischen Verwaltung und Öffentlichkeit. Ein durchgängiger Online-Service endet nicht mit dem Absenden eines Formulars. Entscheidend ist, was danach mit den Informationen geschieht. Welche Unterlagen liegen schon vor? Was fehlt noch? Wie geht der Vorgang weiter?

Verbinden sich Online-Services, E-Akte und Fachverfahren, fließen diese Informationen durchgängig weiter. Bürger:innen und Unternehmen erhalten einen digitalen Zugang zu ihrem Anliegen. Die zuständigen Stellen arbeiten mit Informationen, die bereits vorliegen, statt sie erneut abzufragen.

Auch hier kann KI vorbereitende Aufgaben übernehmen, etwa eingehende Unterlagen registrieren, klassifizieren und auf formale Kriterien prüfen. Über Inhalt und Ausgang entscheidet im beschriebenen Ansatz am Ende weiterhin ein Mensch.

Perspektivisch entsteht daraus ein digitaler Begleiter, der von der Lebenssituation der Bürger:innen ausgeht statt von Zuständigkeiten. Sie müssten dann nicht mehr wissen, welcher Service passt. Der Begleiter würde zum nächsten sinnvollen Schritt führen und die passenden Informationen bereitstellen. Für Wodniok ist das der eigentliche Maßstab: „Digitale Services sollen Menschen durch einen Prozess führen und Angebote wie Aufgaben verständlich machen, für Beschäftigte genauso wie für Bürger:innen und Unternehmen.“

Offene Standards, freie Wahl beim Betrieb

Next Generation Government braucht ein technologisches Fundament, das Anwendungen verbindet statt sie zu isolieren. Die Fabasphere ist das cloudbasierte, europäische Zuhause für Dokumente und Prozesse. Hier verbinden sich Menschen, Informationen und Prozesse zu einem Cloud-nativen Ökosystem. Die Fabasoft eGov-Suite bildet darin die Grundlage für elektronische Aktenführung und digitale Geschäftsprozesse.

Ein wichtiger Baustein für diese Vernetzung sind offene Standards. „Die Fabasoft eGov-Suite lässt sich in bestehende IT-Landschaften integrieren und mit unterschiedlichen Drittprodukten verbinden“, sagt Wodniok. Auch beim Betriebsmodell haben Organisationen die freie Wahl: Sie können ihre Umgebung in einer eigenen Cloud, bei einem Hyperscaler oder in der Government Cloud von Fabasoft betreiben.

Genau darin sieht Wodniok den Kern digitaler Souveränität: „Digitale Souveränität bedeutet für mich vor allem eines: Behörden bleiben handlungsfähig und entscheiden bewusst, wie sie ihre Anwendungen betreiben und welche Technologien sie einsetzen. Die öffentliche Hand muss selbst entscheiden können, wo ihre Daten verarbeitet werden.“ Als europäischer Softwarehersteller sieht sich Fabasoft dabei in der Verantwortung, genau diese Wahlfreiheit zu sichern.

Für öffentliche Organisationen zählt nicht allein der Betrieb in der Cloud. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Technologie, Betrieb und Erfahrung mit den Anforderungen der Verwaltung. Migration, Betrieb und Weiterentwicklung laufen auf einer gemeinsamen technologischen Basis.

KI braucht den richtigen Rahmen

Wie sich KI mit gewachsener Verwaltungsarbeit verbindet,zeigt das Projekt „KI im ELAK“, das künstliche Intelligenz in den elektronischen Akt (ELAK) der österreichischen Bundesverwaltung integriert. Fabasoft hat es als Teil der Public-AI-Initiative des Bundes gemeinsam mit dem österreichischen Bundeskanzleramt (BKA) umgesetzt. Die Initiative wurde beim 25. eGovernment-Wettbewerb in Berlin mit dem ersten Platz in der Kategorie „Digitalisierungsschub durch KI und moderne Infrastruktur“ ausgezeichnet.

„Wir sehen eine deutliche Bewegung von der Diskussion in die Umsetzung“, sagt Wodniok. „Mit dem Projekt KI im ELAK haben wir künstliche Intelligenz dort in die Verwaltung gebracht, wo Informationen und zentrale Arbeitsprozesse der Bundesverwaltung zusammenkommen. Der elektronische Akt kennt die Zusammenhänge und macht Informationen damit intelligent nutzbar.“ Die elektronische Akte bildet den geschützten Rahmen für Informationen, Dokumente und Berechtigungen. KI unterstützt bei der Informationsaufnahme und Vorbereitung, die fachliche Entscheidung bleibt bei den Mitarbeitenden. Das Projekt zeigt, worauf es ankommt:Der Nutzen entsteht nicht durch einzelne KI-Funktionen, sondern dort, wo Technologie auf einen konkreten Prozess trifft.

Der Blick nach vorn

Wohin führt diese Entwicklung? „Die entscheidende Frage wird sein, wie wir KI verantwortungsvoll in die tägliche Verwaltungsarbeit bringen. Dafür brauchen wir gute Technologien, klare Regeln und Menschen, die diese Technologien sinnvoll einsetzen. Europa kann dabei eine eigene Stärke entwickeln“, so Wodniok. Innovation und Vertrauen stehen für ihn dabei nicht im Widerspruch: Beides müsse zusammen gedacht werden. Aus technischen Möglichkeiten muss verlässliche Unterstützung im Verwaltungsalltag werden. Das bleibt der Maßstab, an dem sich jede neue Anwendung messen lassen muss.

Der Mensch bleibt Teil des Systems

Next Generation Government heißt nicht mehr Automatisierung um ihrer selbst willen. Es geht darum, digitale Arbeit neu zu ordnen. Die E-Akte liefert den Kontext. Fachverfahren bilden die fachlichen Prozesse ab. Online-Services verbinden Verwaltung und Öffentlichkeit. KI erschließt Informationen und bereitet Aufgaben vor. Fabi macht diese Unterstützung direkt in der Arbeitsumgebung nutzbar.

Der gemeinsame Nenner heißt Human in the Loop: KI erschließt Wissen und bereitet Aufgaben vor. Die Entscheidung bleibt beim Menschen. „Digitalisierung ist kein abgeschlossenes Projekt. Sie entwickelt sich stetig weiter und der nächste Schritt liegt vor uns“, sagt Wodniok.

Dieser Schritt führt von der digitalen Akte zu einem Arbeitsumfeld, in dem Informationen nicht nur gespeichert, sondern genutzt werden. Von einzelnen Anwendungen zu verbundenen Prozessen. Von KI als Werkzeug zu künstlicher Intelligenz als verlässlicher Begleiterin im Arbeitsalltag und von einer Verwaltung, die reagiert, zur öffentlichen Hand, die vorausdenkt. Next Generation Government bedeutet vor allem eines: Technologie arbeitet mit dem Menschen, nicht an seiner Stelle.

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