Hamburger Entitec AG koppelt eAkte an Fachanwendungen Elektronische Akte bietet Übersicht und Prozessunterstützung

Die wichtigste Säule für mehr Effizienz in der Öffentlichen Verwaltung ist eine digitale Vorgangsbearbeitung. Die elektronische Akte ist hierfür Dreh- und Angelpunkt.

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Effizienzsteigerung – das ist das oberste Ziel fast aller IT-Projekte der Öffentlichen Hand. Mehr Effizienz führt zu mehr Transparenz und damit in der Regel auch zu niedrigeren Kosten. Speziell Lösungen, die die Sachbearbeitung beschleunigen, tragen dazu bei, verwaltungsspezifische Abläufe zu optimieren.

Mit der elektronischen Akte hat das Hamburger Softwarehaus Entitec AG eine Anwendung entwickelt, die insbesondere die Bearbeitung kompletter Vorgänge erleichtert. Archivierte Dokumente können damit in Akten zusammengefasst werden. Die Zuordnung erfolgt automatisiert anhand von Aktenzeichen. Der eigentliche Clou aber ist die Flexibilität, mit der sich die elektronische Akte auf die Bedürfnisse der Anwender anpassen lässt.

Maßgeschneidert für die Belange der Sachbearbeitung ist eine Teilaktenstruktur, die ein wesentlicher Bestandteil der Lösung ist. Mit ihrer Hilfe können individuelle Teilakten gebildet werden, die dann spezifische Fachdaten enthalten. Mit dieser Besonderheit bietet die elektronische Akte eine themenbezogene Sicht auf Inhalte und Informationen von Akten aller Art.

Teilakten ermöglichen themenorientierte Sicht

Inhalte eines Vorgangs lassen sich durch die Teilaktenstruktur sehr einfach und schnell durchsuchen und filtern. Selbst in großen Akten ist die Recherche nach bestimmten Informationen sehr einfach möglich und gesuchte Belege lassen sich einfach finden. Jeder Teilakte wird ein Aktenvorblatt zugeordnet, auf dem die wichtigsten Fachdaten dieses Kontextes angezeigt werden. Dadurch ist für den Anwender eine noch bessere und schnellere Übersicht gegeben. Hier ist es auch möglich, zusätzliche Informationen in Form von Annotationen anzubringen.

Weitere Vorteile ergeben sich dadurch, dass ein Bearbeiter individuelle Teilakten pflegen kann, wenn er beispielsweise einen Termin vorbereiten muss. Angepasst auf den persönlichen Arbeitsstil des jeweiligen Mitarbeiters, bietet die elektronische Akte somit umfassende Informationen rund um aktuelle oder spätere Vorgänge.

Für eine komfortable Anzeige wurde ein Viewer integriert. Dieser synchronisiert das angezeigte Dokument mit der Dokumentenübersicht in der elektronischen Akte. Mithilfe des Multipage-Viewers kann der Nutzer bequem zwischen einzelnen Dokumenten vor- und zurückblättern. Gescannte und eigengenerierte Dokumente lassen sich gleichermaßen einbinden. Der Viewer ist in Java verfügbar, arbeitet plattformunabhängig und kann beispielsweise in Linux-Infrastrukturen eingesetzt werden.

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