Elektronische Akte bietet Übersicht und Prozessunterstützung

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DMS kann alternativ auch ein reines Archivsystem sein

Ergänzend zur elektronischen Akte erweitert Entitec optional die Informationslandschaft Öffentlicher Einrichtungen auch durch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das die dokumentenorientierten Prozesse vom Inputmanagement bis zum Postausgang unterstützt. Alternativ kann das DMS der Entitec auch als reines Archivsystem betrieben werden. Zusammen mit „bg.standard“ lassen sich so dokumentenorientierte Prozesse vollständig abbilden.

Weitere Anwendungssysteme aus dem Verwaltungsumfeld werden nach individuellem Bedarf der Organisation über das Inputmanagement mit Dokumenten, Belegen und Vorgängen bestückt.

Dabei ist das Inputmanagement gezielt an den Bedürfnissen einer vollautomatischen Verarbeitung ausgerichtet. Die Briefpost wird gescannt und bereits elektronisch vorliegende Dokumente und eMails werden importiert. Anhand einer anschließenden Texterkennung werden Daten ausgelesen und über ein komplexes Regelwerk ausgewertet.

Die Anwendung ordnet die Dokumente automatisiert ihren entsprechenden Verwaltungs- oder Geschäftsbereichen zu, beispielsweise dem Leistungswesen einer Versicherung, der Mitgliederbetreuung und Beitragserhebung oder auch dem Finanzwesen.

Darüber hinaus findet eine Verknüpfung mit bekannten Geschäftspartnern, Unfällen, Kunden, Vorgängen und Ähnlichem statt, sodass die Informationen im jeweiligen Geschäftsprozess nahtlos zur Verfügung stehen. Eine Anbringung der qualifizierten elektronischen Signatur an den Images und Daten ist möglich, um die Rechtssicherheit im elektronischen Dokumentenaustausch sicherzustellen.

Für eine schnelle Bearbeitung sorgen elektronische Workflows. Über die in „bg.standard“ hinterlegten Workflows gelangen die Vorgänge in die Postfächer der richtigen Sachbearbeiter, deren Zuständigkeit sich beispielsweise anhand der betroffenen Kunden- oder Vorgangsnummern ableiten lassen. Die Dokumente werden mit Terminen versehen und über Postfachfunktionen verwaltet.

So ist sichergestellt, dass jeder Vorgang zuverlässig innerhalb einer vorgegebenen Frist bearbeitet wird.

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