Definition Was ist eine elektronische Akte (eAkte)?

Die eAkte soll die digitale Verwaltung relevanter Informationen und Daten vereinfachen. Sie ist meist nach der Struktur physischer Akten aufgebaut. Ausschlaggebend für die Umstellung auf digitale Akten ist außerdem die sogenannte Revisionssicherheit.

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Als eAkte wird allgemein eine digitale Datensammlung bezeichnet, die nach dem Vorbild herkömmlicher Akten (auf Papier) aufgebaut ist. Die Struktur der elektronischen Akten folgt der der physischen Akten: Aktendeckblätter, Laschen und Register sind in den meisten Anwendungen für eAkten vorgesehen. Angeboten werden digitale Akten von den Anbietern der ECM-Systeme sowie Dokumenten-Management-Systemen im Rahmen des Gesamtpaketes. Die eAkte soll die Verwaltung von Daten und Informationen vereinfachen.

Bundesbehörden, Banken, Versicherungen und KMU profitieren

Die eAkte ist seit 2013 im Kommen. Immer mehr Unternehmen stellen von sperrigen Papierarchiven und schlecht verwertbaren Ordnern auf die elektronischen Daten um. Das birgt gleich mehrere Vorteile: Die elektronischen Systeme vereinfachen die Einhaltung der Revisionssicherheit und vereinfachen die Verwaltung hinsichtlich Ordnung und Raummanagement. Außerdem werden Arbeitsabläufe durch den möglichen Zugriff von verschiedener Seite aus vereinfacht.

Revisionssicherheit bezieht sich hier auf verschiedene gesetzliche Vorgaben: Akten müssen unter Umständen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, bevor sie rückstandslos vernichtet werden sollten. Löschfristen und Zugangsberechtigungen sind bei Papierarchiven extrem arbeitsaufwendig in der Handhabung. Außerdem ist die Datensicherheit nicht immer gegeben. Bei der eAkte werden diese Implikationen von Seiten der Software gewährleistet. Daher spricht man in diesem Zusammenhang von Revisionssicherheit. Wenn in den Medien getitelt wird, dass die eAkte Compliance-Probleme löst, meint das dasselbe.

Alles übersichtlich an einem Ort

Der größte Vorteil der digitalen Akte liegt darin, dass im Gegensatz zu Papierarchiven alle Informationen an einem einzigen Ort gespeichert werden können und jeder mit der entsprechenden Berechtigung Zugriff darauf hat. Bei Papierarchiven ist das nicht unbedingt der Fall.

Beispielsweise sind die auf Papier festgehaltenen Daten und Informationen zu einer Person oder einem Sachverhalt bei den Bundesbehörden, bei Finanzamt, Einwohnermeldeamt, Verkehrsbehörde und dergleichen unter Umständen über mehrere Standorte verteilt. Im Rahmen der Umstellung auf die eAkte werden alle Informationen in einem zentralen Netzwerk zusammengeführt.

Dieses zentrale Netzwerk hat unter anderem zur Folge, dass ohne große Umstände und Wartezeiten die einzelnen Sachbearbeiter/-innen in den unterschiedlichen Behörden Zugang zu allen Informationen haben. Es müssen keine Akten aus anderen Gebäuden oder Städten geordert werden. Das Netzwerk ist komplett digital.

Größere Sicherheit spricht für eAkte

Im Vergleich zur Papierakte ist die eAkte schwerer zu manipulieren und sicherer vor Eingriffen von außen. Die für die Bearbeitung und Verwaltung der eAkte nötige Software verfügt über die nötigen Sicherheitsmaßnahmen, um Hackerangriffe und das unbefugte Auslesen der Akten zu unterbinden.

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