Nachnutzung und Beschaffung EfA im Fokus

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Wer sich für die kommunale Nachnutzung von EfA-Leistungen und den Status quo in den Bundesländern interessiert, wird in einer aktuellen Studie von Fraunhofer FOKUS fündig.

Das Konzept „Einer für alle“ (EfA) beruht auf einem zutiefst humanistischen Gedanken: Eine Person oder Institution entwickelt etwas, das am Ende der gesamten Gemeinschaft zugutekommt. Wenn viele diesem Prinzip folgen, entsteht ein vielfältiger Pool an Produkten und Dienstleistungen, von dem alle profitieren können. Das EfA-Prinzip im eGovernment-Kosmos entspricht genau diesem Gedanken. Verwaltungsleistungen sollen einmal entwickelt und dann von anderen Kommunen oder Ländern nachgenutzt werden können. Effizient, ressourcenschonend und im Sinne des Gemeinwohls.

Doch ganz so einfach ist es nicht. Efa-Leistungen sind mitunter schwer an die verschiedenen Ländervorgaben anpassbar, zudem kommen rechtliche Rahmenbedingungen, begrenzte Ressourcen und unklare Zuständigkeiten hinzu.

Ein gemeinsame Quelle soll die Nachnutzung erleichtern. Im Frühjahr dieses Jahres hat der IT-Planungsrat die Zusammenführung seiner föderalen Marktplätze beschlossen: Der FIT-Store, der Marktplatz für EfA-Leistungen und das Cloud-Service-Portal der Deutschen Verwaltungscloud (DVC) sollen im sogenannten „Marktplatz der Zukunft“ aufgehen. Ziel ist, die Beschaffung digitaler Verwaltungsleistungen zu vereinfachen, Prozesse zu beschleunigen und föderale Kooperation zu stärken.

Beschluss des IT-Planungsrats

Auf dem Weg zum Marktplatz der Zukunft

Fraunhofer FOKUS hat das weite Feld der EfA-Nachnutzung und EfA-Marktplätze in einer Studie untersucht. Es wurde erfasst, wie die Nachnutzung derzeit organisiert ist – anhand konkreter Praxisbeispiele aus mehreren Bundesländern. Zusätzlich wurden Fallstudien aus Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen dahingehend betrachtet, wie vergaberechtliche Intermediäre und Bündelungseinrichtungen die kommunale Nachnutzung von EfA-Leistungen vorantreiben können. Die Ergebnisse sollen als Impuls für den „Marktplatz der Zukunft“ dienen, sollen aber auch zur Diskussion zwischen Bund, Ländern, Kommunen und IT-Dienstleistern anregen.

Zentrale Ergebnisse

Zu den wichtigsten Ergebnissen der Studie gehört, dass finanzielle Planungssicherheit ein kritischer Erfolgsfaktor ist. In den Befragungen wurde deutlich, dass in den Kommunen hinsichtlich Laufzeiten und Kostenübernahmen Unsicherheiten vorherrschen. „Planungssicherheit ist die Grundvoraussetzung für einen erfolgreichen EfA-Rollout“, heißt es in der Studie deutlich. Sie sei in den Befragungen weitaus häufiger genannt worden als beispielsweise vergaberechtliche Aspekte.

Dementsprechend wird eine organisatorische Bündelung in den Ländern als wirkungsvoll erachtet. Modelle wie in Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen, mit „bündelnden Organisationen“ als Intermediäre, erleichtern die Nachnutzung und Kommunikation, sind aber auf klare Strukturen und Unterstützung angewiesen. Laut Studie seien die Bundesländer gefordert, die „Balance zwischen individuellen Anforderungen und der Notwendigkeit zur Standardisierung zu finden, um einen zügigeren EfA-Rollout zu ermöglichen“.

Eine umfassende Erweiterung des Funktionsumfangs des EfA-Marktplatzes wird als „derzeit nicht zielführend“ erachtet. Im Hinblick auf die geplante Zusammenführung sollte der Fokus eher auf Konsolidierung des bestehenden Umfangs und der zugehörigen Prozesse liegen. Grundsätzlich sei die Meinung der Befragten hinsichtlich einer Zusammenlegung der einzelnen Marktplätze positiv und schaffe „stärkere Anreize zur Nutzung“.

Einer für Alle?

Nachnutzung muss gewollt sein

Empfohlen wird allerdings eine größere Transparenz. Für Kommunen, so die Studienautoren, zähle in erster Linie die Tauglichkeit der Dienste. Damit eine EfA-Leistung, die von einer Kommune derzeit als nicht geeignet bewertet werde, dennoch als Option erhalten bleibe, könnten Bereitsteller standardisierte Roadmaps zur Weiterentwicklung ihrer Dienstleistungen transparent zur Verfügung stellen. Diese Informationen könnten dann direkt im Marktplatz integriert werden.

Von den Kommunen kam zudem der Wunsch, EfA-Leistungen vor der Implementierung standardmäßig testen zu können, beispielsweise in Test- oder Demo-Umgebungen.

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