Aufbau von Kompetenzen Behörden organisieren sich neu

Neben Finanzdienstleistern und Industrie-Unternehmen standen auch Behörden bei der „Potenzialanalyse Organisation x.0“ von Sopra Steria auf dem Prüfstand. Die Auswirkungen der Corona-Pandemie, personelle Strukturen und die Neuorganisation wurden unter die Lupe genommen.

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Das Organisationsprofil von Verwaltungen beschreiben die vom Marktforschungsinstitut F.A.Z. für Sopra Steria befragten Bürgermeister und Beamten als eher Bürger-orientiert, bürokratisch und weder besonders starr oder agil. Daraus ergeben sich zahlreiche Beweggründe, sich organisatorisch neu aufzustellen:

• Digitalisierung der Prozesse/Arbeitsabläufe (89 %)

• Veränderte Erwartungen der Bürger (69 %)

• Fachkräftemangel (59 %)

• Regulierungen und gesetzliche Bestimmungen (54 %)

• Veränderte Erwartungen der Mitarbeitenden (46 %)

• Kostendruck (33 %)

• Alterung der Gesellschaft (24 %)

• Wettbewerb (2 %)

Einfluss der Corona-Pandemie

Etwas mehr als die Hälfte der befragten Behördenmitarbeiter sehen einen sehr großen (9 %) oder eher großen (44 %) Einfluss der Corona-Pandemie auf die Entscheidung zur Neuorganisation. Zwölf Prozent meinen aber, unter den aktuellen Bedingungen würde eine Neuorganisation scheitern. Positiv: Auch nach der Pandemie erwarten 37 Prozent, dass der Anteil von Homeoffice und Remote Work bei 30 Prozent liegen wird.

Ziele der Veränderung

Der Großteil (84 %) sieht demnach auch eine Integration von Homeoffice und Remote Work als Hauptziel einer Neuorganisation. Die Optimierung der Personalstruktur erhoffen sich 61 Prozent, eine verbesserte Erreichbarkeit für die Bürger und den Aufbau von Wissen und Fähigkeiten jeweils 53 Prozent. Die Hälfte wünscht sich eine flexiblere Arbeitszeit (51 %) und eine Neugestaltung der Büroinfrastruktur (49 %).

Ein gutes Drittel (35 %) will kollaboratives organisationsinternes Arbeiten, ein Viertel (26 %) die stärkere Nutzung von externen Netzwerken und externem Knowhow. Altersgerechtes Arbeiten sehen 22 Prozent als Ziel.

28 Prozent der Öffentlichen Verwaltungen haben den Angaben zufolge die Neuorganisation bereits abgeschlossen. Knapp die Hälfte (47 %) befindet sich derzeit im Umbau, 14 Prozent noch in der Planungsphase.

Abbau von Hierarchien

Von der Reduzierung hierarchischer Personalstrukturen erwarten sich die Befragten folgende Vorteile:

• Beschleunigung von Entscheidungen (61 %)

• Geringere „Stille-Post-Effekte“ (40 %)

• Weniger Delegation von Entscheidungen nach oben (38 %)

Blockaden durch betroffene Führungskräfte (25 %) und weniger Spielräume im Gehaltsgefüge und bei Beförderungen (23 %) wurden als Nachteile genannt. 14 Prozent können sich weder positive noch negative Auswirkungen vorstellen.

Die Frage, wie viel Entscheidungsfreiheit die Mitarbeitenden haben, beantworteten die Teilnehmer der Öffentlichen Verwaltung mit sehr viel (7 %) und eher viel (59 %). 46 Prozent sind mit ihrem Grad an Selbstverantwortung zufrieden.

Fehler werden in Behörden egalitär behandelt. Die Hälfte macht keinen Unterschied zwischen Führungskraft und Mitarbeiter. 42 Prozent besprechen Fehler im Team und 19 Prozent haben einen Prozess entwickelt, mit dem aus Fehlern für die Zukunft gelernt werden kann.

Einfluss der Digitalisierung

Die Relevanz digitaler Prozesse ist für gut die Hälfte (55 %) der Verwaltungen für die Wandlungsfähigkeit einer Organisation sehr wichtig. Weitere einflussreiche Faktoren sind:

• Transparente Entscheidungen (83 %)

• Kontinuierliche Weiterbildung (75 %)

• Eigenverantwortliche Teams (70 %)

• Offene Unternehmenskultur (61 %)

• Flache Hierarchien (49 %)

• Neues Führungsverständnis: vom Entscheider zum Moderator (45 %)

• Diversität der Mitarbeitenden (40 %)

• Messbare Kennzahlen und Ziele für die Mitarbeitenden (35 %)

• Kooperationen/Teilnahme an externen Netzwerken (29 %)

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