Treiber, Erfolgsfaktoren und Ansätze für die Weiterentwicklung Öffentliche Beschaffung im Umbruch

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123,5 Milliarden Euro – so hoch war das Volumen öffentlicher Aufträge 2023 laut Statistischem Bundesamt, verteilt auf rund 195.000 Vergaben. Bis 2030 dürfte dieser Betrag deutlich steigen.

Beschaffung ist längst nicht mehr nur Einkauf: Sie soll politische Ziele wie Klimaschutz, digitale Souveränität und Innovation fördern – und das unter den Vorgaben von Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit. Der Transformationsdruck ist hoch, die Aufgabe aber machbar.

Für die öffentliche Beschaffung stellt sich nicht mehr die Frage, ob sie sich verändert, sondern wie schnell sie den nächsten Entwicklungsschritt geht. Dafür lohnt sich ein Blick auf die zentralen Einflussfaktoren.

Vier Treiber des Wandels

Mehrere externe und interne Treiber wirken gleichzeitig – und verändern Anspruch, Rolle und Arbeitsweise der Beschaffungsstellen grundlegend.

1. Geopolitische Lage

Globale Spannungen machen Lieferketten anfälliger. Herkunft, Abhängigkeiten und politische Vertretbarkeit von Beschaffungsentscheidungen rücken stärker in den Fokus. Institutionen müssen ihre Beschaffung krisenfest aufstellen und in der Lage sein, Entscheidungen auch politisch zu vertreten.

2. Zielkonflikte

Politik, Verwaltung und Wirtschaft ziehen nicht immer an einem Strang. Während politische Entscheidungsträger einheitliche ­Lösungen suchen, verfolgen Ressorts oft eigene Interessen. Die IT-­Konsolidierung des Bundes zeigt exemplarisch: Unklare Zuständigkeiten und fehlende Steuerung führen zu Verzögerungen. Gleichzeitig erwarten Unternehmen faire ­digitale Verfahren, während Vergabestellen unter hohem Ressourcen- und Rechtsdruck agieren.

3. Disruption und Kompetenz­lücken

Märkte wie IT, Mobilität oder Gesundheit entwickeln sich rasant. Kooperative Vergabeformen – etwa Innovationspartnerschaften oder wettbewerbliche Dialoge – gewinnen an Bedeutung. Doch oft fehlt es in den Vergabestellen an Fach- und IT-Kompetenz, um Nutzen, Voraussetzungen und Folgekosten komplexer Lösungen seriös­ zu bewerten.

4. Digitale Transformation

Plattformen, automatisierte Prüfprozesse und datenbasierte Steuerung versprechen Effizienz, Transparenz und Rechtssicherheit. Diese Möglichkeiten kollidieren oft mit bestehenden Regelungen des Vergaberechts oder föderalen Zuständigkeitsgrenzen. Plattformlösungen können komplexe Verfahren beschleunigen – sofern sie zentralen Bundesvorgaben und Genehmigungspflichten standhalten.

Fünf Erfolgsfaktoren für strategische Beschaffung

Die beschriebenen Treiber zeigen: Beschaffung muss heute mehr leisten, als Bedarfe zu erfüllen. Sie braucht Strukturen, die es erlauben, langfristig zu steuern, politisch gewollte Ziele zu erreichen und gleichzeitig handlungsfähig zu bleiben. Fünf Faktoren sind dafür entscheidend.

• Strategische Entscheidungs­fähigkeit: Beschaffung darf nicht nur reaktiv Bedarfe decken, sondern muss auch aktiv Märkte ­beobachten und Entwicklungen antizipieren. Wenn Entscheidungsträger, Z-Abteilungen und Vergabestellen vorausschauend agieren, können sie potenzielle Anbieter, Verfahren oder regulatorische Änderungen frühzeitig einbeziehen – und so eine steuernde Rolle einnehmen.
  Beispiel: Wer Marktentwicklungen im Bereich Cloud-Services ­kontinuierlich beobachtet, erkennt rechtzeitig, wann sich ­Abhängigkeiten von einzelnen Hyperscalern aufbauen – und kann gegensteuern.

• Zielvorgaben und Wirkungsorientierung: Nachhaltigkeit, Resilienz, Souveränität und Cybersicherheit sollten im Vergaberecht verbindlich verankert und über klare Indikatoren – etwa CO₂-Reduktion, Innovationsanteil oder Prozesslaufzeiten – messbar gemacht werden. Nur wenn Wirkungen transparent erfasst werden, lassen sich Fortschritte belegen und Prioritäten anpassen. Wirkungsorientierung bedeutet auch, den Nutzen politischer Beschaffungsziele messbar zu machen – und nicht nur deren Umsetzung abzuhaken.

• Kompetenzaufbau: Interdisziplinäre Teams aus Fach-, IT- und Steuerungsexperten sind der Engpassfaktor. Gezielte Rekrutierung, Weiterbildung, moderne Arbeitsumgebungen und datenbasierte Unterstützung erhöhen die Handlungsfähigkeit. Entscheidend ist, dass Beschaffungsstellen nicht nur Rechts- und Prozesswissen, sondern auch Markt- und Technologiewissen aufbauen. Dazu gehört etwa die Fähigkeit, KI-Angebote zu bewerten oder Sicherheitsstandards in Softwarelieferketten zu prüfen.

• Moderne digitale Infrastruktur: Durchgängig digitalisierte Prozesse – von der Bedarfsermittlung bis zur Auswertung – sind Pflicht. Plattformen sollten inter­operabel, modular und nutzerzentriert sein. KI-gestützte Werkzeuge können Qualität, Effizienz und Rechtskonformität deutlich steigern, etwa durch automatisierte Prüfung von Angebotsunterlagen oder vorausschauende Bedarfsprognosen.

• Kooperation und Standardisierung: Gerade kleinere Kommunen geraten an Grenzen. Interkommunale Einkaufsverbünde, gemeinsame Kompetenzzentren und standardisierte Verfahren schaffen Skaleneffekte, reduzieren Aufwand und fördern Wissenstransfer.

Praxisansätze für die Weiterentwicklung

Wie können diese Erfolgsfaktoren in konkrete Maßnahmen übersetzt werden? Der Blick in die Praxis zeigt, dass es dabei nicht nur um Technik geht, sondern auch um Prozesse, Methoden und Kompetenzen.

Ganzheitliche Strategieentwicklung: Beschaffungsstrategien sollten nicht nur auf historischen Bedarfsdaten beruhen. Notwendig ist eine strukturierte Ist-Soll-Betrachtung, die Geschäftsmodell, Leistungstiefe, Ressourcenausstattung, Versorgungslage, Abhängigkeiten und Souveränität systematisch erfasst. So entstehen belastbare Sourcing-Strategien, die Wirtschaftlichkeit, Resilienz, Innovationskraft und Nachhaltigkeit ausbalancieren. Wichtig ist dabei ein Methodenbaukasten, der von Bund bis Kommune anwendbar ist.

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung erweitern: Bevor öffentliche Mittel fließen, verlangt § 7 BHO einen WiBe-Nachweis: Ist die Maßnahme wirtschaftlich und sparsam? In der Praxis leistet WiBe 5.0 das – blendet das Ziel Souveränität jedoch weitgehend aus. Unsere Empfehlung: Souveränitätskriterien wie Resilienz, Kontinuität und Selbstständigkeit verbindlich im Standard-Kriterienset der Eignungsprüfung und der Nutzwertanalyse verankern und höher gewichten. Zusätzlich sollte die Prüfung von Sicherungsmechanismen für Rechenschaftspflichten verpflichtend sein – etwa Escrow-Vereinbarungen, die im Störfall oder bei Anbieterinsolvenz Zugriff auf Quellcode bzw. kritische Komponenten sicherstellen.

KI entlang des Beschaffungszyklus nutzen: Im Lebenszyklus eines Beschaffungsvorgangs fallen riesige Datenmengen an – bisher werden sie vor allem für Statistik- und Meldezwecke oder zur Mengen-, Preis-, Schwellwert- und Leistungskontrolle genutzt, etwa über Benford-Analysen zur Erkennung von Auffälligkeiten. Mit Blick auf Souveränität, Effizienz und Nachhaltigkeit liegt hier ein großes, bislang ungenutztes Potenzial.

KI kann hier strategisch unterstützen, um mehr aus diesen Daten zu machen:

• Echtzeitanalysen von Rechnungs-, Auftrags- und Bestelldaten ermöglichen präzisere Bedarfsprognosen und vermeiden Über- oder Unterdeckung.

• Lieferketten-Scans mit KI-Agenten erkennen Risiken früh und sichern Alternativen. Das stärkt die Resilienz und verhindert teure Ausfälle.

Langfristig ließe sich so auch ein lernendes Beschaffungssystem aufbauen, das Muster erkennt, Optimierungsvorschläge generiert und automatisch in die Strategie einfließen lässt.

Innovationsorientierte Vergabe: Öffentliche Beschaffung sollte Innovation aktiv fördern, etwa in Verwaltung, Verteidigung, Energie oder Mobilität. Markterkundungen, wettbewerbliche Dialoge oder EU-Instrumente wie Pre-Commercial Procurement (PCP) und Public Procurement of Innovative Solutions (PPI) können strategisch eingesetzt werden. Europäische Kooperationsmodelle erhöhen Reichweite und Wirkung. Voraussetzung: Vergabestellen müssen diese Verfahren kennen und sicher anwenden können – etwa durch interne Schulungen und begleitende Rechtsexpertise.

Fazit: vom Vollzugs- zum Gestaltungsmodus

Die öffentliche Beschaffung ist ein zentraler Hebel, aber derzeit falsch justiert. Souveränität, Resilienz und Innovation lassen sich nur mit strategischer Klarheit, methodischer Fundierung und modernen Steuerungsansätzen erreichen. Wer Beschaffung als Gestaltungsmacht begreift, wird nicht nur Aufträge vergeben, sondern aktiv Zukunft sichern. Die skizzierten Beispiele zeigen: Der Weg dahin ist machbar, wenn Kompetenzen gebündelt, Prozesse modernisiert und Mut zu neuen Verfahren gefasst wird. Nicht zuletzt gilt: Jede erfolgreiche Vergabeentscheidung ist auch ein Stück Standortpolitik – und kann weit über den eigentlichen Auftrag hinaus Wirkung entfalten.

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