DXC WebScan Symposium 2022 Anwender im Fokus

Von Nicola Hauptmann

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Bis aus Schleswig-Holstein kamen die Teilnehmer zum DXC WebScan Symposium in Baden-Württemberg. Projektberichte, Diskussionsrunden und Anwenderforen boten umfangreiche Möglichkeiten zum Erfahrungsaustausch.

Am 28. September 2022 hatte die DXC Technology Anwender zum WebScan Symposium nach Böblingen eingeladen
Am 28. September 2022 hatte die DXC Technology Anwender zum WebScan Symposium nach Böblingen eingeladen
(© nh)

Behörden und Verwaltungen sind derzeit gefordert, Online-Leistungen umzusetzen, gleichzeitig beschäftigt viele aber nach wie vor die Frage, wie sich der analoge Posteingang mithilfe von Scanlösungen digitalisieren lässt. Diesem Thema widmete sich das WebScan Symposium der DXC Technology im September 2022. Über 60 Anwender aus verschiedenen Behörden und Bundesländern folgten der Einladung ins baden-württembergische Böblingen. Ralf Fischer, Leiter Bereich Public Sector, Healthcare & Life Science DXC DACH, stellte in seiner Keynote kurz den Unternehmensbereich Public Sector vor und skizzierte die Entwicklung der Scan-Software: von ersten kundenspezifischen Anwendungen, über die Zertifizierung nach TR-Resiscan bis hin zu einem standardisierten Produkt, das – wie in weiteren Gesprächen zu erfahren war – kontinuierlich weiterentwickelt und upgedatet wird. Mit dem Anwenderforum wolle man nun erstmals das Feedback der Nutzer einholen, um neue Ideen und Anregungen aufzunehmen, so Fischer, sein Team sei gespannt und freue sich auf den Austausch.

Da die Einführung größerer Digitalisierungslösungen nicht einfach eine IT-Aufgabe ist, sondern Projekt- und Veränderungsmanagement voraussetzt, waren als Referenten zwei erfahrene Projektverantwortliche eingeladen, die ihre Erkenntnisse teilten.

Projekt eJustice

Ewald Lamminger vom Oberlandesgericht Stuttgart, Projektleiter Scannen im Referat eJustice, sprach über das ersetzende Scannen in den Gerichten und Staatsanwaltschaften Baden-Württembergs. Der Südwesten ist hier in einer Vorreiterrolle: Ein landesweites Programm zur Digitalisierung in der Justiz startete bereits 2015, bis 2024 soll der Rollout abgeschlossen sein. Im Rahmen dieses Programms „eJustice“ wurde auch die WebScan-Lösung konfiguriert, die inzwischen an über 100 Gerichten zur Digitalisierung des Posteingangs eingesetzt wird.

Für die erste Pilotierung habe man sich viel Zeit genommen, sagte Lamminger. Auch insgesamt vermittelte sein Bericht den Eindruck eines gründlichen und konsequenten Vorgehens: Von Anfang an sei klar gewesen, dass es bei den Gerichten keine hybride Aktenführung geben solle. Zudem hat man sich in Baden-Württemberg entschieden, die im Jusitzbereich genutzte Scanlösung nach TR-Resiscan zu zertifizieren – mit hohem Aufwand, aber erfolgreich.

In den Staatsanwaltschaften wird die Scanlösung, anders als an den Gerichten, nicht im Posteingang, sondern zur Digitalisierung der Akten nach Verfahrensabschluss genutzt, dafür wurde die Software entsprechend angepasst.

DXC WebScan Symposium

Erfolgsfaktoren für den Flächenrollout

„E-Akte BW – so gelingt der Flächenrollout“ war das Thema des anschließenden Vortrags von Dr. Daniela Oellers. Die Einführung der elektronischen Aktenführung in den Landesverwaltungen Baden-Württembergs verläuft zügig. So sind nach der Pilotierung bei sieben Behörden 2019 und der Ausstattung von 3650 Arbeitsplätzen im Jahr 2020 zum dritten Quartal 2022 bereits 17.385 Arbeitsplätze mit der E-Akte BW ausgestattet. Bis Ende des Jahres sollen es 19.000 Plätze in 70 Behörden sein. Die landeseinheitliche, standardisierte Aktenlösung basiert auf der PDV VIS-Suite und DXC WebScan. Dass von Anfang an auf ein Standardprodukt gesetzt wurde, gilt als einer der Gründe für die schnelle Umsetzung. Daniela Oellers, die im Ministerium des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen Baden-Württemberg das Projekt „Landeseinheitliche E-Akte BW“ verantwortet, sprach in ihrem Vortrag über Erfahrungen und weitere Erfolgsfaktoren:

  • standardisierte Rolloutkonzepte
  • wenige, aber sehr erfahrene interne Experten, die punktgenau unterstützen, wenn einzelne Behörden Hilfe brauchen
  • eine einheitliche, phasenweise Vorbereitung der Behörden auf den Rollout, in deren Verlauf auch der entsprechende „Reifegrad“ hergestellt wird. Dafür sind insgesamt jeweils 12 Monate veranschlagt.
  • eLearning, da es schnell einsetzbar und kostengünstig ist und abwechslungsreiche Übungen bietet,
  • sowie ein ganzheitliches Herangehen

Beide Referenten standen auch anschließend zum Erfahrungsaustausch zur Verfügung.

Austausch von Ideen und Erfahrungen

Der zweite Teil der Veranstaltung bot ausreichend Raum für Diskussion und Austausch: zusätzlich zu Gesprächsmöglichkeiten im Foyer konnten sich Administratoren und IT-Verantwortliche in einem speziellen IT-Forum austauschen.

In den Anwenderforen konnten sich die Teilnehmenden an den moderierten Gesprächsrunden zu bestimmten Themen beteiligen und ihre Erfahrungen und Vorschläge einbringen. Besonderes die Roundtables zur Benutzeroberfläche und zum Scanprozess insgesamt stießen auf Interesse. Diskutiert wurden zum Beispiel Barrierefreiheit, die Kennzeichnung gelöschter Dokumente oder auch neue Möglichkeiten der Dokumentensteuerung mit Hilfe von Metadaten. Offenbar nicht so bekannt waren die Statistik- und Reportingfunktionen, die auch Wirtschaftlichkeitsanalysen ermöglichen. Vorgaben zur Anonymisierung werden dabei umgesetzt.

Viele Anwender nutzten zudem die Gelegenheit, sich an den großflächigen Bildschirmterminals einzelne Funktionen erläutern zu lassen. Auch Fragen zur Hardware konnten besprochen werden, da Vertreter der Hardware-Partner Kodak und Fujitsu (PFU) vor Ort waren.

Insgesamt ziehen die Veranstalter ein positives Fazit: Vor allem die Möglichkeit, sich mit anderen Behörden und Anwendern auszutauschen, kam bei den Teilnehmenden sehr gut an und es wurden auch schon Wünsche nach Folgeveranstaltungen geäußert, hieß es.

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