Definitionen Was ist bzw. was versteht man unter Aktenführung?

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Der Begriff Aktenführung bezeichnet die gezielte Sammlung und Sicherung bedeutsamer Informationen. Insbesondere für die öffentliche Verwaltung gibt es dabei strenge Vorschriften. Durch die Digitalisierung entstehen neue Chancen und Herausforderungen.

Der Ausdruck Aktenführung gehört zu den Fachbegriffen, die eigentlich leicht verständlich erscheinen, es faktisch aber nicht sind. Schließlich umfasst er eine Vielzahl von Prozessen, die der Sammlung und Sicherung relevanter Informationen dienen. Konkret geht es um diese Vorgänge:

• Entgegennahme und Zuordnung der Daten

• Erstellung von zugehörigen Vermerken und/oder Dokumenten

• Informationen für die Nutzung verfügbar machen

• dauerhafte Aufbewahrung der Daten

• Aussonderung von geschäftsrelevanten Vorgängen

Die Aktenführung ist für Unternehmen, nicht-staatliche Organisationen und die öffentliche Verwaltung unerlässlich. Sie alle haben dabei bestimmte gesetzliche Vorschriften und eigene Compliance-Regeln zu befolgen. Ämter müssen mit besonders vielen Vorgaben umgehen, weil ihr Handeln transparent zu erfolgen hat. Alle durchgeführten Aktionen müssen sich deshalb über die Aktenführung vollständig nachvollziehen lassen.

Die eAkte: Digitalisierung der Aktenführung

Die Papiersammlung weicht seit einigen Jahren der elektronischen Akte (eAkte). Hierfür kommt ein Prozess namens Enterprise Content Management (ECM) zum Einsatz. Es handelt sich um die softwaregestützte Digitalisierung der Aktenführung. Die eAkte bietet insbesondere für die öffentliche Verwaltung (aber auch für alle weiteren Organisationen) einige Chancen:

• Informationen können schneller zur Verfügung gestellt werden.

• Daten können von mehreren Personen an unterschiedlichen Orten zeitgleich eingesehen werden.

• Die behördenübergreifende Weiterreichung von Informationen geschieht einfacher.

• Bürger können eigene Daten einsehen und vom heimischen Computer Anfragen stellen oder Nachweise erbringen.

Allerdings ist die elektronische Aktenführung auch mit einigen Herausforderungen verbunden:

• Papierakten müssen lückenlos digitalisiert werden. Dies ist insbesondere bei alten, handschriftlichen Dokumenten nicht immer einfach.

• Digitale Signaturen müssen eingesetzt werden und eindeutig zuzuordnen sein.

• Es müssen verschiedene Rollen für die Einsicht in die eAkten definiert werden, da nicht jede Person zwangsläufig Zugriff auf alle Daten haben darf.

• Leicht entstehen im Rahmen der Digitalisierung Duplikate oder Mehrfachablagen. Die elektronische Aktenführung braucht deshalb eine klare Struktur, die alle beteiligten Personen kennen und befolgen

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