Aktuelle Entwicklungen (nicht nur) im eGovernment unter der Lupe Records Management, Schriftgut­verwaltung & Enterprise Search

Schriftgutverwaltung ist die offizielle Übersetzung des englischsprachigen Begriffes Records Management. Der deutschsprachige Begriff klingt verstaubt nach Bürokratie und trifft auch nicht den Kern von Records Management. Der englischsprachige Begriff dagegen ist außerhalb der Pharma- und der Finanzdienstleistungsbranche in Deutschland kaum bekannt.

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Auch wenn diese Vorzeichen nichts Gutes verheißen, so ist es dennoch wert, sich mit dem Thema zu beschäftigen. Zahlreiche Entwicklungen auf nationaler Ebene wie auch international haben die Landschaft erheblich verändert.

DOMEA & OkeVa

In Deutschland wurde im vergangenen Jahr das DOMEA-Konzept offiziell abgeschafft. Über ein Jahrzehnt hatte DOMEA „Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung“ den Markt für eGovernment-Lösungen beeinflusst. Besonders die Zertifizierung führte dazu, dass eine ganze Reihe von Anbietern sich dem DOMEA- und dem DOMEA-2-Testverfahren unterzogen.

Die Aufwände waren aufseiten der Anbieter sehr hoch, da auch die Anforderungen von DOMEA sehr ausgefeilt waren und so manches Schmankerl mit sich brachten: Vier-Augen-Prinzip, Aktenpläne usw.

Positiv an DOMEA war immer der prozessuale Ansatz, der es von einer reinen statischen Aktenverwaltung unterschied. Jedoch scheiterte DOMEA am selbst gesetzten Anspruch. Es war zu komplex geworden, um einfach im Felde eingesetzt zu werden.

Zwar hatte man mit DOMEA 2.1 schon einen Anlauf unternommen, das Konzept zu modularisieren und verschiedene Wege der Einführung zu ermöglichen. Der Anspruch, der seine Herkunft aus der Ministerialbürokratie nicht leugnen konnte, machte es aber schwierig in anderen Anwendungsbereichen, in Ländern, Kommunen und anderen Organisationen, DOMEA effektiv zu nutzen.

So endete DOMEA häufig als Ankreuzfeld in der Ausschreibung. Kam es zur Umsetzung, wurde gern über DOMEA hinweggegangen und eine praktikablere Lösung implementiert. DOMEA wurde so lediglich zur Einstiegshürde für die Anbieter, da den Behörden leicht gemacht wurde, sich auf die zertifizierten Anbieter und die vorgefertigten Konzepte zu verlassen. Zum Zeitpunkt der offiziellen Demission von DOMEA war das Konzept noch nicht vollständig, denn weitere Module sollten geschaffen werden. Eine Überarbeitung wäre in jedem Fall notwendig geworden, um sich auch den Veränderungen des Marktes anzupassen.

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