gesponsertnscale eGov mit KI: speziell für die Verwaltung entwickelt Beschleunigte Routinen, bessere Entscheidungen

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Ceyoniq Technology GmbH

nscale eGov wurde von Ceyoniq speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt und ist in mehreren Bundes- und Landesbehörden erfolgreich im Einsatz. KI-Module sorgen nun für noch mehr Effizienzgewinn.

Die öffentliche Verwaltung in Deutschland soll schneller werden: Obwohl sie sich laut E-Government Survey der Vereinten Nationen in nur vier Jahren von Rang 25 auf Platz 12 verbessern konnte, gibt es nach wie vor viele ungenutzte Effizienz-Potenziale. Die Schlüssel, um diese zu heben, heißen Digitalisierung und Künstliche Intelligenz (KI).

Der Bielefelder Software-Hersteller Ceyoniq bringt beide in einer, speziell für den öffentlichen Sektor entwickelten, Lösung zusammen: nscale eGov bildet die zentralen Bereiche der Verwaltungsarbeit ab – von der Sach- und Vorgangsbearbeitung, über die Poststelle bis zur Schriftgutverwaltung – und lässt sich mit anderen nscale Lösungen gemeinsam betreiben, etwa für das Vertragsmanagement oder digitales Signieren.

Mit dem neuen Release nscale 10 integriert Ceyoniq zudem umfassende KI-Features direkt in die Informationsplattform, um die Verwaltungsarbeit noch effizienter zu machen. Sie entlasten die Anwender:innen von Routinetätigkeiten und unterstützen deren Entscheidungsfindung im Verwaltungsprozess.

KI als Gamechanger für die Verwaltung

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der kommunalen Verwaltung führt nachweislich zu einer deutlichen Verkürzung der Bearbeitungszeit: Studien und Praxisberichte zeigen, dass KI die Effizienz der Vorgangsbearbeitung um bis zu 60 Prozent steigern kann. Automatisierung beschleunigt dabei nicht nur die Erledigung von Routineaufgaben: Sie reduziert auch Fehler und erhöht die Qualität, was wiederum Nachbearbeitungszeiten verringert.

Zu den wichtigsten KI-Funktionalitäten in nscale eGov für den Workflow in der öffentlichen Verwaltung gehören

• die Dokumentenzusammenfassung (Document Summary): Die KI kann selbst sehr lange Dokumente innerhalb von Sekunden automatisch zusammenfassen. So erhalten Anwender:innen schnell einen Überblick über den wesentlichen Inhalt, ohne das gesamte Dokument lesen zu müssen. Das spart enorm viel Zeit: Die KI schafft in wenigen Sekunden, wofür ein Mensch – etwa bei nur einem vierseitigen Text – rund eine halbe Stunde brauchen würde.

• die KI-Chat-Funktion (Chat with your document) bringt Nutzer:innen mit ihren Dokumenten „ins Gespräch“: Sie können in natürlicher Sprache Fragen zum Inhalt stellen, die KI analysiert das jeweilige Dokument entsprechend und gibt gezielt Antworten. So lassen sich die gesuchten Informationen schneller und zielgerichteter finden.

• kompromisslose Datensicherheit, was insbesondere für sensible Unternehmens- und Behördendaten relevant ist: Die KI arbeitet vollständig integriert und innerhalb einer gesicherten Umgebung auf der nscale Plattform. Es werden keine Daten an externe Systeme übertragen.

Außerdem unterstützt nscale eGov 10 die neuesten Schnittstellen und Austauschformate für eine zukunftssichere Zusammenarbeit mit anderen Behörden und Fachverfahren, bietet erweiterte Integrationsmöglichkeiten durch eine verbesserte Anbindung an Kollaborationsplattformen wie Microsoft SharePoint und optimiert Nutzererfahrung und Barrierefreiheit.

nscale eGov: Verwaltung und Bürger:innen profitieren

Dank der KI-Module in nscale eGov entfallen so erste zeitaufwendige Tätigkeiten für die Verwaltungsmitarbeitenden, was diesen mehr Raum gibt für die Bearbeitung dringender oder komplexer Bürgeranliegen. Ceyoniq wird die Unterstützung durch KI Schritt für Schritt erweitern, so dass immer mehr zeitraubende manuelle Tätigkeiten eingespart werden.

Derzeit ist nscale eGov bereits erfolgreich bei rund 25 Direktkunden – Kommunen, Medienanstalten, Hochschulen, Bistümer sowie Landeskirchen, Bundes- und Landesbehörden – im Einsatz. Hinzu kommen die Landesverwaltungen Nordrhein-Westfalens und Berlins. In den beiden Landesverwaltungen und dem Behördenverbund gibt es aktuell rund 90 Installationen im Produktivbetrieb, die allesamt von qualifizierten nscale Partnern betreut werden.

Für die nächsten Releases plant Ceyoniq, die KI-Funktionalitäten in nscale eGov weiter auszubauen. Vorgesehen sind unter anderem noch leistungsfähigere Dokumenteninteraktionen, KI-gestützte Prognosemodelle und intelligente Workflows. Ziel ist jeweils, Anwender:innen noch mehr von Routinetätigkeiten zu entlasten, die Informationssuche zu beschleunigen und die digitale Transformation in Unternehmen und Behörden effizient zu unterstützen.

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