Records Management, Schriftgut­verwaltung & Enterprise Search

Anbieter zum Thema

Ceyoniq Technology GmbH

Governikus GmbH & Co. KG

xSuite Group GmbH

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

Ordnung schaffen durch Klassifikation und Identifikation mittels Meta-Daten ist das Grundprinzip von Records Management. Records Management braucht Zeit, Disziplin und Wissen über die Ordnung. Records Management ist aufwendig, besonders bei Erfassung und Erschließung von Inhalten in Informationsobjekten.

Der große Konflikt: Records Management versus Enterprise Search

Nun gibt es aber seit einigen Jahren verstärkt den Ansatz mittels Enterprise Search einfach alle Repositories, sprich Speicherorte, automatisiert zu durchsuchen, um die Informationsstrukturen, die Informationen und die Informationsobjekte automatisch zu indizieren und zu klassifizieren.

Der Anwender hat sich an die Mechanismen von Google gewöhnt: Ein Feld für die Suche, eine Ergebnisliste mit den 10 besten Treffern auf der ersten Seite. So sieht der Anwender inzwischen die Welt. Man spricht inzwischen von Google-esque.

Fazettiertes Suchen mit zahlreichen Feldern tritt in den Hintergrund, zumal es die Möglichkeit gibt, hinter nur einem universellen Suchfeld die anderen Attributfelder zu verstecken und automatisch mit zu durchsuchen. Beim manuellen Erfassen und Indizieren ist das Stöhnen um so lauter, je mehr Information erfasst oder – sofern automatisch ermittelt – bestätigt werden muss.

Die Qualität der manuellen Erfassung ist vom Komfort der Software, dem Know-how und Interesse des Anwenders und der Tagesform abhängig. Automatische Klassifikation bei der Erfassung und/oder bei der Suche ist inzwischen besser und konsistenter in der Qualität als eine manuelle Erfassung von Attributen für Records Management oder Archivierung.

Genau hier setzt der große Konflikt an – Records Management versus Enterprise Search.

Enterprise Search verspricht alles ohne Aufwand zu finden. Die Problematiken mit den Speicherorten, der Relevanz, der Aktualität, den Berechtigungen etc. lassen wir einmal außen vor. Auch die „alten Argumente“, dass man sich auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der Ergebnisse nicht verlassen können, dass man in jedem Fall Ordnung halten muss, vergessen wir für den Moment – und für die Zukunft.

(ID:35059570)