Records Management, Schriftgut­verwaltung & Enterprise Search

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Internationale Entwicklungen beim Records Management

Auch mit dem Baustein eAkte hat sich das deutsche Konzept nur etwas den internationalen Entwicklungen im Records Management angenähert. Hier hat sich in den letzten zwei Jahren sehr viel getan.

Die grundlegende ISO-Norm 15489 Records Management wurde durch zahlreiche andere ISO-Standards ergänzt. Während in Deutschland im Beuth-Verlag eine Erläuterung erschien, wie denn die ISO 15489 Schriftgutverwaltung zu nutzen sei, hat sich international ein neues Rahmenwerk entwickelt: die ISO-Normengruppe 3030x. Hier sind die ersten Dokumente verfügbar, die die definitorischen Grundlagen liefern (30300) und einen Rahmen für eine Zertifizierung von Lösungen abstecken (30301). Diese Dokumente firmieren nicht mehr unter Records Management, sondern fokussieren auf den eher technischen Ansatz von Records Systems.

Parallel zu dieser Entwicklung wurde die ISO-Norm 16175 publiziert, die einen einfacheren Zugang zum Records Management erlauben soll. Diese Norm basiert auf den Records-Management-Konzepten des ICA International Council on Archives. Die ISO 16175 wurde etwa in Brasilien als nationale Vorgabe umgesetzt.

Neben den bereits auf ISO-Ebene zu zahlreichen parallelen Entwicklungen von Schriftgutverwaltungsstandards, gibt es noch weitere internationale, wie den Records-Management-Standard der OMG, europäische wie MoReq, und nationale.

Es ist eine Zersplitterung und ein Wildwuchs zu beobachten, der der weiteren Entwicklung von Records Management und standardisierten Produkten für das Records Management zunehmend Hürden aufstellt. So wurde beispielsweise MoReq2 – bevor es überhaupt im Markt ankommen konnte – durch die Neuentwicklung MoReq2010 abgelöst.

Auch dieses Konzept ist noch nicht vollständig und wird um weitere Module ergänzt. Anders als generische Standards wie ISO 15489 ist es sehr technologisch orientiert und kann nicht als Leitlinie für die organisatorische Umsetzung genutzt werden. Die Module von MoReq2010 zielen auf ähnliche Anwendungsfelder wie OkeVa: elektronische Akte, Collaboration, Prozessunterstützung.

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