Records Management, Schriftgut­verwaltung & Enterprise Search

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Langzeitarchivierung bleibt meistens außen vor

Bei fast allen Konzepten der Schriftgutverwaltung ist zu beobachten, dass das Thema Archivierung im Sinne von Langzeitarchivierung meistens außen vor bleibt. Es geht fast immer nur um die Aufbewahrung der Informationen während der Bearbeitung und während der Aufbewahrungsfristen. Es ist aber festzustellen, dass die elektronische Archivierung zunehmend Bestandteil der Konzepte wird. Hier ist das neue deutsche Konzept – wenn es denn einmal vollständig ist – sogar vielleicht als Vorreiter zu sehen. Auch der Ansatz, die Eigenschaften „vertrauenswürdiger“ Systeme – wie bei nestor – zu definieren, findet jetzt im Umfeld von Records Management Anwendung.

So wurde in den USA jüngst eine ISO-Norm auf den Weg gebracht, die die Vertrauenswürdigkeit von ECM-Lösungen beschreibt („Assessing Trusted ECM Solutions“ nimmt Bezug auf die für das Records Management relevanten Normen ISO 15801, ISO 15489 und ISO 17068). Auch zahlreiche nationale Normen und Standards wurden den sich dramatisch verändernden technologischen und funktionalen Bedingungen des Information Management angepasst.

Dennoch ist festzuhalten, dass das Thema Records Management der Entwicklung im Markt hinterherhinkt. Es wird vielfach akademisch überfrachtet, tradiert alte papiergebundene Arbeitsweisen und elektrifiziert häufig nur die vorhandene Ineffizienz der Verwaltungs­tätigkeit. Die Zersplitterung mit einer Vielfalt von internationalen, nationalen und branchenspezifischen Records-Management-Standards führt dazu, dass es keine standardisierte, günstige Lösungen von den großen Softwareanbietern gibt.

Betrachtet man unter diesem Gesichtspunkt die Relevanz von Records-Management-Standards, so haben zur Zeit nur die allgemein gehaltene ISO 15489 und der US-Standard DoD 5012.2 des amerikanischen Verteidigungsministeriums nachhaltigen Einfluss auf Records-Management-Produkte gewonnen.

Aber es ist nicht die Zersplitterung allein. Records Management sieht sich einer grundsätzlichen Herausforderung gegenüber: Ordnung schaffen versus im Chaos finden.

Auch elektronische Information leidet unter Unordnung. Durch ihre Menge und Virtualität, die fehlende haptische Anfassbarkeit, leidet sie besonders unter Ordnungslosigkeit.

Es ist ein Unterschied eine Schraube in ein Kästchen zu packen oder eine Schraubenbeschreibung in einen elektronischen Ordner zu ziehen und vielleicht sogar noch mit Dutzenden von Attributen zu beschreiben. Der traditionelle Ansatz für das Ordnunghalten bei Informationen und Dokumenten ist Records Management. Dabei gilt es zugleich

• Nachvollziehbarkeit,

• Authentizität,

• Integrität,

• Vollständigkeit und

• andere Eigenschaften

sicherzustellen, die durch Governance- und Compliance-Vorgaben auch noch eine rechtliche Stütze haben. Und dies unabhängig vom ursprünglichen Erzeuger der Information und konsistent über lange Zeiträume.

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