Records Management, Schriftgut­verwaltung & Enterprise Search

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Besonderen Druck übte auch Microsoft Sharepoint aus, dessen Funktionsumfang dem DOMEA-Konzept nicht angemessen ist. Nach den bisher getätigten Investitionen bei Anbietern und Anwendern wurde nicht groß gefragt.

Man entschloss sich jedoch zu einem kompletten Revirement und verwarf den Ansatz einer modularisierten Fortschreibung. Die wichtigste neue Nachricht beim Organisationskonzept war, dass das DOMEA-Zertifizierungsverfahren eingestellt wird.

Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit

Die ersten Module des neuen „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ (OkeVa) liegen seit Mai 2012 vor (Download: http://bit.ly/LsQa5j). Es setzt auf zwei Hauptstrategien:

• Die elektronische Schriftgutverwaltung (eAkte) einschließlich der elektronischen Langzeitspeicherung und Aussonderung. Dieser Bereich ist neu und füllt die Lücke im bisherigen DOMEA-Konzept. In diesem Teil finden sich auch Elemente des Records Management wieder.

• Die elektronische Prozessunterstützung durch elektronische Vorgangsbearbeitung, elektronische Zusammenarbeit und Fachverfahren. Die elektronische Vorgangsbearbeitung greift Konzepte aus DOMEA auf. Die elektronische Collaboration Ansätze wie sie aus dem Sharepoint-Umfeld bekannt sind.

Ergänzt werden diese Ansätze durch Leitfäden für Verantwortliche und einen Projektleitfaden. Als übergreifender Rahmen ist der Baustein zur Bedarfsanalyse zu sehen.

Während einer Übergangsphase können auch die Komponenten des DOMEA-Organisationskonzept 2.1, die Erweiterungsmodule, der Anforderungskatalog und weitere Dokumente benutzt werden. Nicht nur dieser Hinweis zeigt Reminiszenzen zum Vorgänger-Konzept, sondern auch die ganz neue verfassten Module wie eAkte und eZusammenarbeit bringen einiges an Altlasten mit. Dies zeigt sich beispielsweise bei der strikten Form von Aktenplänen und beim Thema Nachsignieren von qualifizierten elektronischen Signaturen.