Records Management, Schriftgut­verwaltung & Enterprise Search

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Enterprise Search wird immer besser. Es werden auch hier Beziehungen ermittelt und aus den Informationen, oder ihrem Kontext virtuelle Ordnunsgstrukturen geschaffen. Die automatische Klassifkation kann nicht nur bei der Erfassung sinnvoll eingesetzt werden – im Vorfeld Ordnung schaffen – sondern auch bei der Suche – beim Finden – Ordnung schaffen.

Hierbei kann man die automatisierten Verfahren durchaus gegen Taxonomien, Klassifikationsschema, kontrollierte Nomenklaturen etc. laufen lassen und die Automatismen verbessern. Denn letztlich entscheiden nur Qualität und Compliance über die Akzeptanz.

Qualität definiert sich über Orts-, Zeit- und Anwendungsunabhängigkeit, Schnelligkeit und Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit und Einfachheit und Intuitivität des Zugriffs. Ziel ist, überhaupt nicht zu Suchen, sondern die Information bedarfsgerecht automatisch in der jeweils aktuellen Situation angezeigt zu bekommen. Dies bedeutet, die Anwendung muss die Suche automatisieren, sodass der Anwender gar nicht merkt, dass gesucht worden ist. Compliance definiert sich über gesetzliche und regulative Vorgaben zu Richtigkeit, Vollständigkeit, Integrität, Authentizität, Unverändertheit, Nachvollziehbarkeit, Reproduzierbarkeit, Kontextwahrung, Prozesszugehörigkeit und - Ordnung. Es heißt nicht umsonst „ordnungsmäßig“ und ordnungsgemäß ist nur, was geordnet ist. Ordnung ist das Gegenteil von Unordnung.

Fragen:

• Wie wird Ordnung geschaffen, die sich in Aktenplänen, Metadaten, Aufbewahrungsfristen, Zerstörungsvorgaben, Audit-Trails usw. niederschlägt?

• Sind die Methoden des Records Managements überholt?

• Oder können sie von intelligenter, selbstlernender Software automatisch selbst generiert werden?

• Bleibt dies eine Domäne menschlicher Arbeit oder schlägt auch hier die automatische Klassifikation zusammen mit übergreifender Suche, Enterprise Search, zu?

Die Antwort lautet:

Alles nur noch einer Frage der Zeit.

Die Entwicklung neuer Technologien – besonders im Consumer-, Mobile- und App-Bereich – wird in alle Anwendungsfelder in den Unternehmen und Verwaltungen eindringen. Die Vereinfachung der Informationsnutzung, Informationsbereitstellung und Kommunikation wird nicht vor den verstaubten Anwendungsfeldern „Langzeitarchivierung“, „Dokumentation“, „Schriftgutverwaltung“, „Registratur“, „revisionssichere Archivierung“ – und damit auch Records Management – haltmachen.

So gesehen wird Records Management eine Benutzoberfläche für wenige Mitarbeiter im Unternehmen werden, die sich den ganzen Tag hauptsächlich mit dem Thema „Ordnung schaffen und Ordnung überprüfen“ beschäftigen – Archivare, Rechtsanwälte, Revisoren, Prüfer. Für den Anwender wird es einen Schlitz geben zum Alles-Finden.

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