Gelungener Schritt zur Modernisierung eBeihilfe in Hessen

Anstelle eines Arbeitgeberanteils zu den Krankenversicherungsbeiträgen beteiligt sich das Bundesland Hessen an den Aufwendungen, die Beamten und Ruhestandsbeamten in Krankheitsfällen entstehen. Die Beihilfe entspricht damit funktional zwar dem Arbeitgeberanteil an den Beiträgen für die Krankenversicherung der Arbeitnehmer; sie wird jedoch nicht automatisch gezahlt, sondern muss von den derzeit knapp 160.000 Beihilfeberechtigten des Landes eigens beantragt werden.

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Rund 430.000 Anträge pro Jahr in kürzerer Zeit bearbeiten und dabei auch noch Kosten senken? Das funktioniert in Hessen dank der neuen Lösung „eBeihilfe“. Sie beginnt bei der Erfassung der eingehenden Anträge und Belege mittels Scantechnik und endet beim automatisierten Druck und Versand in einer zentralen Druckstraße. Dazwischen sorgt die vom Land Hessen entwickelte Kombination aus Scantechnik, Texterkennungssoftware, Fachverfahren sowie Dokumenten- und Workflowmanagement für die papierarme, elektronische Bearbeitung von Beihilfeanträgen.

Die Beihilfenbearbeitung in Hessen war in der Vergangenheit geprägt durch überholte Gestaltung der Arbeitsabläufe, hohe Personalkosten für Erfassungs- und Assistenzaufgaben, lange Aktenwege und belastende Rückstände in der Bearbeitung: Anträge und Schriftverkehr mussten per Hand im System erfasst werden; in der Konsequenz beschäftigte sich qualifiziertes Personal mit einfachen Tipparbeiten und hatte immer weniger Zeit für das eigentliche Bearbeiten der Anträge. Das wiederum hatte Liegezeiten von bis zu sechs Wochen und den verständlichen Unmut der Antragsteller, die die Kosten aus eigener Tasche vorstrecken müssen, zur Folge.

Vor diesem Hintergrund und der Tatsache, dass sich die Beihilfebearbeitung in den letzten Jahren zu einem Massengeschäft entwickelte, hat die Landesregierung im November 2003 die Einführung einer weitgehend papierlosen und zentralisierten Beihilfenbearbeitung in Hessen beschlossen. Die Entscheidung für eine Lösung wie eBeihilfe kommt in Hessen nicht von ungefähr.

Im Rahmen seiner bereits im Jahre 2003 gestarteten eGovernment-Initiative hat es sich das Land zum Ziel gemacht, die Arbeitsabläufe in der Landesverwaltung mithilfe moderner Technologie effizienter zu gestalten. Das Projekt eBeihilfe ist dabei ein wichtiger Baustein in der hessischen Gesamtstrategie. Das Ziel des Projekts war es, mit moderner Technik die Bearbeitungszeiten dauerhaft auf zehn Tage zu reduzieren und gleichzeitig die Bearbeitungskosten für die Beihilfeanträge zu vereinheitlichen und zu senken.

Wie eBeihilfe funktioniert

Und so arbeitet die zentrale eBeihilfe beim Regierungspräsidium Kassel (RP) heute: Im zentralen Posteingang wird die Post zum Scannen vorbereitet – also geöffnet, entfaltet und von Klammern befreit. Zwei Hochleistungsscanner erfassen und digitalisieren den gesamten Posteingang. In einem zweiten Arbeitsschritt werden die Schriftstücke von einer speziellen Software nach Typ klassifiziert und relevante Daten wie Namen, Rechnungsdatum und -betrag herausgelesen. Dokumente mit unklaren oder nicht erkannten Daten meldet das System automatisch und leitet sie an Mitarbeiter weiter, die die fehlenden Daten manuell ergänzen.

Das System verteilt die digitalisierten Anträge automatisch in virtuelle Arbeitskörbe, aus denen sich die Sachbearbeiter per Mausklick „bedienen“. Die Sachbearbeitung selbst, das heißt, der individuelle Abgleich der Rechnungsbelege mit den beihilfe- und gebührenrechtlichen Vorgaben, erfolgt – derzeit nicht automatisiert – im Fachverfahren, das nun allerdings über erweiterte Funktionen und eine Verbindung zum Dokumentenmanagementsystem DOMEA verfügt. Beispielsweise ist es den Mitarbeitern möglich, Wiedervorlagetermine einzugeben oder die Vorgänge aus dem Programm heraus an andere Sachbearbeiter weiterzuleiten.

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