eBeihilfe in Hessen

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Ist die Sachbearbeitung beendet, leitet das System die Vorgänge an Gruppenleiter und Büroleitung weiter, die nach stichprobenweiser Prüfung die Zahlung freigeben. Danach veranlasst die neue Lösung automatisch die Erteilung des Bescheides. Druck und Versand der Beihilfebescheide erfolgen über eine zentrale Druckstraße bei der Hessischen Zentrale für Datenverarbeitung (HZD) in Wiesbaden. Parallel dazu erhält die Landesbank Hessen-Thüringen über das Hessische Competence Center den Auftrag, den entsprechenden Betrag auszuzahlen.

Der große Vorteil von eBeihilfe: Die frühere Papierakte ist nun vollständig durch die elektronische Akte („eAkte“) ersetzt; Anfragen von Beihilfeberechtigten lassen sich so ohne Zeitverzögerung von jedem Arbeitsplatz aus beantworten. Anträge oder auch Teile davon können in jedem Bearbeitungsstadium an Spezialisten delegiert oder an Vorgesetzte weitergeleitet werden. Dadurch sind unter anderem weit reichende Optimierungen der Geschäftsprozesse möglich, die moderne, zügige und transparente Arbeitsabläufe gewährleisten.

Herausforderung Integration

Begonnen hat das Projekt im Januar 2004 zunächst unter der Federführung des RP Kassel. Mehrere Arbeitsgruppen waren mit der Entwicklung von eBeihilfe betraut und beschäftigten sich nicht nur mit der technischen Lösungsentwicklung, sondern auch mit Organisations- und Rechtsangelegenheiten. Eine besondere Herausforderung war die Integration des zeitgleich weiterentwickelten Fachverfahrens mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) DOMEA. Dabei ist bei der gefundenen Lösung die hohe Interaktion zwischen dem Fachverfahren und dem DMS bemerkenswert. So löst ein Datensatz im Fachverfahren stets die entsprechende Anzeige des Dokumentes im DMS aus und umgekehrt. Hierbei haben sich vor allem die Koordinierung auf übergeordneter Architekturebene und die ständige Abstimmung mit Vertretern der Fachanwendung als vorteilhaft erwiesen.

Auch die Organisationsstruktur des Regierungspräsidiums Kassel als anwendende Behörde, galt es anzupassen. Die Arbeitsabläufe würden sich mit Einführung der eBeihilfe entscheidend verändern, denn die hessische Beihilfeverwaltung, die bis dahin noch an acht verschiedenen Stellen in ganz Hessen abgewickelt wurde, sollte dort zentralisiert werden.

Projektleitung und das Organisationsdezernat des Regierungspräsidiums erarbeiteten die Anpassung der Organisationsstruktur, beispielsweise die Einführung eines flexiblen Arbeitszeitmodells, eines zentralen Telefondienstes, eines fachlichen Spezialistenteams und den Aufbau einer internen Anwenderunterstützung, Hand in Hand.

Seit Sommer 2005 ist das Regierungspräsidium Kassel komplett auf eBeihilfe umgestellt; heute arbeiten dort rund 130 Anwender mit der neuen Lösung. Pro Tag werden etwa 1 800 Anträge mit durchschnittlich 14 Seiten – das heißt, über 25 000 Seiten täglich – verarbeitet.

Dass eBeihilfe nicht nur die Fachleute in Hessen überzeugt, macht die Kooperation des Landes mit dem Bundesverwaltungsamt (BVA) deutlich: Auch das BVA möchte bei der Bearbeitung von Beihilfeanträgen künftig die von Hessen entwickelte Software eBeihilfe nutzen. Einen entsprechenden Kooperationsvertrag haben beide Parteien anlässlich der CeBIT 2006 geschlossen.

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