gesponsertPlatin-Award für beste E-Akte 2025 regisafe E-Akte mit 360°-Ansatz überzeugt Kommunen

Mit rund 40.000 Anwendern in über 1.400 Kommunen ist regisafe eine der beliebtesten und am häufigsten eingesetzten E-Akten im kommunalen Umfeld. Die Lösung wurde speziell für kommunale Strukturen entwickelt und bietet eine Vielzahl an Modulen, die sich flexibel kombinieren und an lokale Anforderungen anpassen lassen.

Der 360°-Ansatz: Vom Dokument zur automatisierten Verwaltung

regisafe versteht sich längst nicht mehr nur als E-Akte, sondern als Plattform für die gesamte digitale Verwaltung. Der sogenannte 360°-Ansatz beschreibt das Zusammenwirken von vier zentralen Komponenten:

• 1. DMS & Fachverfahren

• 2. E-Akte

• 3. Prozessautomation

• 4. Künstliche Intelligenz (KI)

Gemeinsam bilden sie den vollständigen Lebenszyklus eines Dokuments ab – von der Erfassung über die Bearbeitung bis hin zur Ablage und Weiterverarbeitung.

DMS & Fachverfahren – das Fundament der Digitalisierung

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) bildet die technische Basis des regisafe-Ansatzes. Es sorgt für strukturierte Ablagen, einheitliche Versionierung und klare Zuständigkeiten. Dabei werden alle Dokumente zentral gespeichert, nach kommunalen Aktenplänen geordnet und nahtlos mit vorhandenen Fachverfahren verknüpft. Durch die revisionssichere Speicherung erfüllt das System die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Integrität und Aufbewahrungspflichten.

E-Akte: einheitliche Aktenführung in allen Fachbereichen

Die E-Akte überführt das kommunale Aktenprinzip vollständig in den digitalen Raum. Jede Akte enthält alle relevanten Dokumente, Notizen und Vorgangsinformationen in strukturierter Form. Durch klare Rechtekonzepte und Protokollierung bleibt die Bearbeitung jederzeit nachvollziehbar. Der Zugriff erfolgt über eine intuitive Oberfläche sowie auch mobil über die regisafe-App.

Prozessautomation: regisafe-Workflow strukturiert Abläufe

Ein zunehmendes Herzstück von regisafe ist die integrierte Workflow-Komponente, die Verwaltungsprozesse automatisiert steuert. Abläufe wie Genehmigungen, Umläufe oder Fristen können über vordefinierte Prozesse abgebildet oder individuell angepasst werden. Dabei lassen sich Dokumente automatisch zuordnen, Aufgaben verteilen und Fristen überwachen.

Für Anwender bedeutet das weniger manuelle Arbeitsschritte, klar definierte Zuständigkeiten und eine deutliche Entlastung im Arbeitsalltag - nicht zuletzt auch durch KI-Unterstützung.

Künstliche Intelligenz: Unterstützung zur Entscheidung

Mit dem Einsatz von künstlicher Intelligenz unterstützt regisafe Verwaltungen dabei, Nachrichten und Informationen schneller zu erfassen und gezielt nutzbar zu machen.

Beispielsweise erkennt der Posteingangsassistent eingehende Dokumente, ordnet sie den richtigen Akten zu und schlägt Kategorien oder Zuständigkeiten vor. Die Entscheidung bleibt dabei stets beim Menschen. Die KI liefert Vorschläge, keine verbindlichen Zuordnungen. Diese Form der intelligenten Unterstützung entlastet Mitarbeitende von Routineaufgaben und trägt dazu bei, Bearbeitungszeiten zu verkürzen und die Qualität der Abläufe zu erhöhen.

Fazit: Anwenderzufriedenheit als Maßstab

Der Platin-Award für die beste E-Akte 2025 zeigt, dass regisafe in der kommunalen Praxis überzeugt – nicht durch einzelne Funktionen, sondern als starkes Gesamtpaket mit modernsten, praxisnahen Funktionen. Die Kombination aus DMS, E-Akte, Workflow und KI bildet ein geschlossenes System, das die Anforderungen moderner Verwaltungen in allen Bereichen abdeckt.

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