Human Resources Die digitale Personalakte in Zeiten akuten Personal(er)mangels

Ein Gastbeitrag von Bernd Hennicke

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Ineffiziente Prozesse, Papieraktenberge und Personalmangel: Das Personalwesen im öffentlichen Sektor hat im Zuge der Pandemie mit vielen Schwachstellen und Herausforderungen zu kämpfen. Der Grund: Es hängt der Digitalisierung in vielen Schritten hinterher. Bernd Hennicke, Vice President Product Marketing von OpenText, verrät, wie die digitale Personalakte den HR-Abteilungen von Behörden dabei helfen kann, an Tempo zu gewinnen und Arbeitsabläufe zu optimieren.

Die digitale Personalakte ist eine Software zur Verwaltung elektronischer Dokumente aus der Personalakte
Die digitale Personalakte ist eine Software zur Verwaltung elektronischer Dokumente aus der Personalakte
(© Suelzengenappel – stock.adobe.com)

Die vergangenen zwei Jahre haben für fast jede Branche Veränderungen in Gang gesetzt, die sich mittlerweile mehr oder minder etabliert haben. Die einschlägigen Entwicklungen betrafen die beschleunigte Digitalisierung unternehmensinterner Prozesse sowie die Ausbreitung von Remote Work. Auch Verwaltungen und Behörden – und hier besonders das Personalwesen – waren und sind immer noch von diesem Wandel betroffen. Die Umstellung auf Remote Work war so erfolgreich, dass die Mehrheit der Mitarbeiter aus dem öffentlichen Dienst (92 Prozent) weiterhin von zu Hause arbeiten würden – so die Ergebnisse einer von Next:Public durchgeführten Umfrage.

Befeuert durch diese Umstände offenbaren sich jedoch nun zahlreiche Defizite, die in den Personalabteilungen und Ämtern vorherrschen: ineffiziente (Administrations-)Prozesse, sich häufende Papierdokumentenberge, ein mangelnder Zugriff auf Informationen, gesetzliche Regularien sowie Personalmangel. Um nicht wieder in prä-pandemische Gewohnheiten zurückzufallen, müssen Verwaltungen in den Ausbau ihrer IT-Infrastruktur investieren und den Einsatz von Lösungen wie der digitalen Personalakte als zentrale Management-Plattform vorantreiben.

Medienbrüche und Papierdokumentation sind nicht zukunftsfähig

Noch bevor ein neuer Mitarbeiter in einer Behörde seinen ersten Arbeitstag hat, landet mit dem Einstellungsvertrag das erste Dokument in seiner Personalakte. Es folgen Besoldungspläne oder Tarifverträge, Dokumente, die relevant für die Beamtenlaufbahn sind, Lohnabrechnungen, Onboarding- und Fortbildungsunterlagen, Trainingsnachweise und letztendlich auch die Kündigung. Im Laufe eines Angestelltenverhältnisses können sich 30 bis 50 Dokumente pro Mitarbeiterakte ansammeln. Zwar werden diese mittlerweile überwiegend digital erstellt, bearbeitet und versendet, die Arbeit von Personalern ist jedoch immer noch durchzogen von umständlichen Medienbrüchen. Diese entstehen unter anderem, weil viele Personaldokumente handschriftliche Unterschriften erfordern. Dafür müssen sie ausgedruckt werden, um sie hinterher mit der Signatur versehen wieder einzuscannen.

Gleichzeitig bleiben auch im Verwaltungssektor viele HR-Prozesse weiterhin ineffizient. Die Hauptursachen sind lange Suchzeiten und ein mangelhafter Zugang zu Informationen. Zum einen müssen Personaler in den Papierakten händisch nach den richtigen Informationen suchen, zum anderen sind sie damit beschäftigt, Dokumente selbst aufzuspüren, wenn diese nur physisch existieren. Deren Verfügbarkeit wird durch die Ausbreitung von Homeoffice-Arbeit erschwert. Nicht immer haben Personalverantwortliche die notwendigen Arbeitsmittel und Personalunterlagen zu Hause und müssen sich diese unter Umständen aus dem Büro besorgen.

Regularien und Personalmangel erschweren Digitalisierungsvorhaben

Seit 1995 sind nach und nach Regularien, Aufbewahrungspflichten und Verordnungen wie die EU-DSGVO in Kraft getreten, die vorgeben, wie sich der Umgang mit Personaldokumenten in Verwaltungseinrichtungen gestaltet. Wie und wo werden Informationen von Mitarbeitern oder auch Bürgern gespeichert und verarbeitet? Einige Artikel der DSGVO verpflichten unter anderem dazu, Auskünfte zu erteilen, Mitarbeitern ihre Daten verfügbar zu machen und diese auch nach einer gewissen Zeit zuverlässig zu löschen. Der gesamte Mitarbeiter-Lebenszyklus muss daher ausnahmslos vollständig und lückenlos abgelegt und verwaltet werden sowie einfach zugänglich sein.

Und als wären diese Herausforderungen nicht schon genug, erlebt der HR-Bereich in Deutschland derzeit einen drastisch gestiegenen Personalmangel. In Verwaltungseinrichtungen ist zudem die Arbeitsbelastung während der letzten Jahre angestiegen. Umso wichtiger ist es, dass Einrichtungen des öffentlichen Sektors effizientere Prozesse und Arbeitsmittel einführen, um dieses Defizit auszugleichen und ihre Personaler zu entlasten. Dafür reicht die bloße Digitalisierung von Papierakten jedoch nicht aus – Unterstützung durch digitale Prozesse und elektronische Personalakten sind hier ein Muss, damit Personalabteilungen überhaupt handlungsfähig bleiben können.

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