gesponsertVerwaltungsmanagement im Wandel Wie Automatisierung, KI und moderne HR-Systeme Behörden entlasten

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Fabasoft Deutschland GmbH

Zahlreiche Verfahren, knappe Ressourcen und wachsende Erwartungen an digitale Services verändern den Verwaltungsalltag grundlegend. Gleichzeitig treiben Automatisierung, KI und moderne HR-Systeme den Wandel voran.

Andreas Voglmayr, Business Unit Executive bei Fabasoft, erklärt, wie E-Akte, digitale Personalakte und intelligente Anwendungen zusammenspielen – und welche Hebel aus seiner Sicht zu nachhaltiger Entlastung führen.

Herr Voglmayr, welche Rolle spielt modernes Verwaltungsmanagement bei der Bewältigung der aktuellen Heraus-
forderungen?

Modernes Verwaltungsmanagement ist entscheidend dafür, ob Behörden handlungsfähig bleiben. Die Verwaltung entwickelt sich weg von einer dokumentenzentrierten Bearbeitung hin zur aktiven Steuerung von Abläufen. Der Druck steigt: Erfahrene Mitarbeitende gehen in den Ruhestand, viele Stellen bleiben unbesetzt. Gleichzeitig erwarten Bürger:innen schnelle Rückmeldungen – geprägt von digitalen Nutzererfahrungen aus dem E-Commerce. Wer beispielsweise einen Reisepass beantragt, erwartet eine zügige Bearbeitung ohne Rückfragen. Diese Erwartung lässt sich nicht primär durch Personalaufbau erfüllen, sondern durch klare Strukturen und durchgängige Prozesse.

In vielen Behörden war die E-Akte der erste Schritt der Digitalisierung. Warum reicht eine reine digitale Ablage heute nicht mehr aus?

Die E-Akte hat zwar vielerorts das Papier ersetzt, aber die Prozesse blieben oft analog. Entscheidend ist nicht das Dokument allein, sondern dessen Kontext. Erst wenn E-Akte, gesteuerte Prozessschritte und Fachverfahren ineinandergreifen, entsteht ein durchgängiger Arbeitsfluss.

Die Fabasoft eGov-Suite verknüpft die E-Akte direkt mit gesteuerten Workflows. Sie klassifiziert Dokumente, führt diese mit strukturierten Daten zusammen und steuert Verantwortlichkeiten. So arbeiten Mitarbeitende ohne Medienbrüche, treffen schneller Entscheidungen und bringen Verfahren voran. Die E-Akte bleibt ein wichtiger Baustein. Ihren vollen Nutzen entfaltet sie jedoch erst, wenn sie aktiv in die tägliche Arbeit eingebunden ist und nicht nur als digitale Ablage dient.

Wenn Behörden ihre Abläufe konsequent digital denken: Wo liegen derzeit die größten Potenziale für Automatisierung und KI im Verwaltungsalltag?

Die größten Effizienzgewinne entstehen, wo Automatisierung und flexible Prozessgestaltung zusammenspielen. Künstliche Intelligenz erkennt, klassifiziert und bereitet Inhalte auf. Low-Code/No-Code ermöglicht es, diese Funktionen in Abläufe zu integrieren.

Viele Verwaltungen möchten Prozesse schneller anpassen, stoßen jedoch an Grenzen ihrer IT-Ressourcen. Wie helfen Low-Code-/No-Code-Ansätze konkret?

Low-Code/No-Code verlagert die Prozessgestaltung in die Fachbereiche. Expert:innen passen Arbeitsweisen selbst an und reagieren direkt auf neue Vorgaben. Das ist entscheidend, weil sich rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen laufend ändern. Die IT übernimmt weiterhin Verantwortung für Architektur, Sicherheit und Governance. Aus meiner Sicht gilt dabei: Die Technik folgt den fachlichen Anforderungen.

In der Fabasoft eGov-Suite sind Low-Code-/No-Code-Funktionen direkt in die E-Akte eingebunden. Fachbereiche modellieren Abläufe visuell, orientiert an Standards wie BPMN 2.0, und implementieren sie unmittelbar. Planung und Umsetzung sind eng verzahnt. Zudem sind alle Prozessschritte über den gesamten Lebenszyklus eines Vorgangs nachvollziehbar.

Effiziente Prozesse sind das eine – das Herz jeder Verwaltung sind die Mitarbeitenden. Welche Rolle spielen digitale Personalprozesse für ein funktionierendes Verwaltungsmanagement?

Moderne Personalprozesse steuern den gesamten Employee Lifecycle: von Recruiting über Onboarding bis hin zur Mitarbeiterentwicklung. Dafür braucht es eine strukturierte Datenbasis. Viele Organisationen verfügen bereits über ein HR-System. Häufig fehlt jedoch eine durchgängige digitale Personalakte.

Fabasoft Talents schließt diese Lücke und schafft messbaren Mehrwert im operativen Alltag. Prozesse und Genehmigungen – etwa Teilzeit- oder Abwesenheitsanträge – laufen vollständig digital und ortsunabhängig.

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