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Digitale Personalakte: Effiziente Mitarbeiterdokumentation

Damit der Zugriff auf Mitarbeiterdokumente sowie deren Erstellung, Verwaltung und Bearbeitung über den gesamten Lebenszyklus konsistent und vollständig stattfinden können, braucht es eine zentrale Plattform. Das Ziel ist es, Papiereingangs- und Dokumentationsprozesse zu automatisieren. Die Plattform sollte sich im besten Fall nativ in gängige Personalverwaltungslösungen integrieren lassen.

Sobald ein Verwaltungsmitarbeiter ein Dokument hochlädt, wird dies zunächst von der Lösung gescannt und die darin enthaltenen Informationen analysiert und klassifiziert. Dank integrierter KI-basierter Mechanismen ist sie in der Lage, zwischen verschiedenen Dokumententypen wie zum Beispiel Einstellungsverträgen, Zeugnissen oder Beförderungen zu unterscheiden. Außerdem erkennt sie, um welchen Mitarbeiter es sich handelt. Daraufhin überträgt die Lösung die Unterlagen automatisiert in die entsprechende Personalakte, deren Ablagestruktur Anwender selbst definieren können. Zudem wird das Dokument mit einer Optical Character Recognition (OCR – Optische Zeichenerkennung) versehen. Dies erleichtert das Auffinden bestimmter Inhalte über eine Schlagwort-Suche im Volltext. Da die Dokumentation dadurch stets konsistent und vollständig erfolgt, bleiben Personalverantwortliche immer aussagefähig. Sie können ganz einfach nachvollziehen, wer welche Informationen wann hochgeladen und/oder verändert hat, welche Dokumente fehlen oder veraltet sind und wo unter Umständen noch eine Genehmigung aussteht.

Mitarbeitern steht per Gesetz die Einsicht in all ihre Personaldokumente zu. Daher erwarten sie mittlerweile den orts- und geräteunabhängigen Zugang zu ihren Unterlagen, um diese nicht nur einzusehen, sondern ebenfalls eigenständig zu pflegen und zu komplettieren. Eine Möglichkeit ist es, ihnen mithilfe einer Self-Service-Funktion ihre Personalakte direkt zugänglich zu machen. Dies ist vor allem interessant für Vorgesetzte und Mitarbeiter, die nicht versiert sind im Umgang mit HR-Systemen.

Dokumentenerstellung und Schriftgutverwaltung leichtgemacht

Eine digitale Personalakte hilft nicht nur dabei, den Papiereingang sowie die allgemeine Verwaltung der HR-Dokumentation effizienter zu machen. Sie kann zudem den Dokumentenerstellungsprozess maßgeblich unterstützen und beschleunigen. Mithilfe von vorgefertigten, personalisierbaren Dokumentenvorlagen sowie der automatischen Übernahme von Stammdaten können Anwender sowohl individuelle als auch vielzählige Dokumente zuverlässig und wesentlich schneller erstellen. Darüber hinaus lässt sich eine rechtsgültige, elektronische Signaturfunktion integrieren, mit der die jeweiligen Parteien die Dokumente am Computer sofort unterzeichnen können, ohne diese ausdrucken und wieder einscannen zu müssen. Es entstehen demnach keine umständlichen Medienbrüche.

Ein weiterer Vorteil der digitalen Personalakte: Mit ihr können Anwender sicherstellen, dass datenschutzrelevante Regularien und Vorgaben eingehalten werden. Zum einen können sie ganz einfach individuelle Aufbewahrungsfristen definieren. Mit den richtigen Einstellungen können sie so beispielweise festlegen, wann bestimmte Informationen, die sich in der Personalakte eines Mitarbeiters befinden, den Anforderungen entsprechend gelöscht werden sollen. Zum anderen lassen sich ebenfalls Zugriffsprivilegien zuweisen, um gewisse Informationen, die einer Geheimhaltungspflicht unterliegen, nur den entsprechend verantwortlichen Mitarbeitern zugänglich zu machen.

Fazit

Der Einsatz einer zentralen elektronischen Personalakte bringt der HR-Abteilung in vielerlei Hinsicht entscheidende Mehrwerte: Die Ablage und Verwaltung von Mitarbeiterunterlagen über den gesamten Lebenszyklus hinweg erfolgen automatisiert und sind daher effizienter und konsistent. Dadurch sind sämtliche Informationen vollständig zugänglich, was das Auffinden und den Austausch von Informationen erleichtert. Dies wirkt sich wiederum positiv auf weitere Prozesse wie das Recruiting aus. Personaler und andere Mitarbeiter müssen sich zudem nicht mit lästigen Medienbrüchen herumschlagen. Zu guter Letzt lässt sich mithilfe der digitalen Personalakte sicherstellen, dass datenschutzrechtliche Vorgaben eingehalten werden.

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