Technologien für eGovernment Bundesarchiv: Vergangenheit mit Zukunft

Elektronische Vorgangsbearbeitung statt papiergebundener Verwaltung: In vielen Bundesbehörden bestimmt dies heute schon den Arbeitsalltag. Und das zwingt auch das Bundesarchiv, sich verstärkt auf die Archivierung elektronischer Dokumente einzustellen – inklusive aller damit verbundener neuen Aufgaben und Herausforderungen.

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Denn das Bundesarchiv ist per Gesetz dazu verpflichtet, Unterlagen von Verfassungsorganen, Behörden und Gerichten des Bundes, denen bleibender Wert zugemessen wird, dauerhaft aufzubewahren und deren Nutzung zu sichern. Gefragt war deshalb ein neuer Ansatz für die digitale Langzeitarchivierung.

Mit HP als Generalunternehmer und dem Partner SER wurde eine Lösung geschaffen, die es ermöglicht, digitale Dokumente zu bewerten, ins Archivsystem zu übernehmen sowie dauerhaft zu sichern und zu nutzen. Damit ist das Bundesarchiv gerüstet, große Mengen elektronischer Daten der Bundesbehörden aufzunehmen und seinen gesetzlichen Auftrag in der digitalen Welt der modernen Informationsgesellschaft zu erfüllen. Zugleich macht sich die Organisation mit dem Projekt zum Vorreiter für die zukunftsfähige Archivierung elektronischer Dokumente – nicht nur bei Behörden auf Länderebene oder bei Kommunen.

Integriertes Konzept für Technologie und Organisation

Das Bundesarchiv mit Hauptsitz in Koblenz unterhält acht Standorte mit rund 800 Mitarbeitern, die dafür sorgen, dass auch künftige Generationen zu historisch wertvollen Dokumenten der Bundesrepublik, der DDR und des Deutschen Reichs Zugang haben. In der Abteilung B (Bundesrepublik Deutschland) laufen seit über 20 Jahren digitale Unterlagen der verschiedenen Bundesbehörden zusammen.

Die vorhandene Infrastruktur war jedoch nicht für die Übernahme elektronischer Akten ausgelegt und stieß an die Grenzen ihrer Kapazität. Deshalb wurde ein Projekt initiiert, welches das Ziel hatte, das Bundesarchiv mit einem Digitalen Archiv zu befähigen, seiner gesetzlichen Verpflichtung in effizienter Weise nachzukommen.

Beim Aufbau des elektronischen Langzeitarchivs verfolgte die Projektleitung nicht nur einen rein technischen Ansatz. „Wir mussten auch bei der Organisation neue Wege finden, um bei der Verwaltung des Archivguts eine hohe Qualität zu gewährleisten“, erläutert Dr. Andrea Hänger, Referats- und Projektleiterin des Bundesarchivs, die Ausgangssituation.

So galt es zum Beispiel, das Prozedere bei der Datenübergabe von Bundesbehörden an das Bundesarchiv einheitlich zu regeln und so für einen reibungslosen Übergang von der Archivierung gemäß DOMEA zur Langzeitspeicherung zu sorgen. Abstimmungsbedarf existierte auch bei der Einrichtung neuer Systeme in den einzelnen Behörden. Diese sollten bestimmte technische Anforderungen erfüllen, um den späteren Datentransfer für die Langzeitarchivierung im Bundesarchiv zu vereinfachen.

Deshalb sah das Lösungskonzept nicht nur die Entwicklung eines digitalen Archivs vor, sondern auch den Ausbau der Dienstleistungen für die einzelnen Bundesbehörden. „Um dort eine einheitliche Archivierung zu fördern, wollten wir auch ein Standard-Schnittstellenmodul für die Übergabe elektronischer Akten erstellen und als EfA (Einer-für-Alle)-Dienst zur Verfügung stellen“, fährt Dr. Hänger fort.

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