Verwaltungsdigitalisierung und Kulturwandel Akte gut, alles gut?

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Die Öffentlichen Verwaltungen stehen bei der Digitalisierung unter Zeitdruck, das gilt auch für die Einführung der eAkte. Lösungen wie zügige, flächendeckende Rollouts mit Standardprodukten bieten sich an. Aber gelingt damit auch der digitale Wandel?

Die Einführung der eAkte zieht derzeit weniger Aufmerksamkeit auf sich, bindet aber nach wie vor Ressourcen in den Verwaltungen. Was dabei oft aus dem Blickfeld gerät: Es geht bei der Digitalisierung im Public Sector um einen Kulturwandel. Wie es Thomas Bönig, 2019 noch IT-Referent in München, formulierte: „Wo heute ‚Verwaltung‘ gedacht und gelebt wird, muss morgen eine moderne Servicekultur mit erstklassigen Produkten und Leistungen stattfinden“. Heißt: Diese Services und Leistungen müssen entwickelt werden. Heißt aber auch, es kommt auf die Menschen an, die diese neue Kultur leben sollen – also auf die Beschäftigten der Öffentlichen Verwaltung. Sie sind es schließlich, die den Wandel vollziehen sollen, hin zu mehr Offenheit und Bürgerzentrierung.

Wie gelingt das? Menschen ändern sich, indem sie sich an äußere Umstände anpassen. Wie schnell sich neue Ansichten und Arbeitsweisen wie Remote-Arbeit durchsetzen, hat sich in der Corona-Pandemie gezeigt. Will man Wandel durch Veränderung der äußeren Umstände erreichen, dürfte der stark effizienzgetriebene Ansatz der Baden-Württemberger Landesregierung den schnellsten Erfolg versprechen. Mit einer Standardakte, standardisierten Prozessen und einheitlichen Schulungen wird dort die eAkte seit 2020 flächendeckend ausgerollt.

Im Juli 2022 waren bereits über 15.300 Arbeitsplätze mit der E-Akte BW ausgestattet, wie Gesamtprojektleiterin Dr. Daniela Oellers im Interview mit eGovernment Computing erklärte.

Wie die eAkte die Arbeit verändert

Die Einführung von eAkte und Dokumentenmanagementsystemen (DMS) erfordert eine Anpassung der Arbeitsweise: Nicht nur Papierablagen entfallen, sondern auch die oft unübersichtlichen Ablagen auf den Laufwerken; Mitarbeiter müssen sich an den Aktenplan halten. Dafür verspricht die elektronische Aktenführung klare Vorteile wie:

• orts- und zeitunabhängige Zugriffe

• parallele Bearbeitung

• Vermeidung manueller Eingabefehler

• beschleunigte Bearbeitung und

• höhere Transparenz der Verwaltung

Effiziente Abläufe sind im Interesse der Behörden, gerade angesichts des Personalmangels, der durch die Pensionierungswelle in nächster Zeit zu erwarten ist. Auch Bürger und Unternehmen profitieren von einer schnelleren Bearbeitung ihrer Anliegen. Wie aber wirkt sich die Einführung der eAkte auf die Beschäftigten der Öffentlichen Verwaltung aus, welche Veränderungen bringt sie mit sich? Dazu zwei Praxisbeispiele:

Weniger Bewegung, weniger Kommunikation

Die Studie der Friedrich-Ebert-Stiftung „Ämter ohne Aktenordner: E-Government & Gute Arbeit in der digitalisierten Verwaltung“ hat bereits vor der Pandemie die Auswirkungen der Digitalisierung auf die Beschäftigten im Public Sector untersucht. Betrachtet wurde unter anderem die Einführung der eAkte im Jobcenter; dazu wurden Mitarbeitende und Personalräte nach ihren Erfahrungen befragt. Wie sich zeigte, stand der Zeiteinsparung zumindest zu Beginn ein erhöhter Aufwand bei der Einordnung der elektronischen Dokumente gegenüber. Die Bewertungen fallen unterschiedlich aus, von: „Produktiver sind wir dadurch nicht geworden“ über: „nicht schneller, aber übersichtlicher“ bis hin zur Erkenntnis, dass sich nach einigen Monaten die Arbeit tatsächlich beschleunigen lässt.

Eine Einschätzung aber wurde laut der Studie von allen Gesprächspartnern aus der Sachbearbeitung geteilt: Der Wegfall selbst kurzer Bewegungen zum Aktenschrank führte zu erhöhter körperlicher Belastung wie Rücken- und Augenproblemen. Und nicht nur die Bewegung nahm ab, sondern auch die Kommunikation, ein Vermerk im DMS ersetzte den Gang mit den Unterlagen zu den Kollegen – was andererseits auch die Arbeit vereinfachte. Hinzu kam das Gefühl, kontrolliert zu werden. Hauptproblem dabei war, so die Autoren der Studie, nicht die in der Regel unzulässigen Verhaltens- und Leistungskontrollen durch Vorgesetzte, sondern vielmehr die größere Transparenz der Arbeit unter den Kollegen.

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