Definitionen Was ist ein Aktenplan?

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Ein Aktenplan sorgt für Übersichtlichkeit und Transparenz im digitalen Aktenschrank. Darüber hinaus wird geregelt, welche Dokumente welchen Akten zuzuordnen sind. Dieser Beitrag beschäftigt sich ausführlich mit Aktenplänen und setzt das Thema in einen Kontext zu eGovernment und eAkte.

Der Aktenplan repräsentiert ein Instrumentarium zur systematischen Einteilung des gesamten Schriftgutes (Akten, Dokumente, Belege etc.) einer Behörde, eines Unternehmens oder einer Organisation. Die laufende Betreuung und Aktualisierung des Aktenplans fällt in den Pflichtenkreis der zuständigen Verwaltungseinheit.

Zielsetzungen des Aktenplans

Das Ziel von Aktenplänen besteht darin, im Sinne einer ordnungsgemäßen Schriftgutverwaltung gemäß Registraturordnung (RegO) anfallendes Schriftgut nach definierten Ordnungsbegriffen vollständig, transparent und wirtschaftlich zu ordnen sowie revisionssicher zu archivieren. Jeder Aktenplan hat dabei die Grundsätze der Übersichtlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Unabhängigkeit zu wahren. Ohne permanent gepflegten Aktenplan ist die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems oft nicht möglich.

Aufbau eines Aktenplans

Anfallende Aufgaben werden beim Aktenplan in Gruppen gereiht und einer bestimmten hierarchischen Stufe zugeordnet. Je nach Komplexität der Verwaltungshierarchie sind bis zu fünf Gliederungsstufen vorgesehen, die im Regelfall wie folgt benannt werden:

- Hauptgruppen

- Obergruppen

- Gruppen

- Untergruppen

- Aktenplanpositionen

Vorteile eines Aktenplans

Ein aktueller Aktenplan sorgt im Vergleich zur Volltextsuche in elektronischen Aktenverzeichnissen oder der Suchprozedur in Aktenschränken für eine beschleunigte Auffindung von Dokumenten, einen geringeren Verwaltungsaufwand sowie eine rasche Recherche benötigter Informationen. Ist der Aktenplan systematisch aufgebaut, schafft dies somit synergetische Effekte bei betriebsinternen Suchvorgängen und erleichtert die Archivierung von Dokumenten.

Die Vorteile des Aktenplans im Überblick:

• Resistenz gegenüber Change-Prozessen

• Logische Strukturierung elektronischer Ablage und Archivierung

• Wahrung des inhaltlichen Zusammenhanges von Dokumenten

• Eindeutige Aufbewahrungsfristen und Verfallsdaten von Akten

• Vereinfachung von Aussonderungs- und Kassationsprozessen

• Authentifizierung des Zugriffs aufgrund vergebener Zutrittsrechte.

Abgesehen von den organisatorischen Vorteilen sind Bund, Länder und Gemeinden aufgrund geltender Gesetze über die Informationsfreiheit zur Veröffentlichung ihrer Aktenpläne verpflichtet.

Der Aktenplan im Kontext von eAkte und eGovernment

Laut eGovernment-Gesetz (EGovG) trifft Bundesbehörden die Pflicht, bis zum 1. Januar 2020 auf eine digitale Akten- und Matrikelführung umgestellt zu haben. Damit fördert das EGovG die Digitalisierung der Verwaltung sowie die elektronische Kommunikation zwischen Bürgern und Behörden. Der Weg dorthin führt über die Einführung eines elektronisches Aktenwesens (eAkte). Denn dies ist die Voraussetzung für ein digitalisiertes Aktenmanagement, bei dem die gewünschte eAkte inklusive aller Anhänge ohne zeitaufwendiges Suchen direkt vom Bildschirm des Sachbearbeiters oder durch Berechtigte auch von unterwegs aufgerufen werden kann.

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