d.velop-Umfrage Hemmschuhe der Verwaltungsdigitalisierung

Anbieter zum Thema

d.velop AG

IBYKUS AG für Informationstechnologie

PDV GmbH

Governikus GmbH & Co. KG

Einer Studie im Auftrag von d.velop zufolge halten drei Viertel der befragten Verwaltungsmitarbeitenden eine vollständig digitale Verwaltung bis 2030 für unrealistisch. Es mangele an durchgängigen Systemen, einheitlichen Standards und vernünftiger Software-Ausstattung.

In der öffentlichen Verwaltung offenbart sich eine Kluft zwischen digitalen Leistungen und internen Prozessen: Während Bürger und Unternehmen mittlerweile zahlreiche Anträge online stellen können, hinken die internen Arbeitsabläufe deutlich hinterher. Dies belegt eine von d.velop beauftragte YouGov-Umfrage unter 518 Beschäftigten in Städten, Kommunen, Bundesbehörden und dem Bildungssektor.

Die Diskrepanz zwischen Außendarstellung und Realität bemisst d.velop anhand der Einschätzung der Digitalisierungsfortschritte durch das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) und dem Branchenverband Bitkom. Während das BMDS die bisherige Umsetzung positiv beurteilt, kommt der Bitkom zu dem Schluss, dass zum Ende der aktuellen Legislaturperiode nur 38 Prozent der digitalpolitischen Vorhaben der Bundesregierung abgeschlossen wurden. 52 Prozent befänden sich noch in Bearbeitung, zehn Prozent seien gar nicht erst begonnen worden.

Diese unterschiedlichen Einschätzungen spiegeln sich auch in der Wahrnehmung der Verwaltungsmitarbeitenden wider. Drei Viertel halten eine vollständig digitale Verwaltung bis 2030 für unrealistisch. Zwar sind bereits einige Prozesse digitalisiert – etwa der digitale Posteingang bei 56 Prozent der Befragten und die Dokumenteneinreichung bei 51 Prozent – doch durchgängige und einheitliche Lösungen fehlen laut d.velop häufig.

Unzufrieden mit Prozessen und Technik

Besonders groß erscheint die Lücke zwischen Bürgerangeboten und internen Abläufen: Sechs von zehn Befragten bestätigen, dass Bürger Dokumente digital einreichen können, aber nur 51 Prozent verfügen über entsprechende interne Prozesse. Ähnliche Diskrepanzen bestehen bei der Terminvereinbarung. Erweiterte Services wie Dokumenteneinsicht (18 Prozent) und elektronische Signaturen (16 Prozent) sind selten verfügbar.

Für Unmut sorgt insbesondere die technische Ausstattung: Nur ein Drittel der Mitarbeitenden zeigt sich mit der aktuellen Software-Infrastruktur zufrieden. 48 Prozent fordern Verbesserungen, 47 Prozent pochen auf einheitliche Standards. Auf der Wunschliste ganz oben stehen einheitliche Dokumentenmanagementsysteme (46 Prozent), digitale Signaturen (35 Prozent), Archivierungslösungen (33 Prozent) und Cloud-Speicherung (21 Prozent).

Die Cloud-Nutzung gestaltet sich uneinheitlich: Neun Prozent der Befragten arbeiten bereits vollständig cloudbasiert, drei von zehn immerhin teilweise, 29 Prozent arbeiten weiterhin vollständig lokal. Technische Hindernisse wie fehlende Schnittstellen (42 Prozent), mangelhafter IT-Support (39 Prozent) und inkompatible Dateiformate (31 Prozent) erschweren die Modernisierung zusätzlich.

Der Blick auf künftige Technologien zeigt eine ambivalente Erwartungshaltung: 55 Prozent der Befragten rechnen damit, dass Künstliche Intelligenz ihre Arbeit stark verändern wird. Gleichzeitig äußern gut zwei Drittel der Befragten Bedenken – insbesondere mit Blick auf Datenschutz, Compliance und Digitale Souveränität.

Die Studie verdeutlicht, dass bis zu einer vollständig integrierten digitalen Infrastruktur noch erhebliche Anstrengungen erforderlich sind. Flächendeckende Implementierungen wie elektronische Aktenführung, automatisierte Bürgerbenachrichtigungen und digitale Signaturen könnten die Effizienz deutlich steigern. Die Verwaltungsmitarbeitenden wünschen sich einheitliche, benutzerfreundliche Systeme, die sowohl ihre Arbeit erleichtern als auch den Bürgern zugutekommen.

Die Umfrage wurde von YouGov im Zeitraum vom 8. bis 15. Juli 2025 durchgeführt und basiert auf Online-Interviews mit Mitgliedern des YouGov Panels aus der öffentlichen Verwaltung in Deutschland.

Detaillierte Ergebnisse der d.velop-Studie

Interview mit Philipp Perplies, d.velop

Herr Perplies, Ihre Studie zeigt: Drei Viertel der Verwaltungsmitarbeitenden halten eine vollständig digitale Verwaltung bis 2030 für unrealistisch, während die Politik genau das verspricht. Was bedeutet diese Einschätzung aus der Praxis für CIOs und IT-Entscheider, die aktuell ihre Digitalisierungsstrategien planen?

Perplies: „Die Einschätzung der Mitarbeitenden zeigt: Digitalisierung gelingt nicht per Verordnung, sondern nur von innen heraus. CIOs und IT-Strateg:innen sollten ihre Strategien ämterweise denken, Mitarbeitende von Anfang an einbinden und klare Etappenziele definieren, die konkrete Verbesserungen im Arbeitsalltag bringen. Nur so entsteht Vertrauen in den Wandel – und echte Fortschritte.“

Ein zentrales Ergebnis Ihrer Umfrage: Bürgern werden digitale Services angeboten, aber die internen Prozesse hinken hinterher. Sechs von zehn Bürgerinnen und Bürgern können Dokumente zwar digital einreichen, aber nur 51 Prozent halten die interne Abläufe für passend. Wie sollten IT-Verantwortliche diese Digitalisierungsschere strategisch angehen?

Perplies: „Digitalisierung heißt nicht, analoge Prozesse eins zu eins ins Digitale zu übertragen. Es braucht ein Umdenken hin zu durchgängig digitalen Prozessen – vom Antrag bis zur Zustellung. Es ist nicht zielführend, Medienbrüche in Kauf zu nehmen, wenn Bürgerinnen und Bürger zwar bequem online Formulare ausfüllen, diese dann in der Verwaltung aber doch wieder analog bearbeitet werden. Nur wenn die internen Abläufe mit- und gleichzeitig neu gedacht werden, entsteht ein echter Mehrwert für Bürger:innen und Mitarbeitende.“

Nur ein Drittel der Mitarbeitenden ist mit der Software-Ausstattung zufrieden, 42 Prozent klagen über fehlende Schnittstellen. Gleichzeitig herrscht ein Flickenteppich bei Cloud-Lösungen. Was sind aus Ihrer Sicht die kritischen Erfolgsfaktoren für eine integrierte IT-Infrastruktur in der Verwaltung?

Perplies: „Wir brauchen mehr Standardisierung in der Verwaltung – sowohl bei der Infrastruktur als auch bei den Schnittstellen. Moderne Cloud-Lösungen bieten heute Wege, ergänzend oder alternativ zu amerikanischen, sogenannten Hyperscalern, Datensouveränität und ein DSGVO-konformes Hosting in der EU sicherzustellen. Gleichzeitig sollten Fachverfahren konsequent auf Standardschnittstellen wie CMIS setzen. So lassen sich Systeme schneller und effizienter integrieren.“

Hinsichtlich KI-Integration sehen 55 Prozent der Verwaltungsangestellten starke Veränderungen voraus, aber zwei Drittel aller Befragten haben diesbezüglich Bedenken. Wie können IT-Entscheider erfolgreich dieses Spannungsfeld überbrücken?

Perplies: „KI kann die Verwaltung spürbar entlasten – wenn sie praxisnah eingeführt wird. Entscheidend ist, Mitarbeitende mit konkreten, alltäglichen Anwendungsfällen abzuholen, die sofort Erleichterung bringen. Weniger Theorie, mehr Praxis: So lässt sich das Spannungsfeld zwischen dem zweifellos enormen Potenzial und vorwiegend durch Unwissenheit geschürte Bedenken erfolgreich überbrücken.“

Philipp Perplies ist COO Public Sector bei der d.velop AG. Das Interview führte Stephan Augsten.

(ID:50615391)