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Als Vorteil nach der Einführung der eAkte wurde dagegen die Möglichkeit des Home-Office gesehen.

Ortsunabhängig arbeiten

Positiver fällt die Bilanz nach vier Jahren eAkte am Arbeitsgericht Stuttgart aus, wie Dr. Johannes Bader, weiterer aufsichtsführender Richter beim Arbeitsgericht Stuttgart, in einem Interview mit legal-tech.de im Mai dieses Jahres beschreibt. Nicht nur war die Digitalisierung essentiell für die mobile Arbeit während der Pandemie. Auch der parallele Zugriff auf eine Akte spielt bei Gerichten eine größere Rolle und fällt daher als Vorteil stärker ins Gewicht. Ortsunabhängiges Arbeiten wird außerdem für die standortübergreifende Unterstützung bei Personalmangel genutzt und gilt als Argument zur Personalgewinnung. Der Einsatz bei Videoverhandlungen oder die mögliche Präsentation per Großbildschirm im Gerichtssaal sind weitere Vorteile. Hinzu komme beschleunigtes Arbeiten, die damit verbundene Erwartungshaltung sei aber nicht nur positiv, so Bader.

Beim Aktenstudium am Bildschirm habe sich für ihn auch betätigt, dass bei komplexen Themen die Wissensaufnahme per Bildschirm schlechter funktioniere. Die Einführung der eAkte sei nicht leicht gewesen, vieles musste neu abgesprochen werden. Er spricht von einem „Tal der Tränen“, das man aber gemeinsam überwunden habe. Und vom Lernen: „Wir schulen uns gegenseitig ständig weiter“. Stetiger Informationsaustausch und Wissenstransfer werde etwa durch regelmäßigen einstündigen Austausch per Videokonferenz erreicht, bei dem Tipps und Tricks auch zum Umgang mit der eAkte vermittelt würden.

Anpassung allein genügt nicht

Auch wenn sich die geschilderten Erfahrungen nicht verallgemeinern lassen, erlauben sie doch schon Rückschlüsse: Mit der konsequenten Umstellung auf die eAkte verändern sich wie erwartet die Arbeitsabläufe. Das erfordert eine andere Arbeitsplatzgestaltung, etwa durch höhenverstellbare Schreibtische, größere oder mehrere Bildschirme.

Anpassung allein genügt aber nicht. Denn ohne aktive Gestaltung besteht die Gefahr, dass die Arbeitsbedingungen allein durch die Technologie bestimmt werden: Während bei den Arbeitsgerichten die Möglichkeiten des ortsunabhängigen Arbeitens bewusst zur besseren Zusammenarbeit genutzt werden, wirkte sich die Umstellung im Jobcenter offenbar negativ auf den Zusammenhalt des Teams aus. Technologie sollte aber den Menschen dienen, nicht umgekehrt. Deshalb darf bei aller Effizienz eines Digitalisierungsprojekts nicht die Frage untergehen: Wie wollen wir künftig zusammenarbeiten, wie kann die Technologie die tägliche Arbeit verbessern? Mitarbeitende sollten sich also einbringen können. Dazu müssen sie aber die technischen Möglichkeiten zunächst einmal kennenlernen und sich damit auseinandersetzen können. Standardschulungen erst im Zuge der Einführung greifen eher zu kurz.

Als Lösung bietet sich daher an, früher zu beginnen – etwa mit dem Angebot von Schnupperschulungen bereits ein Jahr vor der Einführung wie etwa am Landgericht Köln.

Auch der Ansatz, kontinuierlich und auch voneinander zu lernen, der sich am Arbeitsgericht Stuttgart offensichtlich bewährt hat, geht über den einer standardisierten Schulung hinaus.

Die eAkte ist ein Anfang

Veränderungsbereitschaft und Lernen bleiben auch nach der Einführung der eAkte wichtig. Daniela Oellers spricht im Interview mit eGovernment Computing auch über die nächsten Schritte nach dem Rollout wie die Anbindung des OZG-Portals service-bw. Viel Arbeit sei zu erwarten, wenn komplexe Themen wie Daten, Prozesse und unterschiedliche Systeme aufeinanderträfen. Damit wird sie sicher Recht behalten. Aber auch nach der Einbindung heißt es nicht: Ende gut, alles gut. Vielmehr sind dann erst die Voraussetzungen geschaffen für einen wirklichen Wandel, spätestens dann sollten sich auch die Prozesse ändern: Durch Automatisierung wie auch durch Self-Services für Bürger, die Teile der internen Abwicklung ersetzen. Eine erfolgreiche Einführung von eAkte und Dokumentenmanagementsystemen kann also ein guter Anfang sein – wenn man die Beschäftigten rechtzeitig mitnimmt.

eAkte in Baden-Württemberg

Standardprodukt beschleunigt eAkte

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