Hessen, Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz 3 Länder entwickeln eine automatisierte Beihilfeabrechnung

Optimierte Prozesse in der Dokumentenbearbeitung sorgen nicht nur für kürzere Durchlaufzeiten, sondern bergen auch ein Einsparpotenzial. In Zeiten kontinuierlich steigender Anforderungen sind dies wichtige Kriterien.

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So auch für die Bundesländer Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz, welche die papierbasierten Prozesse der Beihilfeverarbeitung auf einen mandantenfähigen, weitgehend automatisierten Ablauf umstellen wollten. Hessen dagegen geht es darum, die bisher eingesetzte Software zur automatischen Dokumentenerkennung und Datenextraktion abzulösen.

Die Beihilfe ist eine finanzielle Leistung in Krankheits-, Geburts-, Pflege- und Todesfällen für deutsche Beamte, Soldaten und Berufsrichter, deren Kinder und deren Ehepartner, soweit diese berücksichtigungsfähig sind. Sie wird auf Antrag von dem jeweiligen Dienstherrn prozentual oder pauschal nach Vorlage der Rechnungen für gesundheitsbezogene Ausgaben gewährt. In Deutschland gibt es kein einheitliches Beihilferecht. Stattdessen finden landesspezifische Beamtengesetze und Beihilfenverordnungen Anwendung.

Synergien durch Standardisierung

Dienstherren sind hier die drei genannten Bundesländer. Ihr Anliegen ist einerseits die optimale Betreuung ihrer Beamten. Andererseits sehen sie sich ihren Steuerzahlern verpflichtet und sind um eine effektive, moderne Gestaltung ihrer Verwaltungsprozesse bemüht. Das gilt selbstverständlich auch für die Verarbeitung der Beihilfebelege.

Als Vorreiter unter den Bundesländern agieren Hessen, Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz. Sie haben im Jahr 2009 gemeinsam eine Ausschreibung durchgeführt, um eine Datenerkennungssoftware zu beschaffen. Ende August wurde nach einem öffentlichen Vergabeverfahren der Zuschlag für die Klassifikations- und Erkennungssoftware der Firma Paradatec, die von dessen langjährigem Integrationspartner MBG Management Beratungsgesellschaft mbH implementiert wird, erteilt.

Wichtige Kriterien bei der Vergabe waren unter anderem die Schnittstellen zur Übergabe relevanter Daten aus dem aktuellen Projekt. „Aufgrund des weitgehend gleichartigen Beleggutes und der dadurch nahezu einheitlichen Klassifikations- und Erkennungsregeln gehen wir von einer vereinfachten Implementierung und damit niedrigeren Projektkosten aus“, erklärt Wolfgang Moors vom Regierungspräsidium Kassel. Außerdem versprechen sich die Länder von der geplanten gemeinschaftlichen Wartung und Pflege des Systems Einsparungen bei den Betriebskosten.

„Ein weiterer für uns essenzieller Gesichtspunkt ist die Möglichkeit, die Klassifikation und Extraktion selbst zu steuern. Wir wollten unabhängig vom Softwarehersteller oder Systemintegrator sein, um bei Bedarf selbst Anpassungen für neue Belegarten und deren Verarbeitung vornehmen zu können und damit die Folgekosten überschaubar zu halten“, begründet Uwe Amelungk vom Finanzministerium Nordrhein-Westfalen die Entscheidung.

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