Anforderungen und Umsetzung im Verwaltungsalltag Was beim EUDI-Wallet-Rollout in Behörden schiefgehen kann

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Bis Ende 2026 müssen die EU-Mitgliedstaaten mindestens eine EUDI-Wallet bereitstellen. Ihr Mehrwert entsteht jedoch nicht durch die Bereitstellung allein. Entscheidend ist, dass digitale Identitätsdaten und Nachweise in den zuständigen Fachverfahren geprüft und weiterverarbeitet werden.

Ein digitaler Antrag führt von der Identifizierung über die Prüfung von Angaben und Nachweisen bis zur Entscheidung. Die Wallet kann dafür Identitätsdaten und Nachweise bereitstellen. Prüfen und entscheiden muss allerdings weiterhin die Behörde. Fehlt die Integration in Fachverfahren und Verwaltungsabläufe, kann der Rollout ins Stocken geraten und der angestrebte Effizienzgewinn ausbleiben.

Ein Beispiel ist der Nachweis einer beruflichen Qualifikation. Muss eine Behörde diese für einen Antrag berücksichtigen, muss sie erkennen können, wer den Nachweis ausgestellt hat und was er belegt. Kann das Fachverfahren den Nachweis nicht übernehmen und prüfen, muss die Person ihn gegebenenfalls zusätzlich als PDF einreichen. Die digitale Übergabe zwischen Wallet und Verwaltungssystem funktioniert dann nicht durchgängig.

Den gesamten Verwaltungsablauf planen

Die Planung sollte bei der jeweiligen Verwaltungsleistung beginnen, nicht bei der Wallet-Schnittstelle. Für jedes Verfahren muss feststehen, welche Identitätsdaten und Nachweise gebraucht werden, an welcher Stelle sie geprüft und im Fachverfahren weiterverarbeitet werden. Dazu müssen Wallet, Online-Dienst, bestehende Portale und Fachverfahren die Angaben in geeigneter Form austauschen können. Je nach Lösung gehören auch Aussteller sowie Identitäts- oder Vertrauensdiensteanbieter zur Vertrauenskette. Das bestimmt die technischen Anforderungen und die internen Zuständigkeiten.

Ausnahmefälle gehören ebenfalls zur Planung. Was geschieht, wenn ein Nachweis abgelaufen ist, nicht geprüft werden kann oder die Übermittlung abbricht? Die Behörde braucht einen klaren Weg, den Antrag weiterzubearbeiten. Diese Fragen sollten Fachverantwortliche, IT und Betrieb gemeinsam klären.

Identität, Nachweis und Signatur unterscheiden

Beim Login wird festgestellt, wer einen Online-Dienst nutzt. Ein digitaler Nachweis kann zusätzlich eine Eigenschaft, Qualifikation oder Berechtigung belegen, sofern sie von einer zuständigen Stelle bestätigt wurde. Die Behörde muss daher unterscheiden, ob sie die Identität einer Person feststellt oder eine bestimmte Angabe für die Bearbeitung eines Antrags prüft. Ein erfolgreicher Login ersetzt nicht die Prüfung der Angaben, auf die sich eine Entscheidung stützt.

Kann ein Nachweis verifiziert und dem Antrag zugeordnet werden, geht die darin bestätigte Angabe in die fachliche Bearbeitung ein. Eine gesonderte Einreichung desselben Belegs entfällt dann in der Regel. Die Prüfung des Antrags und die Entscheidung bleiben bei der Behörde.

Auch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfüllt wiederum eine eigene Funktion. Ist sie für eine Erklärung oder einen Verfahrensschritt erforderlich, muss sie entsprechend eingebunden werden. Für die nutzende Person sollte erkennbar sein, welches Dokument oder welche Erklärung sie signiert. Welche dieser Funktionen ein Verfahren braucht, hängt von seinen fachlichen und rechtlichen Anforderungen ab und ist je Verfahren zu prüfen.

Nachweise und Vertrauensketten prüfen

Ein digitaler Nachweis muss für die Behörde nachvollziehbar sein: Wer hat ihn ausgestellt, welche Aussage enthält er und ist er noch gültig? Das Fachverfahren muss diese Informationen für den vorgesehenen Zweck prüfen können. Ist ein Nachweis abgelaufen oder wird er nicht anerkannt, muss klar sein, wer den Fall bearbeitet und wie die Person den Antrag fortsetzen kann.

Bei Nachweisen aus anderen EU-Mitgliedstaaten muss die Behörde klären, wie Inhalt und Aussteller für das konkrete Verwaltungsverfahren einzuordnen sind. Die überarbeitete eIDAS-Verordnung (eIDAS 2.0) schafft einen gemeinsamen europäischen Rahmen für digitale Identitäten und Vertrauensdienste. Welche Nachweise eine einzelne Verwaltungsleistung verlangt, legt er allerdings nicht fest. In Deutschland kommt hinzu, dass Zuständigkeiten je nach Leistung bei Bund, Ländern oder Kommunen liegen. Eine Anbindung an das Portal allein stellt deshalb noch nicht sicher, dass alle beteiligten Fachverfahren die Nachweise verarbeiten können.

Datenschutz und Nutzerführung mitplanen

Die Freigabeansicht sollte verständlich zeigen, welche Angaben angefordert werden, an welche Behörde sie gehen und welchem Zweck sie dienen. Nutzende sollten die Weitergabe nachvollziehen und bewusst auslösen können. Die Behörde sollte nur Angaben anfordern, die sie für die konkrete Leistung benötigt, und die Verwendung erläutern. Transparenz ist Voraussetzung für Akzeptanz.

Ermöglicht ein Nachweis eine begrenzte Offenlegung (Selective Disclosure), sollte der Online-Dienst nur die nötigen Angaben anfordern. Zur Planung gehört auch ein barrierefreier alternativer Zugang. Wer kein kompatibles Gerät hat oder Unterstützung bei der Wallet benötigt, sollte den Antrag auf anderem Weg stellen können.

Zuständigkeiten klären und Abläufe testen

Für den Betrieb muss feststehen, wer technische Störungen, abgelaufene oder widerrufene Nachweise, Schnittstellenänderungen und Anfragen von Bürgerinnen und Bürgern bearbeitet. Beschäftigte brauchen eine Anlaufstelle, wenn ein Nachweis nicht geprüft werden kann. Die Hinweise an die antragstellende Person sollten erklären, was passiert ist und wie sie den Vorgang fortsetzen kann.

Vor dem Start sollten Verwaltung, Portalbetrieb, Fachverfahrensverantwortliche und beteiligte Anbieter den Ablauf gemeinsam testen: von der Wallet-Freigabe bis zur Bearbeitung im Fachverfahren. Neben dem Normalfall gehören abgebrochene Übermittlungen, nicht prüfbare oder abgelaufene Nachweise und die Wiederaufnahme eines Antrags dazu. Tests mit verschiedenen Wallets und Nachweistypen zeigen, ob die Angaben korrekt ankommen und im Fachverfahren wie vorgesehen verarbeitet werden.

Die Vorbereitung endet nicht mit der Anbindung einer Wallet an ein Portal. Behörden müssen für jede betroffene Leistung sicherstellen, dass Angaben und Nachweise im vorgesehenen Verfahren geprüft werden, Zuständigkeiten bei Störungen greifen und Nutzende den Vorgang fortsetzen können. Erst dann kann die Wallet Verwaltungsabläufe vereinfachen.

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