eAkte in Baden-Württemberg Standardprodukt beschleunigt eAkte

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Noch längst nicht ist die eAkte in allen Landesverwaltungen Alltag. Baden-Württemberg ist aber auf einem guten Weg. eGovernment Computing sprach mit Dr. Daniela Oellers aus dem Stuttgarter Innenministerium über die Hürden bei der Einführung.

Das baden-württembergische eGovernment-Gesetz sieht vor, dass die Landesbehörden ihre Akten elektronisch führen. Wie ist der aktuelle Stand der Dinge?

Oellers: Baden-Württemberg befindet sich seit Juli 2020 im landesweiten Flächenrollout. Wir haben in der ersten Jahreshälfte 2020 mit sieben Behörden aus den unterschiedlichen Ebenen und Fachrichtungen mit einer 6-monatigen Pilotierung begonnen und direkt anschließend den Flächenrollout gestartet. In diesen ersten sechs Monaten des Flächenrollouts, also im Jahr 2020, konnten wir mehr als 3.700 Beschäftigte in die Produktion bringen. Richtig Fahrt nahmen wir im Folgejahr 2021 auf. Allein in diesem Jahr begannen ca. 10.000 Beschäftigte die Arbeit mit der E-Akte BW. Stand heute haben wir mehr als 15.300 Arbeitsplätze in 64 Behörden mit der E-Akte BW ausgestattet. Damit können wir sagen, dass unser Flächenrollout planmäßig und in hohem Tempo voranschreitet. Mit dem bisherigen Verlauf des Projektes sind wir entsprechend zufrieden und natürlich auch ein klein wenig stolz auf das bisher Geleistete.

Das klingt vielversprechend. Können Sie etwas zu den Erfolgsfaktoren Ihres Projektes sagen? Worauf kommt es an, wenn man die elektronische Akte schnell und in der Breite einführen will?

Oellers: Im Vorfeld des Rollouts haben wir uns natürlich andere Landesprojekte angesehen und uns Gedanken zu den Herausforderungen gemacht. Dabei haben wir uns auf Schlüsselfaktoren festgelegt und unser gesamtes Vorgehen danach ausgerichtet. Erster und wichtigster Faktor ist, dass alle Behörden eine vorkonfigurierte elektronische Akte im Landesstandard, die E-Akte BW, bekommen.

Die Einführung eines „fertigen“ Produktes beschleunigt die Projektlaufzeit in den Behörden und erleichtert den Betrieb und die Wartung der E-Akte BW bei unserer Betreiberin, der Landesoberbehörde IT, BITBW.

Der zweite, sehr wichtige Punkt ist, dass wir auch bei der Einführung ein Standardvorgehen für alle Behördenprojekte etabliert haben. Damit, und mit einer sehr engen Begleitung, gelingt es uns, die Behörden in nur einem Jahr Projektlaufzeit zum Rollout zu bringen.

Diese Standardisierung erlaubt es uns auch, in mehreren Behörden parallel zu starten. Hier arbeiten wir sehr erfolgreich mit sogenannten Quartalschargen, also mit Behörden, die in einem Quartal gemeinsam starten und den Projektverlauf gemeinsam – von uns begleitet – meistern.

Als dritten Erfolgsfaktor sehe ich unser Learning-Konzept. Als Flaschenhals in zeitlicher Hinsicht erweisen sich demgegenüber immer wieder Präsenzschulungen. Wir haben von Anfang an auf eLearning für alle und Präsenzschulungen für wenige gesetzt. Der Erfolg beim Rollout zeigt, dass unsere Herangehensweise sich durchaus als die richtige erwiesen hat.

Ein Großteil des Rollouts wurde unter den schwierigen Bedingungen diverser Lockdowns absolviert.

Oellers: Das standardisierte Vorgehen führt zu einer strukturierten und effizienten Vorbereitung der Behörden auf den Rollout. Die vielen Besprechungen, die dieses Vorgehen begleiten, konnten wir ohne Verzögerung von Präsenzveranstaltungen in Web-Konferenzen umstellen. Wenn man es genau nimmt, hat uns dies sogar geholfen, denn dadurch entfällt die schwierige Raumsuche und die lange Anreise für viele Beteiligte.

Die Zusammenarbeit an Dokumenten erfolgte schon vor der Pandemie über SharePoint-Räume, die wir für jedes Behördenprojekt einrichten. Unsere großen Informationsveranstaltungen, die wir mit großem organisatorischen Aufwand in Präsenz durchführten, stellten wir kurzerhand auf ein digitales Format um.

Unser Eindruck ist, dass wir dadurch sehr niedrigschwellig – die Termine stehen zur Anmeldung auf unserer Intranetseite – einen sehr breiten Kreis von Beschäftigten in der Landesverwaltung erreichen. Das Feedback, das wir in den Veranstaltungen regelmäßig bekommen und auswerten, spiegelt eine hohe Zufriedenheit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit den Formaten wider.

Bei den Präsenzschulungen, die ja doch einige Personengruppen erhalten, hat es zu Beginn der Umstellung auf das Online-Format noch etwas geholpert, aber auch hier konnten wir durch konsequente Optimierungen schnell besser werden, sodass auch in diesem Bereich das Feedback inzwischen sehr gut ist. Es gibt wirklich nur sehr wenige Bereiche, die sich nicht aus der Ferne regeln, klären, bearbeiten und erleben lassen. Nach diesen sehr positiven Erfahrungen werden wir die allermeisten Online-Formate beibehalten, da es uns einfach viel Zeit erspart und damit unsere Effizienz noch weiter steigert. Ich bedauere nur, dass die persönliche Ebene und der Aspekt des Netzwerkens in diesen Formaten etwas zu kurz kommt.

Zum Jahresende werden bereits ein Großteil der Arbeitsplätze in der Landesverwaltung über einen Zugriff zur E-Akte BW verfügen. Wie soll es danach weitergehen?

Oellers: Wir planen, bis 2024 alle 25.000 Verwaltungsarbeitsplätze in 160 Behörden mit der E-Akte BW ausgestattet zu haben. Der Rollout verlangsamt sich also etwas in den kommenden Jahren. Dies liegt daran, dass unser Parallelprojekt bei der Polizei 2022 mit der Pilotierung gestartet ist und in Teilen auf dieselben Projektressourcen zurückgreift. Hinzu kommt außerdem, dass wir uns verstärkt um die Vernetzung der E-Akte BW mit anderen Digitalisierungsprojekten, wie dem neuen Haushaltsmanagementsystem, der elektronischen Personalakte oder dem Dienstleistungsportal service-bw, kümmern.

Nach Abschluss des Rollouts werden einmal 25.000 Verwaltungsmitarbeitende mit der E-Akte BW arbeiten. Wie gehen Sie das Problem der Mitarbeiterschulung an?

Oellers: Auch nach dem Rollout ist das Thema der Schulungen natürlich nicht beendet. Es werden immer neue Beschäftigte dazu kommen, die sich die E-Akte BW erst einmal aneignen müssen. Dafür können die allermeisten das eLearning nutzen, das wir natürlich stets aktuell halten werden. Unsere Aufgabe ist es, bei größeren Anpassungen der E-Akte BW oder bei neuen Funktionalitäten im Hinblick auf unser E-Learning mitzudenken und gegebenenfalls parallel zur Entwicklung der neuen Funktionalität auch ein neues Kapitel im E-Learning zu beauftragen. Die Präsenzschulungen planen wir derzeit als Dauerangebote ein, voraussichtlich einmal im Quartal. Die betroffenen Personengruppen (Registratur und Fachadministration) können diese dann entsprechend buchen.

Welche Rolle spielt die OZG-Umsetzung im Projekt E-Akte BW?

Oellers: Die OZG-Umsetzung spielt in unserem Projekt eine mittelbare Rolle. Dreh- und Angelpunkt der OZG-Umsetzung in Baden-Württemberg ist das Dienstleistungsportal service-bw. Darüber werden also Daten hereinkommen, die – über ein Fachverfahren oder direkt – in der E-Akte BW veraktet werden müssen. Dafür haben wir eine Schnittstelle zu service-bw in Auftrag gegeben und bereits in Produktion. Insoweit ist selbstredend noch viel im Fluss, und ich bin mir sicher, dass wir noch viel Arbeit reinstecken und auch einige Federn lassen werden. Dies lässt sich beim Aufeinandertreffen solch komplexer Themen, wie Daten, Prozesse und unterschiedliche Systeme aber nicht vermeiden.

Die Interviewfragen stellte Manfred Klein

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