Definitionen Was ist Sharepoint und welche Rolle spielt es im Dokumentenmanagement?

Sharepoint ist Microsofts Lösung für gemeinschaftliches Dokumentenmanagement. Insbesondere im Zusammenspiel mit anderen Office-Lösungen des Hauses zeigt es seine Qualitäten.

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Sharepoint ist eine auf Zusammenarbeit ausgerichtete Anwendung von Microsoft, die erstmals bereits im Jahr 2001 veröffentlicht wurde – damals allerdings noch unter dem Namen „Tahoe“. 2012 folgte die Umbenennung: Sharepoint 2013 wurde Teil von Office 2013. In der 2016er-Version kam es zu einer Neuauflage für Privatanwender. Microsoft bietet aber auch einige andere Versionen für professionelle Nutzer an:

--> Sharepoint Online: Ein cloudbasierter Dienst, der sich über Office 365 aktivieren lässt

--> Sharepoint Server: Unternehmen können den Dienst über eine lokale Netzwerk Infrastruktur „Inhouse“ bereitstellen

--> OneDrive für Business-Synchronisierungen als Schnittstelle: Daten können aus Sharepoint-Dokumenten abgezogen werden.

Früher gab es zudem die Varianten „Foundationen“ und „Designer“. Microsoft hat diese allerdings mit der Veröffentlichung von Office 2016 aufgegeben.

So funktioniert Sharepoint

Die Anwendung diente ursprünglich der gemeinschaftlichen Erstellung von Webseiten. Im Laufe der Zeit hat sich der Dienst jedoch weiterentwickelt. Er ist jetzt zu einem „sicheren Ort“ für die Speicherung, die Strukturierung, die Freigabe und den Zugriff auf Informationen aller Art von unterschiedlichen Geräten nahezu jeden Typs geworden. Vereinfacht gesagt dient Sharepoint dazu, Arbeitsprozesse zusammenzuführen.

Der Dienst ist beispielsweise eine gemeinsame Schnittstelle für Word-Dokumente oder Notizen. Obwohl die gemeinschaftliche Arbeit mit Dateiformaten, die nicht originär aus dem Haus Microsoft stammen, möglich ist (zum Beispiel PDFs), funktioniert die Arbeit mit anderen Office-Lösungen doch am besten. Sich verändernde Diagramme in Präsentationen oder sonstigen Dokumenten, die mit Visio in Echtzeit aktualisiert werden, verändern sich via Sharepoint live für alle Beteiligten.

Sharepoint im Dokumentenmanagement

Die Microsoft-Lösung gestattet es, bestimmte Dokumente mit Versionsnummern, die von Nutzern gesucht werden können, sowie mit Meta-Daten zu versehen. Eine unverkennbare eAkte wird erstellt. Insbesondere in großen Bibliotheken werden Dokumente so schnell wieder auffindbar. Für Dokumente lassen sich zudem Check-Ins sowie Check-Outs erstellen. Nutzer können zudem spezifische Sichtungs-, und Freigabe-Berechtigungen für andere Nutzer erstellen. Web-Feeds und/ oder eMail-Benachrichtungen halten darüber auf dem Laufenden, wenn eine eAkte geändert wurde.

Für die Arbeit mit dem Dienst als Content-Management-System bietet die Lösung zusätzlich folgende Funktionen an:

--> Offline-Speicherung von Dokumenten in einem Entwurfsordner und automatische Synchronisierung, wenn das Gerät online geht

--> Trennung von Layout sowie Inhalt

--> Vorlagen werden bereitgestellt, die mit bestimmten Inhaltstypen kombiniert werden können

--> Die Veröffentlichung von Inhalten kann auf Termin erfolgen

--> Automatisiertes Bereitstellen von Informationen aus vorher definierten Bibliotheken beziehungsweise Publikationssystemen.

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