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Weniger Bürokratiekosten, beschleunigte und digitale Verwaltungsverfahren helfen, die deutsche Wirtschaft in Schwung zu bringen. Die Studie „Top 100 Wirtschaft 2.0“ zeigt, dass unternehmensrelevante Verwaltungsservices bisher hinter ihren Potenzialen bleiben und entwirft ein optimales Zielbild. Harald Felling, CEO der ]init[ AG und Studienersteller, stellt die wichtigsten Ergebnisse vor.

Die Wirtschaft wünscht sich Entlastung. Sie braucht einen handlungsfähigen, digitalen Staat. Unternehmen sollten sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können, statt von Bürokratie ausgebremst zu werden. Und doch steigen die Bürokratiekosten über die Jahre ebenso wie die Unzufriedenheit der Unternehmen mit dem Digitalisierungsstand der Verwaltung. Nun startet die Bundesregierung einen neuen Anlauf, Bürokratiekosten zu senken, Verwaltungsverfahren zu beschleunigen und zu digitalisieren. Mit der Studie „Top 100 Wirtschaft 2.0“ liefern wir Transparenz zum Digitalisierungsstand unternehmensbezogener Verwaltungsleistungen und konkrete Verbesserungsansätze.

Die Ergebnisse können nicht zufriedenstellen, sondern zu schnellem Handeln motivieren: Nur 20 Prozent der unternehmensrelevanten Verwaltungsleistungen sind aktuell bundesweit digital verfügbar. Bestehende Angebote sind fragmentiert, nicht einheitlich und kaum automatisiert. Trotz zahlreicher Digitalisierungsinitiativen bleibt die digitale Verwaltung für Unternehmen in Deutschland weit hinter ihren Potenzialen zurück und bietet kaum Entlastung.

Fortschreibung des OZG-Wegweisers

Bereits vor acht Jahren haben wir die erste „Top 100 Wirtschaft“-Studie für das Bundeswirtschaftsministerium erstellt. Sie identifizierte die wichtigsten Verwaltungsleistungen für Unternehmen, clusterte und priorisierte sie anschließend nach Geschäftslagen. So entstand eine zentrale Grundlagenarbeit, um Digitalisierung dort anzusetzen, wo ihr Nutzen am größten ist und sich an den Anforderungen von Unternehmen orientiert. Heute gibt es das OZG-Änderungsgesetz und mit ihm die Verpflichtung zu „Digital Only“ von Unternehmensleistungen. Zeit also, auf den Status quo der Digitalisierung und die Aussichten zu schauen.

Für die „2.0“-Version haben wir erneut mit dem Bundeswirtschaftsministerium, Bitkom, DIHK, NKR sowie weiteren Expertinnen und Experten aus Politik, Verwaltung und Wirtschaft zusammengearbeitet. Wir analysierten zunächst ­anhand des Portalverbunds Online-Gateway, wie hoch die Online-Verfügbarkeit unternehmensbezogener Leistungen in den wichtigsten Geschäftslagen ist. Um die Erfolgsfaktoren für eine wirtschaftsorientierte digitale Verwaltung zu ermitteln, wurden vom Studienteam zudem mehr als 50 digitale Verwaltungsangebote im In- und Ausland nach diversen Qualitätskriterien analysiert.

Im Anschluss haben wir in Interviews und Workshops mit Expertinnen und Experten aus Ministerien, Wissenschaft, Verbänden ­sowie mit Verwaltungs-CIOs Erfolgsfaktoren und ein Zielbild für eine wirtschaftsfreundliche digitale Verwaltung abgeleitet. Wir entwickelten einen Idealtypus, wie Online-Services für Unternehmen gestaltet sein sollten und welche Rahmenbedingungen eine wirtschaftsorientierte Verwaltung berücksichtigen muss.

Idealbild für die Zukunft

Dieser Idealtypus beschreibt eine „One-Stop-Government-Plattform“, die relevante Services für Unternehmen – orientiert an ihren Geschäftslagen – bündelt und einfach nutzbar bereitstellt. Zu diesem einheitlichen Angebot gehört auch ein zentrales Unternehmenskonto, das Zugriff auf alle Verwaltungsleistungen bietet. Standardisierte API-Schnittstellen ermöglichen die Integration in die Unternehmenssoftware und sorgen für mehr Automatisierung und Beschleunigung der Prozesse. Durch die stringente Umsetzung des Once-Only-Prinzips auf Basis einer Wirtschaftsidentifikationsnummer (W-IdNr.) wird eine register- und behördenübergreifende Nutzung von Unternehmensdaten ermöglicht. Dazu müssen die entsprechenden Register modernisiert und vernetzt werden.

In der Übergangsphase können Funktionalitäten wie eine automatische Vorbefüllung von Antragsformularen mit bestehenden Unternehmensdaten oder digitale Wallets bei der Speicherung und Weitergabe von Zertifikaten und Nachweisen helfen, die Verfahren zu vereinfachen und Unternehmen zu entlasten. Im Zielbild sollten die Verwaltungsangebote durchgehend Ende-zu-Ende-digitalisiert sein, um Automatisierung, Beschleunigung und Entlastung zu erreichen. Eine konkrete Vision, die zugleich die Frage aufwirft: Wie weit sind wir von diesem Ideal­typus entfernt?

Geringes flächendeckend digitales Angebot für die Wirtschaft

Der Realitätscheck unserer Studie zeichnet ein teils ernüchterndes Bild: Insgesamt sind – wie bereits eingangs erwähnt – nur rund 20 Prozent der relevanten Verwaltungsleistungen bundesweit digital verfügbar, und selbst diese nicht immer einheitlich. Auch zwischen einzelnen Geschäftslagen gibt es teils starke Unterschiede. Mit einer digitalen Abdeckung von 59 Prozent erreicht die Geschäftslage „Arbeitgeber sein“ den Spitzenplatz und diente damit auch als Positivbeispiel für die Erarbeitung unserer Erfolgsfaktoren.

Die Geschäftsfelder „Steuern & Abgaben“ (43 Prozent), „Logistik & Transport“ (42 Prozent) und „Statistik & Berichtspflichten“ (35 Prozent) zeigen ebenfalls Digitalisierungswerte über dem Durchschnitt. In Geschäftslagen mit vielen regulatorische Anforderungen oder komplexen Genehmigungsprozessen zeigt sich ein anderes Bild: „Bauen & Immobilien“ etwa weist mit nur 7 Prozent einen der geringsten Digitalisierungswerte aller analysierten Geschäftslagen auf. Auch die Geschäftslagen „Forschung & Entwicklung“ (8 Prozent), „Anlagen & Stoffe“ (19 Prozent) und „Unternehmensstart & Gewerbezulassung“ (13 Prozent) sind nur unterdurchschnittlich digitalisiert.

Zugleich liegen in all diesen Geschäftslagen enorme Digitalisierungspotenziale, um Unternehmen und auch Verwaltung zu entlasten und Verfahren zu beschleunigen. Für die Wirtschaft wäre wichtig, dass Genehmigungsverfahren für Immobilien, Industrieanlagen oder Energieerzeugung und -transport beschleunigt werden; dass Förderungen von Innovationen und Investitionen möglichst automatisiert und zielgruppengerecht ausgezahlt werden und Start-ups sich schnell auf ihre innovativen Ideen konzentrieren können, anstatt mit verschiedenen Behörden in Anmeldeprozessen stecken zu bleiben.

Nachholbedarf bei den Online-Services

Doch viele dieser Entlastungspotenziale bleiben ungenutzt, auch mit Blick auf die Qualität der vorhandenen digitalen Unternehmensservices. 59 Prozent der betrachteten Online-Services weisen nur eine mittlere Qualität auf. Sie können zwar grundsätzlich online abgewickelt werden, bieten aber keine intuitive Nutzerführung oder einheitlich digitalisierte Prozesse. Einzelne Verwaltungsleistungen werden oft separat digitalisiert, erst recht wenn die Verwaltungszuständigkeiten verteilt sind. Leistungen, die in einem direkten inhaltlichen Zusammenhalt stehen, werden kaum gebündelt angeboten.

Eine hohe Qualität mit weiterführenden Funktionen, Support-Angeboten und Schnittstellen für automatisierte Datenübertragungen weisen 31 Prozent der untersuchten Services auf. Zehn Prozent weisen eine niedrige Qualität auf und bieten höchstens eingeschränkte digitale Funktionalitäten.

Insbesondere bei Registermodernisierung und Once-Only besteht hoher Nachholbedarf. Unternehmen müssen viel zu oft dieselben Daten an unterschiedlichen Stellen angeben und verlieren dadurch wertvolle Zeit. Durchgängige Datenstandards und Schnittstellen sind nicht etabliert. Nachweis-Uploads sind zwar in einigen Online-Services integriert, allerdings finden auch dort weder automatisierte Datenübermittlung noch medienbruchfreie Verarbeitung statt.

Auch im Bereich des integrierten Datenaustausches bleiben große Potenziale ungenutzt. Die untersuchten Online-Services boten kaum API-Schnittstellen, um die Verwaltungsleistungen oder Informationspflichten direkt aus den Unternehmenssystemen zu bedienen. Stattdessen bedeutet „Digitalisierung“ oft noch: Einfache Online-Interaktionen, die nur an bestimmten Punkten der Prozesskette greifen. Zudem nutzen viele Online-Services nach wie vor keine zentralen und einheitlichen Basiskomponenten. Das Unternehmenskonto dient als repräsentatives Beispiel.

Was wir jetzt brauchen

Wie wird es besser? „Einheitlich“ und „unternehmensorientiert“ sind die Schlüsselworte dafür, wie ein digitales Verwaltungsangebot für die Wirtschaft aussehen sollte. Gemeinsam und über Behördengrenzen hinweg (sei es im Bund und mit den Ländern) sollte ein offenes, standardisiertes Ökosystem geschaffen werden: mit einheitlichen Schnittstellen, definierten Datenstandards und registerbasiertem Datenaustausch. Daraus könnte eine echte Deutschland-Plattform entstehen.

Voraussetzung ist eine zentrale Steuerung mit klarer Governance, messbaren Zielen und transparentem Monitoring. Dafür braucht es gemeinsame Infrastrukturen und Architekturen, also eine zentrale Plattformstruktur nach dem Prinzip des „Deutschland-Stacks“, ergänzt um einen API-Katalog. So ließe sich über offene Standards eine durchgängige Integration mit Unternehmens-IT und bestehenden Fachverfahren ermöglichen. Mit der Umsetzung dieses Zielbildes können wir schon sofort starten und auch schnell konkrete Erfolge erzielen.

• 1. Bestehende, gut funktionierende Lösungen, ob im Bund oder den Ländern, sollten konsequent und verbindlich nachgenutzt werden. Vorhandene digitale Angebote sollten eingebunden werden und so die Grundlage für ein integriertes Plattform-Ökosystem mit einheitlichem Zugang bilden.

• 2. Wir müssen bei der Modernisierung und Digitalisierung unternehmensrelevanter Register wesentlich mehr Fahrt aufnehmen, um Automatisierungspotenziale zu erschließen.

• 3. In den priorisierten Geschäftslagen wie Gründung, Genehmigungen oder Förderung sollten Verfahren systematisch für den digitalen Vollzug optimiert werden. Harmonisierungs-, Bündelungs- und Automatisierungspotenziale können in Digital-Praxischecks identifiziert und in MVPs schnell umgesetzt und digitalisiert werden.

Mit dem neuen Bundesministerium für Digitalisierung und Staatsmodernisierung haben wir jetzt eine zentrale Stelle, die diese Themen gebündelt angeht, inklusive Bürokratieabbau und Deutschland-Stack. Wichtig ist dabei, die Perspektive der Unternehmen einzubeziehen. Ich denke, die Erkenntnisse aus unserer Studie „Top 100 Wirtschaft 2.0“ leisten einen guten Beitrag für die weitere Diskussion und die nächsten Schritte auf dem Weg zu einem besseren digitalen Staat für die Wirtschaft.

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