Bis zu 80 Prozent Einsparpotenzial bei der Rechnungsverarbeitung

Die Einführung von elektronischem Rechnungsaustausch und automatisierter Rechnungsverarbeitung ist ein wichtiger und notwendiger Schritt für die Öffentliche Verwaltung.

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Bereits 2002 hat die Bundesregierung die nationale Nachhaltigkeitsstrategie „Perspektiven für Deutschland“ verabschiedet. Danach sollen zukünftig Prozesse effizienter gestaltet, Bürokratie abgebaut und Kosten eingespart werden. Einsparpotenziale finden sich dabei in den vielfältigsten Bereichen – auch in der Verarbeitung von Rechnungen, die in jeder Organisation anfallen. Laut einer aktuellen Bitkom-Studie beträgt das Rechnungsaufkommen in Deutschland mehr als 32 Milliarden Rechnungen pro Jahr.

Personal und Zeit

Davon gehen über 90 Prozent nach wie vor in Papierform ein – im öffentlichen Sektor jährlich etwa 204,9 Millionen Rechnungen *. Diese Rechnungen werden zum Großteil noch immer manuell verarbeitet. Pitney Bowes beziffert ein Einsparpotenzial von 6,50 Euro pro Rechnung, durch die Digitalisierung und anschließende automatische Verarbeitung dieser Rechnungen. Folgt man diesen Ergebnissen, können in staatlichen Institutionen mehrere hundert Millionen Euro bei der Rechnungsverarbeitung eingespart werden.

Das unterstreicht auch Jürgen Biffar, Mitglied im Hauptvorstand des Hightech-Verbands Bitkom: „Gegenüber manueller Bearbeitung können 70 bis 80 Prozent der Kosten eingespart werden.“ Rechnungen, die in digitaler Form vorhanden sind, können elektronisch ­weiterverarbeitet werden. Rechnungseingang, Validierung der Rechnungsdaten und sogar Freigabe und Zahlung lassen sich weitestgehend automatisieren – der Personal- und Zeitaufwand pro Rechnung sinkt deutlich.

Ein Eingreifen durch einen Sachbearbeiter ist dann nur noch in Ausnahmefällen notwendig. Wenn beispielsweise wegen der schlechten Scanqualität Daten auf einer Rechnung nicht korrekt erkannt wurden.

Mithilfe automatischer Rechnungsverarbeitung können im Öffentlichen Sektor langfristig Bürokratie abgebaut und Kosten gesenkt werden. Die freigewordenen Steuergelder können Kommunen und Städte dann in wichtige soziale Projekte investieren.

CO₂-Bilanz

Doch nicht nur ökonomisch lohnt sich der Wechsel zur automatischen Rechnungsverarbeitung. Auch die Umwelt darf sich freuen. Denn elektronisch verarbeitete Rechnungen schneiden bei der CO₂-Bilanz wesentlich besser ab als manuell verarbeitete Papierrechnungen. Weist eine komplett papierbasierte Rechnung etwa 100 Gramm Kohlendioxid in der Bilanz auf, so kann eine rein elektronisch verarbeitete Rechnung diesen Wert um fast 50 Prozent reduzieren. Bei 204,9 Millionen Rechnungen pro Jahr kann die deutsche Verwaltung mehr als 10 Tonnen CO₂-Emissionen vermeiden *.

Die Einführung von elektronischem Rechnungsaustausch und automatisierter Rechnungsverarbeitung ist also ein wichtiger Schritt. Eine zunehmend große Rolle spielt in diesem Zusammenhang das ZUGFeRD-Format. Mehr zu diesem Standard für die elek­tronische Rechnungsverarbeitung erfahren Sie in unserem Interview mit Markus Pichler, einem führenden Experten im Bereich Rechnungseingangsverarbeitung.

Das Interview finden Sie auf der nächsten Seite.

* Quellen:

PDF „Warum eRechnung?“

PDF „Mythen der eRechnung“

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