Föderales Informationsmanagement Ein Baukasten optimiert die Prozesse der öffentlichen Verwaltung

Mit dem Projekt Föderales Informationsmanagement (FIM) soll sowohl auf fachlicher als auch auf technischer und organisatorischer Ebene eine Infrastruktur geschaffen werden, die Informa­tionen zu Verwaltungsverfahren erfasst und b­ereitstellt. Damit werden die Voraussetzungen für einen effizienten und effektiven Betrieb von E-Government-Anwendungen aller föderalen Ebenen geschaffen.

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Am 17. Mai 2012 gaben das Ministerium der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt und das Bundes­ministerium des Innern den Startschuss für das Steuerungsprojekt des IT-Planungsrates „Föderales Informationsmanagement (FIM)“. Wesentlicher Ausgangspunkt für das Projekt sind die positiven Erfahrungen aus der Zusammenarbeit von Bund und Ländern bei der Erarbeitung des Leistungskataloges der öffentlichen Verwaltung (LeiKa).

Sachsen-Anhalt war hier federführend für die Analysen zur Ver­einheitlichung von Informationen und deren Auswertung verantwortlich. In der Folge entstand für die öffentliche Verwaltung ein Standardisierungs­rahmen, der nahezu analog auf Formulare und Prozesse angewendet werden kann. Zudem wird damit der redaktionelle Aufwand – trotz höherer Qualität – beim Beschreiben von Informationen in Verwaltungs­verfahren gesenkt.

Der Wert von Informationen ist heute unum­stritten. Bereits der Begriff Informationsgesellschaft charakterisiert die Bedeutung und unterstreicht, welche Erwartungen die Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen an die Informationen – auch der öffentlichen Verwaltung – haben. Korrektheit, Verständlichkeit, Aktualität sowie ein schneller und einfacher Zugang sind nur einige der Anforderungen. Die Verwaltung wandelt sich immer mehr zum Dienstleis­ter. Der Bedarf an standardisierten Informationen wächst zunehmend.

Das Projekt FIM verfolgt deshalb das Ziel, Informationen zu Verwaltungsvorgängen zwischen Bund, Ländern und Kommunen auf freiwilliger Basis zu harmonisieren. Um die Ansprüche an ein service­orientiertes Verwaltungshandeln zu erfüllen, inves­tiert die Verwaltung viel in ihr Informationsmanagement. Zum einen in geeignete Hard- und Software, zum anderen – und darum geht es beim FIM vorrangig – muss in Erstellen und Pflege der Informationen investiert werden.

Viele Verwaltungen pflegen ihre Informationen zu Verfahren derzeit selbst. Die Informationen liegen dabei in den Verwaltungen in sehr unterschiedlichen Formen vor. Wichtig für einen zuverlässigen Verwaltungsservice ist jedoch, dass gleiche Inhalte auch gleich beschrieben werden.

Genau hier setzt FIM an. Mit fachlichen und technischen Standards wird ein Informationsmanagement aufgebaut, das alle föderalen Ebenen beim I­nformationsaustausch untereinander und mit den Bürgerinnen und Bürgern im Verwaltungsverfahren unterstützt.

Wesentlich für ein Verwaltungsverfahren sind:

» die Leistungsbeschreibung

Sie informiert Bürgerinnen und Bürger sowie Wirtschaft über Leistungen der öffentlichen Verwaltung (Kundensicht).

» das Formular

Damit beantragen Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen eine Leistung unter Angabe verschiedener Informationen.

» sowie der Prozess

Der Antrag über ein Formular initiiert einen Prozess der Leistungserbringung innerhalb der Verwaltung, an dessen Ende in der Regel ein Bescheid zugestellt wird (Verwaltungssicht).

Ziel des Föderalen Informationsmanagements ist es, diese drei Bausteine in enger Kooperation mit den Vorhaben LeiKa und Nationale Prozessbibliothek (NPB) sowie anderen Initiativen zu harmonisieren und zu verzahnen.

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