Onlinezugangsgesetz BAföG Digital: Eine OZG-Erfolgsgeschichte

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Seit Oktober 2020 können Anspruchsberechtigte die gesetzliche Ausbildungsförderung digital noch einfacher beantragen. Harald Felling, Vorstandsvorsitzender der ]init[ AG, blickt auf das OZG-­Projekt zurück. Für Bund und Länder brachte das Unternehmen den Online-Antrag im Austausch mit den Nutzern auf den Weg.

Bis Mitte März 2021 wurden rund 20.000 BAföG-Anträge über das neue Antragsportal www.bafoeg-digital.de gestellt. Das ist eine beeindruckende Zahl für einen fünf Monate jungen Online-Service der Verwaltung, der bislang in fünf Pilot-Bundesländern freigeschaltet ist. Beeindruckend ist aber auch die Gemeinschaftsleistung der Projektbeteiligten in Bund und Ländern, die bei der Digitalisierung der Verwaltungsleistung Hand in Hand arbeiteten.

Federführend übernahmen Sachsen-Anhalt und das Bundesministerium für Bildung und Forschung, mit der ]init[ AG als Projektdienstleister, die Konzeption und Entwicklung. Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat steuerte das OZG-Programmmanagement und finanzierte die Entwicklung des digitalen Antrags. Entsprechend dem Prinzip „Einer für Alle“ wird der zentral entwickelte Online-Antrag allen Bundesländern zur Verfügung stehen, sobald die jeweiligen Länder an das Verfahren angeschlossen sind.

Impulsgeber: OZG und BAföG-Reform

Mit der BAföG-Reform von 2016 waren die Länder verpflichtet, den Zugang zum BAföG zu erleichtern. In der Folge stellten die Bundesländer unterschiedliche elektronische Angebote bereit. Die Umsetzungen beschränkten sich größtenteils auf Ausfüllhilfen für PDF-Formulare, die Nutzerinnen und Nutzer wenig bei der Navigation durch den Antrag unterstützten und nicht den Erwartungen an einen attraktiven digitalen Service entsprachen. Die geringen Nutzungszahlen machten deutlich, dass die Komplexität des Antrags einer umfassenderen Modernisierung bedarf.

Das Onlinezugangsgesetz bot Bund und Ländern den geeigneten Rahmen, gemeinsam an einem einheitlichen und nutzerfreundlichen Online-Antragsassistenten zu arbeiten. Dementsprechend wurde der BAföG-Antrag im OZG-Themenfeld Bildung als die Leistung mit dem höchsten Umsetzungspotenzial priorisiert und dort als erste in einem OZG-Digitalisierungslabor bearbeitet. Das Ziel: BAföG Digital soll den Nutzerinnen und Nutzern ein deutlich vereinfachtes, intuitiv bedienbares Erlebnis und eine vollständig medienbruchfreie Antragstellung ermöglichen.

Die Zielgruppe prägte die Gestaltung, die Bedienung sowie die Funktionen des neuen Antragsassistenten von Anfang an mit. Hauptformat der nutzerzentrierten Konzeption war ein Digitalisierungslabor, in dem OZG-Fachberater und UX Designer von ]init[ den kreativen Austausch der Stakeholder in mehreren agilen Design Sprints moderierten und strukturierten. Beteiligt waren nicht nur BAföG-Expertinnen und -Experten des Bundesministeriums für Bildung und Forschung sowie der Länder.

Auch die Fachleute der Studierendenwerke brachten ihre Expertise ein. Zudem wurden Studierende in die Workshops einbezogen, um das Ergebnis schon in dieser frühen Phase dicht am Bedarf der zukünftigen Zielgruppe auszurichten. Erste Klick-Prototypen wurden von Sprint zu Sprint von Studierenden, Schülerinnen und Schülern sowie Eltern umfangreich getestet und weiterentwickelt. Optimierungspotenziale und weitere Bedarfe konnten so frühzeitig identifiziert und eingearbeitet werden.

Ein agiles und iteratives Vorgehen bestimmte auch die Entwicklung des Minimum Viable Product (MVP). Als technische Minimallösung demonstrierte es die Funktionalität des Antragssystems schon in einer sehr frühen Phase. Quantitative und qualitative Anwendungstests förderten die MVP-Umsetzung im Sinne einer nutzerfreundlichen Gesamtlösung bis hin zur Pilotversion.

Das System vereinfacht dabei nicht nur die Beantragung von BAföG durch die Nutzerinnen und Nutzer, sondern auch die Bearbeitung in den BAföG-Ämtern. Ein standardisierter Datenaustausch befördert und beschleunigt digitale Prozesse und verkürzt die Bearbeitungszeit. Zudem sorgt ein digitaler Rückkanal für den Status der Antragsbearbeitung für Transparenz zwischen Antragstellenden und Sachbearbeitenden.

Perspektive

Dank einer zügigen Umsetzungsplanung konnte BAföG Digital bereits Ende Oktober 2020 in den Pilotländern Sachsen-Anhalt, Nordrhein-Westfalen, Hessen, Berlin und Rheinland-Pfalz in den Betrieb gehen. Bereits nach einer Woche wurden über 1.000 Anträge und innerhalb der ersten drei Monate über 10.000 Anträge online gestellt. Zwischenzeitlich haben neun weitere Länder die Verwaltungsvereinbarung unterzeichnet. Sie werden in den kommenden Wochen und Monaten die Antragstellung über BAföG Digital anbieten. Damit kommt der Online-Antrags­assistent dem Ziel einer bundesweit einheitlichen Lösung schnell näher.

Bereits während der Pilotphase wird BAföG Digital weiterentwickelt. Im sich anschließenden Regelbetrieb werden dann weitere Formblätter digitalisiert, die Funktionalität für Antragstellende sowie Eltern und Partner erweitert. Auch die digitale Zustellung der Bescheide und die Registeranbindung sind in Ausbaustufen geplant. Mit BAföG Digital wurde nicht nur eine Blaupause für die Umsetzung einer „Einer für Alle-Lösung“ geschaffen. Auch bei der Digitalisierung weiterer Förderleistungsanträge wie etwa des Aufstiegs-BAföG (AFBG) kann auf den Erfahrungen und Entwicklungen von BAföG Digital aufgesattelt werden.

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