Unter Zeitdruck von Docker zu Kubernetes Wie das LAF MV seinen IT-Servicedesk neu „orchestriert“ hat

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Im Jahr 2023 begann das Landesamt für Finanzen (LAF) Mecklenburg-Vorpommern, die IT-Service-Prozesse zu modernisieren. Doch was mit der Einführung eines Ticketsystems seinen Anfang nahm, sollte nur wenig später in einer Kubernetes-Migration münden.

Als Jan Winkler, Leiter des Dezernats für IT-Grundsatz und IT-Service im LAF Mecklenburg-Vorpommern, die Modernisierung des IT-Service auf den Weg brachte, ging es zunächst um eine überschaubare Aufgabe: Ein funktionierendes Ticketsystem on-premises, also auf eigenen Servern einzuführen und gewachsene Abläufe zu strukturieren. Als Sozialpädagoge hatte der 42-jährige zuvor in der Strafjustiz gearbeitet. Er hat nicht nur einen ganz eigenen Blick auf die IT, sondern beschreibt komplexe Themen auch gerne anschaulich: „Ich musste die ganze Zeit an eine Kastanie denken, aus der langsam ein Baum entspringt.“

Die IT-Mitarbeiter des LAF setzten vor dem Umbruch auf Microsoft-Office-Tools, um ihr Servicemanagement zu bewerkstelligen. Doch damit stießen sie immer öfter an ihre Grenzen. Nun sollte eine vollständige ITSM-Lösung her, aber mit einem möglichst behutsamen Übergang: „Die Modernisierung des Servicemanagements ist eher eine Organisationsveränderung und hat für mich weniger mit IT zu tun. Und da viele Vorgänge in unserem Haus in Stein gemeißelt sind, wollten wir es unseren rund 350 Mitarbeitern so einfach wie möglich machen“, erklärt Winkler.

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„Keep it simple and stupid“ war sein Motto, um einen Stillstand zu vermeiden. Schließlich kümmert sich das Landesamt beispielsweise um den Einzug öffentlicher Forderungen, die Reisekostenbearbeitung oder um die Auszahlung der Bezüge an Beamte, Angestellte und Versorgungsempfänger.

Der Weg zum Aha-Moment

Die Mitarbeiter des IT-Dezernats begaben sich auf die Suche nach der für sie passenden IT-Service-Management-Software. Sie entschieden sich für die Open-Source-Lösung KIX, und im Frühjahr 2023 konnte die Arbeit mit dem neuen System beginnen. Jan Winkler und sein Team hatten sich keinen Masterplan überlegt – sie wollten bewusst pragmatisch vorgehen: einfach loslegen, Dinge ausprobieren und auch vor Fehlern nicht zurückschrecken. Und vor allem: Als Menschen sichtbar bleiben.

Trotz eines zentralen Postfachs sind alle Mitarbeiter auch heute noch direkt erreichbar. Die Lösung sollte unterstützen, nicht für Distanz sorgen. Wichtiger als die Technik war für Jan Winkler aber die Akzeptanz. Und in den ersten Wochen begleitete ihn stets ein Gefühl der Unsicherheit. Sind alle Mitarbeiter wirklich glücklich mit der Entscheidung, haben sie die Abläufe verinnerlicht? Seinen Aha-Moment erlebte Böhm, als er in einem Ticket keine Dokumentation finden konnte und eine Kollegin danach fragte: „‚Aber Jan‘, sagte sie, ‚das ist doch eine Unteraufgabe, da findest du doch alles.‘ In dem Moment wusste ich: Wir haben es geschafft“, so Winkler.

In den darauffolgenden Monaten bekam der imaginäre „ITSM-Baum“ nicht nur die ersten Zweige, vielmehr entwickelte sich das Open-Source-System zum zentralen Arbeitsinstrument des IT-Service. Die Plattform wird inzwischen nicht nur für Tickets genutzt, sondern auch für technische Dokumentation, Vertrags- und Zertifikatsmanagement, Nutzeranleitungen sowie für Störungs- und Assetmanagement. Bereits im ersten Jahr bearbeitete das Team rund 1.750 Tickets und erfasste etwa 1.500 Assets, inzwischen sind es rund 2.600 Tickets und 2.800 Assets.

Unter Zeitdruck zur neuen Infrastruktur

Mit der wachsenden Bedeutung der Lösung stiegen auch die Anforderungen. Die Plattform hatte sich zu einem kritischen Fachverfahren des IT-Service entwickelt, das somit höhere Sicherheitsanforderungen einschließlich BSI-Grundschutz erfüllen musste. Gleichzeitig stand das Dezernat im November 2024 vor einem personellen Umbruch: Einer der beiden zuständigen Kollegen wollte sich beruflich neu orientieren, der andere stand kurz vor der Rente. Für Jan Winkler ein großes Problem: „Mein Baum hatte quasi Feuer gefangen.“

Die Problemlösung bestand in einer Zusammenarbeit mit dem IT-Landesdienstleister DVZ, der bereits Erfahrung mit Container-Infrastrukturen hatte. Allerdings arbeitete das DVZ mit Kubernetes, während die ITSM-Plattform beim LAF bis dato mit Docker betrieben wurde. Ein weiterer Tropfen Öl ins Feuer, das möglichst schnell gelöscht werden musste. Die erfahrenen Kollegen standen nur noch bis Ende Januar 2025 zur Verfügung.

Der Dezernatsleiter bat schließlich den Hersteller um Hilfe, bei dem sich René Böhm, Mitgründer und Head of Research & Development, der Sache annahm. Doch auch dort war so ein Projekt nicht alltäglich, weil fast alle Kunden und Partner auf Docker setzten, während Kubernetes eher die Ausnahme bildete. „Wir sehen aber, dass unsere Kunden immer öfter Lösungen suchen, die sozusagen Enterprise-ready sind“, so Böhm, der das Problem wie folgt veranschaulicht: „Ich vergleiche Docker und Kubernetes immer mit einem Golf und einem Lkw. Beide bringen einen ans Ziel, bieten aber unterschiedliche Nutzungsmöglichkeiten. Und einer ist viel schwerer zu fahren als der andere.“

Docker war 2013 als freie Software erschienen. Der Fokus lag und liegt auf DevOps, Automation, der Unterstützung agiler Prozesse und einem einfachen Deployment. Letzteres ist für die Entwicklung von Containern ein großer Vorteil, in größeren Infrastrukturen stößt der Ansatz hingegen schnell an seine Grenzen. Adressieren lässt sich dies durch Orchestrierungstools wie Docker Swarm oder das ursprünglich von Google erdachte, mittlerweile aber ins „Portfolio“ der CNCF (Cloud Native Computing Foundation) gewechselte Kubernetes. Das auch K8s abgekürzte Tool wurde 2014 veröffentlicht und ist deutlich komplexer aufgebaut. Es eignet sich vor allem für die Orchestrierung, das Management und den Betrieb großer Container-Landschaften im Enterprise-Bereich.

Für das Projekt waren daher einige technische Anpassungen nötig. Die bestehenden Container mussten so verändert werden, dass sie in einer Kubernetes-Umgebung zuverlässig starteten und aktualisiert werden konnten. Außerdem galt es zunächst, eine geeignete Entwicklungs- und Testinfrastruktur aufzubauen. Durch die Vorarbeit des DVZ gab es bereits Helm-Charts, also standardisierte Softwarepakete, die jedoch an die Start- und Update-Routinen in den zugrunde liegenden Container-Images von KIX angepasst werden mussten.

Zusammen mit einem Partner richteten Böhm und seine Kollegen eine Referenzumgebung ein, um die Migration zu testen. „Da wir eigentlich kein Kubernetes-Dienstleister sind, mussten wir vor allem die Problemstellen identifizieren, recherchieren und lernen. Und das möglichst schnell, schließlich lagen Weihnachten und der Jahreswechsel mitten im Projekt“, so Böhm. Nach einer Mischung aus Rückschlägen und Durchbrüchen konnte das Team schließlich Mitte Januar das erste Test-Release liefern. Die finale Migration erfolgte im März in enger Abstimmung zwischen LAF und DVZ. Damit war der kritische Übergang geschafft.

Der Baum wächst weiter

Das Projekt war für alle Beteiligten ein absoluter Sonderfall, für Jan Winkler vor allem ein Beispiel für funktionierende Zusammenarbeit und klare Priorisierung unter schwierigen Bedingungen. Alle Beteiligten mussten sich Wissen aneignen und neue Wege beschreiten. „Ich bin wirklich dankbar dafür, wie flexibel und zielstrebig alle Teams auf unser herausforderndes Anliegen reagiert und zusammengearbeitet haben.“ Auch René Böhm zieht eine positive Bilanz: „ITSM und Kubernetes ergänzen sich wunderbar. Wenn die Vorarbeit und die Anpassungen stimmen, kann die Kombination für Bereiche mit sehr hohen Sicherheitsanforderungen optimal sein.“

Für das LAF bedeutet die Migration mehr Betriebssicherheit und eine stabile Grundlage für die Weiterentwicklung des IT-Service. Das Ticketsystem soll künftig in weiteren IT-Dezernaten eingeführt werden, wodurch zusätzliche Nutzer hinzukommen. Geplant sind außerdem Schnittstellen zum Landesdienstleister sowie der Ausbau eines Self-Service-Portals, um übergreifende Prozesse wie Umzüge oder Beschaffungen strukturierter abzubilden. Auch eine Integration weiterer Verwaltungsbereiche, etwa der Raum- und Möbelverwaltung, wird geprüft. Der von Böhm herangezogene Baum, schon lange kein zartes Pflänzchen mehr, darf also weiter austreiben und neue Früchte tragen.

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