gesponsertVon Papier zu digital Verwaltung sicher und effizient transformieren

Für öffentliche Verwaltungen ist die Digitalisierung eine Chance zur Transformation: Sie ermöglicht größere Effizienz, Flexibilität und Nachhaltigkeit und bietet Bürger:innen dabei mehr Transparenz, Zugänglichkeit und Servicequalität.

Diese Chance geht jedoch mit Herausforderungen einher – kontinuierlich wechselnde gesetzliche Anforderungen und die Verwaltung umfangreicher Papierbestände müssen bedacht werden.

Um die Zukunft zu gestalten, müssen Behörden zunächst verantwortungsvolle Verwalter ihrer Vergangenheit sein. Erfahrung ist dabei entscheidend. Als weltweit führender Spezialist für Informationsmanagement mit mehr als sieben Jahrzehnten globaler Expertise ist Iron Mountain ein bewährter Partner öffentlicher Institutionen auf ihrem Weg der Digitalisierung.

Der Weg der Stadt Bonn in die digitale Verwaltung

Bei Behörden werden Zeitpunkt und Tempo von Digitalisierungsprojekten häufig durch konkurrierende Prioritäten vielfältiger Anforderungen erschwert. Für die Stadt Bonn wurde die notwendige Auslagerung der Aktenbestände im Zuge eines Umzuges bis Ende 2027 zum Ausgangspunkt einer umfassenden digitalen Transformation. Gemeinsam mit Iron Mountain nutzt die Stadt diese Situation, um die Digitalisierung ihrer Akten und Verwaltungsprozesse deutlich zu beschleunigen.

Um dieses Ziel zu erreichen, beauftragte die Stadt Bonn Iron Mountain mit der Verwaltung von 22 Kilometern physischer Akten. Die Digitalisierung verschiedenster Dokumenttypen – von Post-it-Notizen bis zu übergroßen Bauplänen – war nötig, um teure Lagerflächen zu reduzieren und die Grundlage für modernes, digitales Arbeiten zu schaffen. Gleichzeitig ermöglicht sie medienbruchfreie Prozesse, beschleunigt die Bürgerbedienung und schafft für rund 2.000 Mitarbeitende die Voraussetzungen für flexibles Arbeiten.

Gestartet ist das Projektteam mit Pilot-Scanprozessen und digitalen Genehmigungsworkflows. Mittlerweile hat Iron Mountain etwa 4,5 Millionen Blätter erfolgreich digitalisiert, wobei insgesamt 14 Kilometer Dokumente in diesem Schritt beauftragt wurden. Die Umstellung bringt bereits erhebliche langfristige Vorteile mit sich: erweiterte Volltextsuche, nahtlose Zusammenarbeit über Medienformate hinweg und Einsparungen bei teuren Papierversandkosten. Letztlich ist diese Initiative ein Grundstein auf dem Weg der Stadt zu ihrer Vision einer vollständig digitalen Verwaltung.

Mit Iron Mountain Transformation gestalten

Iron Mountain liefert maßgeschneiderte Dokumenten- und Datenmanagementlösungen für Behörden. Das Unternehmen befähigt sie damit, ihre Informationen rechtssicher zu archivieren, professionell zu scannen und nahtlos in bestehende Verwaltungssysteme zu integrieren.

Als TR-RESISCAN-zertifizierter Dienstleister ermöglicht Iron Mountain Behörden das rechtssichere ersetzende Scannen von Dokumenten bis zur Schutzklasse „sehr hoch“. Dadurch können Unternehmen und Behörden schneller auf Anfragen reagieren, Vorschriften einhalten und ihre Daten vollständig vor unbefugtem Zugriff schützen. Während sich die Welt weiterentwickelt, hilft Iron Mountain Organisationen dabei, Schritt zu halten. Das Unternehmen beobachtet legislative und regulatorische Entwicklungen, gibt Orientierung und stellt die fortlaufende Einhaltung von Compliance-Anforderungen sowie den Datenschutz in der gesamten Organisation sicher.

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