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gesponsertDokumentenscanner Success Story „Das beste Geschenk, das man uns im Post- und Rechnungseingang machen konnte“

2 min Lesedauer

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InoTec Organisationssysteme – Production Scanners Made in Germany

Die Stadt Fellbach will eigentlich nur ihren in die Jahre gekommenen Dokumentenscanner für den Rechnungs-eingang ersetzen – und entdeckt dabei die Möglichkeiten, die ein Premium-Scanner bietet.

Entschied sich für einen InoTec SCAMAX® 3x1: Jonathan Hof, ­Hauptamt | Organisation und zentrale Dienste.(Bild: Große Kreisstadt Fellbach / DATAWIN GmbH)
Entschied sich für einen InoTec SCAMAX® 3x1: Jonathan Hof, ­Hauptamt | Organisation und zentrale Dienste.
(Bild: Große Kreisstadt Fellbach / DATAWIN GmbH)

In der Fellbacher Scanstelle gehen täglich bis zu 200 Dokumente ein – vor allem Briefe, Rechnungen, Arbeitszeitnachweise und Durchschläge. Um Skonto-Nachlässe zu realisieren, müssen die Dokumente taggleich gescannt werden. Hierfür benötigt die Scan-Operatorin im Schnitt vier Stunden.

Unzuverlässiger Scanner gefährdet Scan-Ziele

Der Scanner wird dabei zunehmend zum Nadelöhr: Sein interner Speicher muss mehrmals pro Schicht geleert werden. Das zum Teil stark zerknitterte Beleggut führt immer wieder zu Papierstaus, die händisch behoben werden müssen.

Und nicht selten fällt der Scanner komplett aus.

„Der alte Scanner hat uns einfach ausgebremst. Das war im Tagesgeschäft nicht tragbar. Wir brauchten dringend einen leistungsstarken Scanner – auch um uns für zukünftige Themen wie TR-RESISCAN besser aufzustellen“, fasst der Projektverantwortliche Jonathan Hof zusammen.

Mit Hilfe von Scanner-Experten erstellt Hof ein klares Anforderungsprofil: An oberster Stelle stehen Zuverlässigkeit, Anwenderfreundlichkeit und Bildqualität. Gemischte Stapel, sehr dünnes Papier und zerknitterte Dokumente sollen ohne Geschwindigkeitseinbußen verarbeitet werden. Die Bedienung soll einfach und intuitiv sein – im Regelbetrieb, aber auch bei der Fehlerbehebung, Reinigung und Wartung. Zudem soll der Scanner Trennblätter automatisch aussortieren und gescannte Dokumente mit einem Aufdruck versehen.

Eine besondere Anforderung betrifft den Hersteller-Service: Bei einer nicht selbst zu behebenden Störung will Hof in Stundenfrist einen Experten vom Hersteller am Telefon haben – „schließlich ist der Eingangsscan essenziell für den reibungslosen Ablauf zahlreicher nachgeschalteter Prozesse.“

Systemhäuser mit klarer Scanner-Empfehlung

Mit dem Anforderungsprofil geht Hof auf Hersteller und Systemhäuser zu. Zwei von drei Herstellern sagen ihm sofort ab. Die Systemhäuser empfehlen ihm unisono die gleiche Marke: „Das Bild, das sich ergab, hätte klarer nicht sein können: Alle Hersteller bis auf InoTec sagten: Das können wir nicht. Und alle Systemhäuser sagten: Das kann nur ein InoTec SCAMAX®.“

Die Stadt Fellbach entscheidet sich für das kompakteste Modell der SCAMAX® Familie: den Desktop-Scanner InoTec SCAMAX® 3×1, der für drei- bis fünfstellige Tages-Durchsätze ausgelegt ist. Nur zwei Wochen später wird der Scanner installiert und das Scan-Personal eingewiesen. Sechs Wochen lang testet die Stadt den Scanner im realen Betrieb, dann erfolgt der Zuschlag. Das Urteil der Scan-Operatorin fällt deutlich eher: „Den geben wir nicht mehr her!“

„Auf jeden Fall die richtige Entscheidung“

Ein Jahr nach der Inbetriebnahme ist Hof rundum zufrieden: „Der Scanner läuft stabil und macht genau das, was wir brauchen. Gerade im täglichen Betrieb merken wir den Unterschied deutlich. Eine Scan-Operatorin sagte mir, der SCAMAX® 3×1 sei ‚das beste Geschenk, das man uns im Post- und Rechnungseingang machen konnte‘.“

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