Stadt Lage modernisiert ihre Verwaltung

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Automatische Plausibilitätsprüfungen

Die neuen online-basierenden Prozesse laufen immer ähnlich ab: Nach Eingabe der Daten übergibt das System diese automatisiert in das entsprechende Fachverfahren. Weil der Sachbearbeiter so nur noch die Richtigkeit prüfen muss, ist der Verwaltungsvorgang deutlich schneller erledigt, wovon beide Seiten – Bürger und Verwaltung – profitieren. In Kürze beantragen die Einwohner mittels eines Online-Formulars zum Beispiel ihr Wohngeld. Plausibilitätsprüfungen und Kontexthilfen minimieren dabei mögliche Fehler, die beim Ausfüllen entstehen können. Architekten und Bauunternehmen werden ebenfalls bereits in diesem Jahr Genehmigungsanträge für das Einrichten von Baustellen per Internet abgeben können.

Ein eigenes Portal stellt dabei sicher, dass nur berechtigte Unternehmen und Freiberufler Zugang erhalten. Zu den ersten internen Verfahren, die realisiert werden, wird eine webbasierende Rechnungsbearbeitung auf der Basis von SharePoint Server 2007 gehören. Dadurch werden Kostenbelege digitalisiert und zentral im Bereich Finanzwesen abgearbeitet – die Tage des Botendienstes auf dem Rathausplatz sind gezählt. Schritt für Schritt sollen weitere Verfahren folgen. Neben den vielversprechenden finanziellen Einsparpotenzialen bedeutet die Realisierung des Portals auch eine Optimierung der vorhandenen Prozesse, da diese vor der Digitalisierung in ihrer Effizienz geprüft werden.

Das neue System rechnet sich

Die Vorteile des neuen Systems liegen also klar auf der Hand. Dadurch, dass die ausgewählten Verfahren elektronisch verfügbar und zu bearbeiten sind, kann wertvolle Zeit gespart werden. Davon profitieren nicht nur Verwaltungsmitarbeiter, sondern auch Bürger und Unternehmen. Das neue System spart jedoch nicht nur enorm viel Zeit und Aufwand, es rechnet sich auch finanziell: Beispielsweise beträgt bei rund 600 Erstanträgen auf Wohngeld das jährliche Einsparpotenzial für die Stadt Lage allein in diesem Bereich rund 8.000 Euro, wie eine Vorabprognose ergab. Insgesamt liegen in der Abbildung der acht zuvor identifizierten wichtigsten Bereichen Einsparpotentiale von rund 90.000 Euro.

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