Stadt Lage modernisiert ihre Verwaltung

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Die Stadt Lage hat sich daher entschieden, in einem Großprojekt in Zusammenarbeit mit dem Kommunalen Rechenzentrum Ravensberg Minden Lippe (krz) die Verwaltungsprozesse nachhaltig zu optimieren. Im Rahmen dieser Modernisierung soll ein Online-Portal aufgebaut werden, das Abläufe und Prozesse für alle Beteiligten optimiert. In diesem sollen nicht nur Bürger und Firmen Genehmigungen beantragen können, sondern es soll auch ermöglichen, dass die internen Abläufe der Verwaltung wie der zentrale Einkauf und die Abstimmung zwischen den Fachbereichen darüber abgewickelt werden können. Um die Änderungen in den Verwaltungsprozessen optimal an die Bedürfnisse der Verwaltungsmitarbeiter anpassen zu können, führte die Stadtverwaltung im Vorfeld eine Befragung unter den Mitarbeitern durch. Auf diese Weise wurden aus den insgesamt über 500 verschiedenen Leistungen die acht Prozesse herausgearbeitet, die aufgrund ihrer niedrigen Komplexität leicht abzubilden sind und gleichzeitig eine überdurchschnittlich hohe Kostenersparnis versprechen. Dazu gehören unter anderem die Verfahren für das Beantragen von Wohngeld und Baustellengenehmigungen, für das Erteilen von Gewerberegisterauskünften sowie die Beschaffung von Büromaterial. Parallel sollen Bürger und Unternehmen von kürzeren Bearbeitungszeiten und einer verbesserten Servicequalität profitieren sowie von der Möglichkeit, Anträge online stellen zu können.

Workflow via Portal

Im Rahmen des Projektes werden jetzt Schritt für Schritt die ausgewählten Verwaltungsprozesse auf Microsoft Office SharePoint Server 2007 aufgesetzt und elektronisch zur Verfügung gestellt. Mit der technischen Realisierung des eGovernment-Gateways beauftragten die Stadt Lage und der Projektpartner, das Kommunale Rechenzentrum Ravensberg Minden Lippe (krz), die Telekom-Tochter T-Systems. Für die Plattform Microsoft Office SharePoint Server 2007 sprach neben zahlreichen funktionalen Stärken die Supportkompetenz des Herstellers. Mit der Web-Portal-Software lassen sich elektronische Workflow-Prozesse und Formulare entwickeln sowie online zur Verfügung stellen. Nutzer können diese über die vertrauten Microsoft-Office-Anwendungen aufrufen, ausfüllen und nachverfolgen. „Verstärkend kam hinzu, dass die neue Version Office SharePoint Server 2007 einige Funktionen bietet, die für uns besonders interessant waren – etwa eine integrierte Nutzerverwaltung und eine bessere Einbindung in Microsoft Office“, sagt Jürgen Gökemeier, Leiter Abteilung Software des krz. Wichtig war auch die Möglichkeit, speziell für interne Nutzer Single-Sign-on-Zugänge zu den einzelnen Verfahren einzurichten. „Office SharePoint Server 2007 bietet auch eine sehr gute Suchfunktion, die Dokumente besonders schnell findet”, erläutert Torsten Fisahn, IT-Leiter der Stadt Lage, einen weiteren Vorteil. Auch künftige Projekte wie der Aufbau einer serviceorientierten Architektur (SOA) sieht Fisahn mit der Wahl von Microsoft auf gutem Kurs: „Eine serviceorientierte Architektur lässt sich mit SharePoint Server als Komponente sehr gut umsetzen.“ Für das Portal kommt als Serverbetriebssystem Microsoft Windows Server 2003 zum Einsatz, als Datenbanklösung Microsoft SQL Server 2005. Der ebenfalls eingerichtete Microsoft BizTalk Server 2006 dient bislang vor allem als Plattform für ein elektronisches Postfach. Dort gehen beispielsweise automatisch Rückmeldungen aus anderen Kommunen ein, sobald ein Bürger der Stadt Lage dort einen neuen Wohnsitz angemeldet hat. Künftig soll BizTalk Server auch für das technische Modellieren von Prozessen und deren Integration in das Portal eingesetzt werden.

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