Gesetzeskonforme Dokumentendigitalisierung Durchgängiger Workflow sichert hohe Beweiswirkung

Arbeitsabläufe effizienter gestalten, den Kundenservice verbessern und Papierberge vermeiden: das sind nur einige Vorteile, die Behörden durch eine Digitalisierung papierbasierender Dokumente bereits beim Posteingang erzielen. In der zum 1. Januar 2008 in Kraft getretenen Erweiterung des § 110d, Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) hat der Gesetzgeber die Anforderungen an die elektronische Datenerfassung präzisiert.

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Eine zentrale Bedeutung nimmt dabei die qualifizierte Elektronische Signatur ein. Da dieser Paragraf großen Teilen des behördlichen Umfeldes als Wegweiser dient, sind viele Institutionen gefordert, ihre bislang praktizierten Verfahren auf den Prüfstand zu stellen.

Die Einbindung Elektronischer Signaturen in Verwaltungsprozesse bietet eine Reihe von Vorteilen. Im Rechnungswesen beispielsweise gewährleisten mit Elektronischen Signaturen versehene Rechnungen, dass die Vorsteuer abgezogen werden darf (UstG, § 14), sowie umfangreicher Papieraustausch und Aufwendungen für das Papierhandling (Portokosten und spätere Lagerung) vermieden werden. Auch in den Bereichen Datenerfassung und Datenarchivierung wächst die Bedeutung der Elektronischen Signatur.

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