Nach 148 Jahren Geburten können jetzt digital gemeldet werden

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Erstmals wurde in Deutschland eine Geburtsanzeige vollständig medienbruchfrei von der Klinik an ein Standesamt übermittelt. Das „Kieler Modell“ ermöglicht eine durchgängige Machine-to-Machine-Kommunikation und macht Papier, manuelle Erfassung und Transportwege überflüssig.

Seit der Einführung der standesamtlichen Geburtsregistrierung im Jahr 1876 hat sich am grundlegenden Ablauf kaum etwas geändert. Papierformulare, händische Unterschriften, physischer Transport und manuelle Nacherfassung prägten den Prozess bis heute. Damit ist jetzt Schluss. Das Berliner Unternehmen Vertama hat zusammen mit dem KRH – Klinikum Region Hannover als erster Einrichtung in Deutschland bewiesen, dass personenstandsrechtliche Meldungen auch im 21. Jahrhundert ankommen können – vollständig digital, medienbruchfrei und in Echtzeit.

Grundlage des Erfolgs ist das sogenannte „Kieler Modell“, das Vertama gemeinsam mit der Landeshauptstadt Kiel entwickelt hat. Es definiert die personenstandsrechtliche Geburtsanzeige technisch und organisatorisch neu ohne dabei bestehende Rechtsvorschriften zu verletzen oder auf Sonderlösungen zurückzugreifen.

Das Herzstück des Verfahrens bildet eine direkte M2M-Übertragung, die mehrere Prozessschritte nahtlos verbindet:

• Strukturierte Datenerfassung im Krankenhausinformationssystem – in diesem Fall i.s.h.med von Oracle.

• Qualifizierte elektronische Signatur der Geburtsanzeige direkt im System.

• Automatisierte Übertragung über Intermediäre im Deutschen Verwaltungsdiensteverzeichnis (DVDV).

• Direkte Integration in das behördliche Fachverfahren des Standesamts.

Der gesamte Prozess funktioniert ohne menschliches Eingreifen. Papier, Drucker, Kurierdienste und Scanvorgänge gehören damit der Vergangenheit an. Die Vorteile des digitalen Verfahrens sind unmittelbar spürbar. Da die Geburtsanzeige bereits strukturiert, validiert und elektronisch signiert im Standesamt eintrifft, kann die Bearbeitung unverzüglich beginnen.

Die wichtigsten Verbesserungen im Überblick:

• Sofortige Verfügbarkeit: Keine Wartezeiten durch Post oder Boten.

• Höhere Datenqualität: Automatische Validierung minimiert Fehler.

• Weniger Rückfragen: Vollständige und korrekte Daten von Anfang an.

• Beschleunigter Urkundenprozess: Vom Eingang bis zur Geburtsurkunde innerhalb einer kurzen Zeitspanne.

• Rechtssicherheit: Qualifizierte elektronische Signatur statt handschriftlicher Unterschrift.

Für Eltern bedeutet das unter anderem eine schnellere Verfügbarkeit von Geburtsurkunden und damit auch zügigere Beantragung von Kindergeld, Elterngeld sowie weiteren Leistungen. Ein entscheidender Erfolgsfaktor des Kieler Modells ist seine technische Architektur. Statt auf proprietäre Insellösungen zu setzen, nutzt Vertama ausschließlich bestehende behördliche Infrastrukturkomponenten. Dazu zählen neben DVDV-Intermediären für die sichere Übertragung zwischen verschiedenen Verwaltungsebenen auch qualifizierte elektronische Signaturen nach der eIDAS-Verordnung sowiestandardisierte Fachverfahrensschnittstellen ohne Sonderanpassungen.

Diese Standardkonformität ermöglicht den bundesweiten Rollout ohne aufwändige Einzelintegrationen und macht die Lösung zukunftssicher. „Das Verfahren zeigt, dass echte Interoperabilität zwischen Klinik-IT und kommunaler Verwaltungs-IT möglich ist – ohne neue Portale, ohne zusätzliche Medienbrüche“, erklärt André Sturm, Geschäftsführer der Vertama GmbH. Man habe bewiesen, dass man mit den vorhandenen Standards arbeiten könne, wenn man diese konsequent einsetzt.

Nächster Meilenstein: Digitale Sterbefallanzeige

Mit der erfolgreichen Digitalisierung der Geburtsanzeige ist ein wichtiger Präzedenzfall geschaffen. Doch Vertama plant mit der digitalen Sterbefallanzeige bereits die nächste Iteration. Dies befinde sich laut Unternehmensangaben bereits in der Vorbereitung und basiere auf demselben technischen Grundgerüst. Auch hier besteht enormer Modernisierungsdruck. Der Prozess ist aktuell noch komplexer als bei Geburtsanzeigen, da oft mehrere Behörden, Ärzte und Bestattungsunternehmen involviert sind. Eine durchgängig digitale Lösung könnte hier nicht nur Zeit sparen, sondern auch in emotional belastenden Situationen für mehr Klarheit und weniger bürokratischen Aufwand sorgen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung machbar ist und auch hochsensible, rechtsverbindliche Prozesse abgebildet werden können. Dass dafür keine jahrelangen Pilotphasen, keine Milliardeninvestitionen in neue Infrastrukturen und keine grundlegenden Gesetzesänderungen – wie dieses Beispiel gezeigt hat – notwendig sind, könnte anderen Akteuren im Bereich der Verwaltungsdigitalisierung Mut zusprechen.

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