Zeitkritisches Projekt Mini One Stop Shop Capgemini unterstützt ITZBund bei „Mini One Stop Shop“

Ein System zur EU-weiten Abgabe der Umsatzsteuererklärungen des ITZBund senkt den Administrationsaufwand für Wirtschaft und Verwaltung.

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An jedem Werktag werden über das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen System (HKR) Ein- und Auszahlungen in Höhe von circa 8,5 Milliarden Euro aus dem Bundeshaushalt abgewickelt. In diesem Zusammenhang werden pro Jahr circa 247 Millionen Datensätze mit den Bundeskassen ausgetauscht. Die IT-Verfahren, die diese Transaktionen ermöglichen, stellt das Informationstechnikzentrum Bund, kurz ITZBund, bereit, das als zentraler IT-Dienstleister des Bundes insbesondere für IT der Geschäftsbereiche des Bundesministeriums der Finanzen, des Inneren sowie für Verkehr und digitale Infrastruktur zuständig ist. Neben dem Bundeshaushalt betreut es zum Beispiel für die Bundesfinanzverwaltung auch Steuer- und Zollverfahren. Das ­automatisierte Tarif-und lokale Zollabwicklungssystem (ATLAS) beispielsweise muss rund um die Uhr zur Verfügung stehen und mehr als 30 Millionen Nachrichten zwischen Zoll und Wirtschaft pro Monat verarbeiten. Das Beispiel zeigt, wie viel davon abhängt, dass solche IT-Systeme reibungslos funktionieren.

ITZBund betreibt mit seinen knapp 2.400 Beschäftigten nicht nur die Technologie hinter diesen und anderen Verfahren, sondern entwickelt neue Services für Bürger, Wirtschaft und Verwaltung. So zum Beispiel die Zollauktion, die 2014 so stark ausgebaut wurde, dass sie mittlerweile durchschnittlich 1.750 Auktionen und ca. 850.000 Seitenaufrufe täglich verzeichnet.

EU verabschiedet zentrale Umsatzsteuererhebung

Um ein neues Verfahren mit großer Außenwirkung für Deutschland und die Europäische Union (EU) ging es auch, als die EU 2008 die Einführung des Bestimmungslandprinzips und des Abgabeortes der Erklärung für die Umsatzsteuer bestimmter Dienstleistungen beschloss. Für elektronische, Telekommunikations-, Rundfunk- oder Fernsehdienstleistungen wird die Umsatzsteuer seit Januar 2015 nach dem Steuersatz des Käuferlandes erhoben und nicht mehr nach dem Steuersatz des Landes, in dem der Verkäufer seinen Hauptsitz hat.

Das bedeutet für die betroffenen Unternehmen, dass sie in jedem EU-Mitgliedsstaat eine Steuererklärung abgeben müssen, in das sie elektronische Dienstleistungen verkaufen.

Für die deutschen Behörden bedeutet dies, dass Deutschland als Verbrauchsland unter anderem die Umsatzsteuererklärungen von verschiedenen Unternehmen aus anderen EU-Mitgliedsstaaten entgegennehmen und verarbeiten muss, die in Deutschland entsprechende elektronische Dienstleistungen verkauft haben. Um den damit verbundenen Aufwand für die Wirtschaft und die deutschen Behörden zu reduzieren, sollte das ITZBund innerhalb von 17 Monaten ein zentrales IT-System für die Abgabe der Umsatzsteuererklärung sowie den Austausch mit den deutschen Behörden (Bund und Länder) und anderen EU-Mitgliedsstaaten entwickeln und produktiv setzen.

Änderungswünsche erhöhen den Zeitdruck

Das ITZBund entschied sich im Rahmen eines Bieterwettbewerbes Ende 2013 dafür, das Projekt „Mini One Stop Shop“ (M1SS) gemeinsam mit Capgemini umzusetzen. Ausschlaggebende Faktoren waren zum einen der Preis, den Capgemini aufgrund wiederverwendbarer Basiskomponenten und durch den Einsatz seines deutschsprachigen Entwicklungszentrums in Polen bieten konnte. Zum anderen punktete das Capgemini-Team mit seiner umfangreichen Erfahrung mit großen Entwicklungsprojekten.

Dieses Know-how war aufgrund des hohen Zeitdrucks gefragt, der die parallele Entwicklung von drei Releases erforderte. Die Vorgehensweise stellt hohe Anforderungen an das Konfigurationsmanagement und seine Automatisierung, da alle Spezifikationen, der Code, die Testfälle und Testdaten sowie die Umgebungen mehrfach vorgehalten und untereinander abgeglichen werden müssen.

Während der Entwicklung kamen immer wieder und überraschend Änderungswünsche aus der Europäischen Kommission. Sie konnten trotz des hohen Zeitdrucks umgesetzt werden, so dass das ITZBund zum Stichtag vier Releases hoher Qualität einführen konnte.

Entlastung von administrativen Aufgaben

Dank der pünktlichen Umsetzung konnten sich die betroffenen Unter­nehmen drei Monate vor ­Inkrafttreten der neuen Umsatzsteuer-Regelung beim M1SS registrieren. Seit dem 1. April 2015 können sie auch die Steuerklärungen für alle EU-Mitgliedsstaaten zentral abgeben. Damit entfällt der Aufwand, den Steuererklärungen in bis zu 28 Ländern mit unterschiedlichen Steuersätzen, Formularen, Vorgaben und Stichtagen verursachen würden, denn für die Erfüllung all dieser Anforderungen sorgt das neue System im Hintergrund. Darüber hinaus meldet es die Registrierungen und die zu erwartenden Einnahmen an alle EU-Mitgliedsstaaten und senkt so nicht nur den Administrationsaufwand für Unternehmen, sondern auch für die Steuerbehörden.

Die Autorin: Vildan Austermann, Projektleitung, Capgemini

Die Zukunft – skalierbare IT-Systeme eröffnen neue Möglichkeiten

ITZBund hat mit der Entwicklung des M1SS gezeigt, wie ein komplexer Prozess mit Hilfe einer durchdachten technologischen Lösung für Wirtschaft und Verwaltung stark vereinfacht werden kann. Das von Capgemini entwickelte System ist aufgrund seiner Skalierbarkeit gut darauf vorbereitet, in Zukunft große Datenvolumina zu verarbeiten und auf diese Weise den Administrationsaufwand weiter zu reduzieren. Erfolgskritisch für das Projekt M1SS waren:

• die gemeinsame Definition von Umfang und Anforderung des Projektes in Workshops,

• die enge Kommunikation auf allen Ebenen (Steuerkreis, Projektleitung, Betrieb, Projektteams, Fachseite),

• die übergreifende Planung, die sowohl die ITZBund-Mitarbeiter als auch Capgemini-Fachleute einbezog,

• klare Verantwortlichkeiten und

• die Vermeidung von Engpässen durch Doppelbesetzung der Kernrollen.

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