Cloud-Rahmenverträge sinnvoll ausgestalten Was Deutschland von der EU lernen kann

Mit gut ausgestalteten Rahmenverträgen lassen sich die Möglichkeiten der Cloud in der Verwaltung voll und vor allem einfach ausschöpfen.­ In Europa haben wir schon viele Ansätze für Mulitcloud-Rahmenverträge­ in den letzten Jahren beobachten können. Diese Verträge ermöglichen es Bedarfsträgern Cloud-Projekte zu initiieren­ und so im Zusammenspiel mit einer Cloud-Strategie die digitale Transformation in der Verwaltung voranzutreiben.

Eine der Voraussetzungen für Cloud-Rahmenverträge mit den verschiedensten Cloud-Service-Anbietern ist ein Beschaffungssystem, das effizient strukturiert ist, sowie intelligent gesetzte Rahmenbedingungen schafft. Wirft man einen Blick auf die Beschaffungssysteme in Europa, so stellt man fest, dass sie sich oft in ihrem Design unterscheiden, und für diese Unterschiedlichkeit gibt es Gründe. Diese liegen zum einen im Fachwissen der Beschaffungsbehörden und Bedarfsträger und ihren bisherigen Erfahrungen mit IT-Rahmenverträgen, zum anderen in den gesetzlichen Bestimmungen, die die Beschaffung in den jeweiligen Ländern regeln.

Ein Cloud-Beschaffungssystem setzt sich zusammen aus:

• Vergabeverfahren: Wie ist das Erstverfahren designt? Welche Einzelabrufe gibt es für konkrete Bedarfe? Das kann entweder direkt erfolgen, durch Mini-Wettbewerbe oder über eine Auswahlmatrix, mit der eine Entscheidung anhand fest definierter Kriterien getroffen wird.

• Verträgen: Das können etwa Rahmenverträge und Auftragsverarbeitungsverträge sein.

• Ausgestaltung der Präsentation und dem Zugang für die Bedarfsträger zum Beispiel durch einen Drittanbieter – oft Cloud-Broker oder Reseller genannt –, der zum Beispiel eine Managementplattform zur Verfügung stellt.

Die Möglichkeiten der Cloud voll ausschöpfen

Unter europäischen Vergaberichtlinien ist das passende Vergabeverfahren für einen Cloud-Rahmenvertrag meist ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Oft wird der Rahmenvertrag mit dem Bereitstellen einer Managementplattform durch einen Drittanbieter verknüpft. Mit Rahmenverträgen lassen sich die Vorteile der Cloud – Flexibilität, Größe, Skalierbarkeit für bessere Verfügbarkeit zu geringeren Kosten, größere Vielfalt an Funktionen, ein hohes Innovationstempo und Anpassungsfähigkeit an neue Bedarfe – voll auszuschöpfen.

Rahmenverträge mit und ohne Cloud-Broker oder Cloud-Reseller

Die häufigsten Rahmenverträge, die in Europa abgeschlossen werden, sind:

• direkte Rahmenverträge mit Cloud-Service-Anbietern ohne Zwischenschaltung eines Cloud-Brokers

• Rahmenverträge mit einem Cloud-Broker oder Cloud-Reseller, der die Cloud-Dienste orchestriert

Beide Varianten haben Vor- und Nachteile für den Bedarfsträger und die ausschreibende Zentralstelle. Auch können die Rahmenverträge durch verschiedene Lose, die die Bereitstellung von Diensten und Beratungsleistungen treffen verfeinert werden.

Der direkte Rahmenvertrag

Ein direkter Rahmenvertrag ohne Zwischenschaltung eines Cloud-Brokers bietet Vorteile aufgrund eines direkten Zugriffs auf Kapazitäten und Innovationen. Darüber hinaus kann der Bedarfsträger von Preissenkungen des Cloud-Service-Anbieters profitieren. Weitere­ Vorteile sind der Aufbau von internem Wissen und Kompetenzen im öffentlichen Sektor durch das Auseinandersetzen mit einer Cloud-Strategie, größere Rechtssicherheit und Transparenz durch einen direkten Vertrag und keine Abhängigkeiten von Dienstleistern und Consultants, deren Qualität schwanken kann.

Der Rahmenvertrag mit einem Cloud-Broker

Wird ein Cloud-Broker zwischengeschaltet, so kann dieser verschiedene Aufgaben übernehmen – vom Anbieten einer personalisierten Managementplattform oder Zielzone bis zum vollwertigen Managen der Cloud-Services. Eine Analyse des Unternehmens Gartner aus dem Jahr 2019 nennt drei Aufgabenbereiche für Cloud-Broker: Aggregation, Integration und die individuelle Anpassung an Kundenbedürfnisse (Customization). Ein Broker kann den Einsatz, die Performance und die Bereitstellung von Cloud-Diensten managen und zwischen CSA und Bedarfsträger vermitteln. Nicht zuletzt gewährleistet er die Qualität, Sicherheit, Compliance und Performance entlang der gesamten Wertschöpfungskette von Services.

Beispiel: Europäische Kommission „Cloud II“

Die im Mai 2019 veröffentlichte Cloud-Strategie der Europäischen Kommission (EK) erklärt Cloud-Computing als Wegbereiter für die digitale Transformation der EK. Mit ihrem Cloud-First-Ansatz will die EK EU-Institutionen dabei helfen, Agilität und Innovation zu steigern, Kosten zu optimieren und die Sicherheit zu verbessern.

Die Einrichtung eines zentralen Einkaufsmechanismus, über den die EK und EU-Institutionen sowie die Europäische Zentralbank und der Rat der EU Cloud-Dienste erwerben können, sieht die EK als einen entscheidenden Schritt auf dem Weg der digitalen Transformation. Die von der Generaldirektion Informatik (DIGIT) geschaffene Cloud-Beschaffungsplattform und der Rahmenvertrag „Cloud I“ wurden 2014 aufgesetzt. In den letzten sechs Jahren wurde „Cloud I“ in Zusammenarbeit mit Cloud-Service-Anbietern und Bedarfsträgern weiterentwickelt und 2020 mit dem Dynamic Purchasing System (DPS) „Cloud II“ ­aktualisiert.

Vereinfachte Beschaffung und ein dynamisches Einkaufssystem

„Cloud II“ verfügt über einen vereinfachten Beschaffungsprozess und stellt anders als in „Cloud I“ keinen außenstehenden Broker oder Drittanbieter mehr zwischen Bedarfsträger und Cloud Service Anbieter. Mit „Cloud II“ können 65 Bedarfsträger Cloud-Dienste beschaffen, welche die festgelegten Sicherheits- und Compliance-Kriterien erfüllen. Die Verträge wurden zwischen der EK und den Anbietern geschlossen. Die EK hat den „Cloud-II“-Rahmenvertrag so konzipiert, dass die Bedarfsträger die Freiheit haben, ihre eigenen IT-Sourcing- und Datenstrategien zu implementieren und Cloud- und damit verbundene Consultingleistungen zu erwerben. Die EK handelt im Namen der EU-Institutionen als Cloud-Broker und organisiert Mini-Wettbewerbe, verwaltet die Konten und wickelt den Abrechnungsprozess ab.

Der Rahmenvertrag hat eine Laufzeit von vier Jahren. Jeder Vertrag, der durch einen Mini-Wettbewerb vergeben wird, kann jedoch bis zu sieben Jahre andauern.

Die EU-Kommission als Cloud-Broker

Die zweite Version „Cloud II“ des Cloud-Rahmenvertrages basiert auf einer Analyse von umfassenden Marktgesprächen, um das Feedback von Bedarfsträgern und Anbietern zu integrieren und die Rahmenbedingungen zu verbessern. Dies hat vor allem dazu geführt, dass nun die EK selbst die Broker-Rolle übernommen hat.

Das DPS fördert flexible Vergabemechanismen, die auf Innovationen ausgelegt sind. Neue Anbieter können jederzeit zum Vertrag hinzugefügt werden. Anders als in Rahmenverträgen wie Frankreich und Italien, wurde der Servicekatalog nicht eingeschränkt und ermöglicht den Bedarfsträgern auf ein riesiges Portfolio von Anbietern zuzugreifen. Das DPS erfordert indes erfahrene Bedarfsträger mit Kenntnis der Cloudnutzung oder Unterstützung von erfahrenen Stellen.

Fazit aus dem Vergleich der Cloud-Rahmenverträge­

Viele der Rahmenverträge müssen sich noch in der Praxis beweisen. Rahmenverträge, die schon länger gelten, zeigen die Wichtigkeit von Anpassungen an Bedarfsträger und Marktbefragungen.

Die Erfahrungen zeigen auch, dass es zielführend ist, mit einem Rahmenvertrag zu beginnen, von den Abrufen zu lernen und Erfahrungen zu sammeln und diesen entsprechend anzupassen. Dies hat zu besseren Ergebnissen geführt Im Vergleich zu Ansätzen, an denen lange gefeilt wurde um eine vermeintlich „perfekte“ Lösung zu erschaffen.

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