OfficeMaster Suite von Ferrari electronic Verlässliche Lösung für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung

Seit mehr als drei Jahrzehnten sorgt die OfficeMaster Suite in unzähligen Behörden für optimierte Geschäftsprozesse und einen rechtssicheren Dokumentenaustausch. Eine entscheidende Rolle spielt die Lösung auch bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung und der Umsetzung digitaler Behördengänge.

Die Implementierung eines stringenten E-Governments ist ein Langzeitprojekt, das ein ganzheitliches Vorgehen verlangt. Es reicht nicht aus, einzelne Teilaspekte digital, aber für sich isoliert abzubilden. Entscheidend ist, dass Prozessabläufe durchgehend digitalisiert, lückenlos miteinander verzahnt und ohne Medienbrüche abgeschlossen werden. Dies setzt eine IT-Infrastruktur mit kompatiblen Systemen, einheitlichen Standards und korrespondierenden Schnittstellen voraus, die höchste Datenschutzanforderungen erfüllt.

Mit der OfficeMaster Suite hat Ferrari electronic eine softwarebasierte Lösung für dieses Einsatzszenario entwickelt. Sie lässt sich unkompliziert und nahtlos in bereits vorhandene Groupware oder E-Mail-Clients integrieren und stellt einen manipulationssicheren, DSGVO- und rechtskonformen Dokumententransfer in IP-Umgebungen sicher. Verschiedenste Kommunikationswege wie Fax, Voicemail, SMS und Next Generation Document Exchange (NGDX) werden auf einer Plattform vernetzt. Um Behörden noch besser bei der Digitalisierung zu unterstützen, hat Ferrari electronic die OfficeMaster Suite in der aktuellen Version 8 mit einer Reihe neuer Features ausgestattet.

OCR: Automatisiertes Auslesen und Verarbeiten von Daten

Für vollständig digitalisierte Prozesse reicht es nicht aus, Dokumente lediglich digital abzubilden. Gescannte Dokumente erscheinen zwar auf dem Bildschirm, vereinfachen aber nicht die Abläufe. Entscheidend ist, dass die Daten und Metadaten eines Dokuments mit übertragen und im Anschluss automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden. Dies ermöglicht die OfficeMaster Suite 8 mittels Optical Character Recognition (OCR). Eingegangene Dokumente werden mit einem Textlayer zur Texterkennung versehen und für die digitale Verarbeitung vorbereitet. Reichen Bürger*innen und Unternehmen über Upload-Portale digitale Anträge, gescannte oder abfotografierte Texte ein, müssen diese nicht mehr händisch übertragen werden, sondern lassen sich automatisiert auslesen, in Dokumentenmanagementsysteme übertragen und digital weiterverarbeiten.

Ansteuerung von 3rd-Party-Produkten

Eine neue Web-API-Komponente ermöglicht die Ansteuerung von 3rd-Party-Produkten auch aus dem Homeoffice. Behördenmitarbeiter können bestehende Workflows remote aufrechterhalten und nahtlos weiterarbeiten. Ein Beispiel hierfür ist der Service E-Post der Deutschen Post. Durch dessen Integration in die OfficeMaster Suite 8 lassen sich Briefe und postalische Massenversände wie Infobriefe oder Wahlbenachrichtigungen per hybridem Verfahren direkt aus der Behörde oder dem Homeoffice verschicken. Dafür werden digital erstellte Unterlagen per Schnittstelle zur Deutschen Post weitergeleitet, dort gedruckt, kuvertiert, mit Porto versehen und zugestellt.

Schneller Transfer auch umfangreicher Dokumente

Den Transfer der Dokumente realisiert die OfficeMaster Suite 8 über den Standard NGDX. Er sorgt dafür, dass die Dokumente als PDF und mehrfach verschlüsselt im E-Mail-Postfach des Empfängers eingehen. Formatierungen, Farben und hohe Auflösungen bleiben ohne Verluste erhalten. Auch hybride Dokumente lassen sich übertragen. Der Datentransfer erfolgt in sehr hoher Geschwindigkeit.

Quittiert wird der erfolgreiche Transfer mit einem qualifizierten Sendebericht, der die rechtskonforme und fristgerechte Bearbeitung von Vorgängen belegt und den Inhalt der übertragenen Dokumente verifiziert.

Mehrfache Verschlüsselung des Dokumententransfers

Um zu verhindern, dass Inhalte mitgelesen oder abgefangen werden, sind sowohl das Dokument als auch der Transportweg kodiert. Der Schlüsselaustausch ist bereits in die OfficeMaster Suite 8 integriert. Mit einem zusätzlichen Übertragungsmodus ähnlich Cloud-Relay können auch große Dokumente ohne Nutzereingriff rechtssicher und verschlüsselt per Internet übertragen werden. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen, über die häufig Schadprogramme eingeschleust werden, schließt die OfficeMaster Suite von der Übertragung aus.

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung erfordert ein durchdachtes, integriertes Vorgehen auf Basis leistungsfähiger IT-Lösungen. Dass dies möglich ist, beweist Ferrari electronic mit der OfficeMaster Suite als verlässlicher Partner auf dem Weg in die digitale Zukunft. Wir sind im 4. Jahr in Folge nominiert für den eGovernment Award.

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