Ergänzung zur „Leitlinie zum ersetzenden Scannen“ Scannen durch externe Scandienstleister

Eine neue Richtlinie für Kommunen befasst sich mit der ­Beauftragung externer Scandienstleister, für die besondere Rahmenbedingungen beachtet werden müssen.

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Vitako Bundes-Arbeitsgemein- schaft IT-Dienstleister e.V.

Bundesamt für Sicherheit i.d.Informationstechnik

Kommunen erhalten eine zusätzliche Unterstützung beim ersetzenden Scannen. Die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister (VITAKO) hat die „Musterverfahrensbeschreibung für das Ersetzende Scannen durch externe Scandienstleister in ­Kommunen“ veröffentlicht, die ­eine Ergänzung zur „Leitlinie zum ersetzenden Scannen in ­Kommunen nach TR RESISCAN“ von April 2017 darstellt. Laut VITAKO ­werde damit „eine Lücke geschlossen“, da im Hauptdokument, der „Leitlinie zum ersetzenden Scannen“ auf den Prozess des Scannens beim externen Dienstleister nicht ­eingegangen wurde.

Die Musterverfahrensbeschreibung basiert auf der Technischen Richtlinie „TR-03138 Ersetzendes Scannen“ (TR RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). ­Berücksichtigt werden laut Vorwort der neuen Richtlinie die ­Größe der Verwaltung, ihr Aufgaben­spektrum und nicht zuletzt deren IT-Ausstattung, die verschiedene Handlungsspielräume vorgeben. Die Zielsetzung der TR RESISCAN, Papierdokumente (Posteingänge und Aktenbestände) mit Erhaltung der Beweiskraft zu scannen, ­bleibe bestehen. „Denn ein wirtschaft­licher Vorteil ergibt sich nicht nur aus der Digitalisierung der ­Dokumente und damit der ­Prozesse, sondern auch durch die Vernichtung der Papierbelege“, heißt es dazu.

Das Ziel des vorliegenden ­Dokuments sei es, den Scan­prozess einfach und rechtssicher umsetzen zu können. Die elektronische ­Akte soll vollständig sein und ein ­medienbruchfreies Arbeiten ­ermöglichen. Die Verfahrens­beschreibung befasst sich demnach mit der „ordnungsgemäßen ­Digitalisierung von Dokumenten mit dem Ziel der Aufrechterhaltung der Beweiskraft des ­Digitalisats im Vergleich zum ­Papieroriginal“. Die Basis für das beweiswerterhaltende Scannen sei neben einer Verfahrensbeschreibung auch die Durchführung einer Schutzbedarfsanalyse für die zu scannenden Dokumente.

Mithilfe dieser Musterverfahrensbeschreibung sollen Kommunen nun bestehende interne Musterverfahrensbeschreibung um die Dokumentation des externen Scanprozesses erweitern können. Auch sicherheitsrelevante Maßnahmen werden genannt.

Wie VITAKO erklärt, soll es durch die Musterverfahrensbeschreibung möglich sein, den Scanprozess beim externen Dienstleister Schritt für Schritt zu dokumentieren. ­Gliederung und Text seien so ­angelegt, dass ein einfaches ­Komplettieren für das externe Scannen möglich ist. Die individuell modifizierte Musterverfahrensbeschreibung ergebe dann – zusammen mit dem Hauptdokument – die für die jeweilige Kommune geltende Verfahrensbeschreibung im Sinne der TR RESISCAN.

Leitlinie zum ersetzenden Scannen

In der „Leitlinie zum ersetzenden Scannen in Kommunen nach TR RESISCAN“, die im April 2017 ­veröffentlicht wurde, erhalten Kommunalverwaltungen Hilfe bei der Aktendigitalisierung. Die ­zugrundeliegende technische Richtlinie, die das BSI 2013 ­veröffentlicht hat, wird darin ­speziell an kommunale Bedürfnisse angepasst.

Die Initiative dazu kam damals vom Landkreis Breisgau-Hochschwarzwald, woraufhin im ­Rahmen des IT-Gipfels ein runder Tisch „Rechtskonforme eAkte“ ­gegründet wurde. Begleitet wurde die Entwicklung der Leitlinie durch VITAKO und die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt). Die Leitlinie besteht aus grundlegenden Informationen zum ersetzenden Scannen, aus einer exemplarischen Schutzbedarfsanalyse für kommunale Dokumente sowie einer Musterverfahrensbeschreibung. Die Basis-Richtlinie des BSI wurde 2013 veröffentlicht, wird aber fortlaufend ergänzt und angepasst.

Sowohl für die TR RESISCAN als auch für die „Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente“ (TR-ESOR) wurden jüngst aktualisierte Versionen veröffentlicht.

Richtlinien online

Die „Musterverfahrensbeschreibung für das Ersetzende Scannen durch externe Scandienstleister in Kommunen“ finden Sie online als PDF HIER.

Die „Leitlinie zum ersetzenden Scannen in Kommunen nach TR RESISCAN“ finden Sie online als PDF HIER.

Die aktuelle Version der „BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen“ (TR RESISCAN) finden Sie online als PDF HIER.

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