Gemeinde Elbtal nutzt elektronischen Rechnungsprüfungsworkflow in der Cloud Saubere Rechnungsprüfung – auch für kleine Gemeinden

Auch in einer gerade einmal achtköpfigen Kommunalverwaltung kann sich ein elek­tronischen DMS- und Workflowsystem rechnen – ganz dem Vorurteil zum Trotz, s­olche Technologien lohnten sich nur für den Einsatz im größeren Stil. Wie, dies zeigt das Beispiel der Gemeinde Elbtal im Kreis Limburg-Weilburg.

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Sie bearbeitet ihre Eingangsrechnungen seit Juni 2011 mit dem Prüfungsworkflow FlowManager Invoice und archiviert rechtssicher in 2Charta-DMS – Produkte der LORENZ Orga-Systeme GmbH.

Wo viele Bearbeiter in Dutzenden, oft räumlich getrennten Abteilungen arbeiten, sind DMS und Workflow heute zum wichtigen Instrument für die schnellere, effizientere Bearbeitung von Vorgängen und damit generell für eine bürgerfreundliche Verwaltung geworden. Die Kommune Elbtal fällt nicht ganz in diese Kategorie: Bürgermeister Hubert Lenz teilt sich mit seinen sieben Kollegen und Kolleginnen ein schmuckes Fachwerkhaus im Ortskern und lenkt von hier aus die Geschicke seiner Gemeinde.

„Dies bedeutet gleichzeitig, dass bei uns wenige Personen sehr viele unterschiedliche Tätigkeiten übernehmen und als Vertretung oft mehrere Fachgebiete gleichzeitig betreuen müssen“, erklärt er.

Hosting der Gesamtlösung bei ekom21

Aus diesen Gründen hat sich die Gemeinde für eine neue Workflow- und DMS-Lösung entschieden, die seit April 2011 im Einsatz ist, zunächst für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Die Gemeinde nutzt Flow­Manager Invoice und 2Charta-DMS komplett als Cloud-Lösung bei ihrem Rechenzentrum ekom21.

Dort wird auch das NSK-Kassensystem gehostet, mit welchem die Gemeinde seit vier Jahren arbeitet. Auf die integrierte Gesamtlösung greifen die Mitarbeiter der Kommune per Webbrowser zu. Es mussten also weder Softwarelizenzen erworben werden, noch waren Investitionen für zusätzliche Hardware nötig, da ein zentraler Fotokopierer mit Scanfunktion bereits vorhanden war.

„Die ekom21 ist für uns nicht nur Rechenzentrum, sondern auch Beratungshaus und Dienstleister. Sie hat unter anderem unsere Umstellung auf Doppik zum Januar 2009 komplett organisiert und umgesetzt“, sagt Hubert Lenz, „deshalb waren wir sicher, dass uns ekom21 mit dem Workflowsystem von Lorenz Orga auch eine optimale Lösung für die Rechnungsbearbeitung im Outsourcing bietet.“

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