Kernpotenzial von Digitalisierungsvorhaben Prozessmanagement neu denken

Mittlerweile haben viele Verwaltungen erkannt, dass die Veränderung von Prozessen und Abläufen zum Kernpotenzial von Digitalisierungsvorhaben gehört. Klar ist, dass IT ihre Wirkung nur entfalten kann, wenn organisatorische Abläufe neu gedacht werden.

Prozesse setzen im Laufe der Zeit bürokratisches „Moos“ an, für das ohnehin und erst recht in der digitalen Welt kein Platz ist. Die Frage bleibt jedoch: Wie kann eine Neugestaltung von Geschäftsprozessen in der Praxis erreicht werden. Hier zeigt sich, dass die Verwaltung sehr toolfixiert ist. Nicht selten besteht die Vorstellung, dass sich Abläufe mehr oder weniger von „Wunderhand“ mit dem richtigen Modellierungstool für die Darstellung von Prozessen optimieren. Das ist jedoch aus mehrerlei Gründen nicht der Fall:

• Die Anwendung gängiger Modellierungstools setzt im hohen Maße Expertenwissen voraus, es werden also zusätzlich Modellierungsexperten benötigt, die heute kaum vorhanden sind.

• Klassische Modellierungstools und Vorgehensweisen verhindern die Aktivierung der Beschäftigten, auf die es jedoch für eine erfolgreiche Veränderung ankommt.

• Eine feingranulare Modellierung ist im ersten Schritt nicht das Problem, weil es zunächst um die Ersterhebung von Prozessen geht. („Wie kommt das Wissen aus den Köpfen auf den Tisch?“) Es geht also um die Explizierung von Wissen, weil hier im Prozessmanagement die größten Probleme liegen.

Mit anderen Worten, die öffentliche Verwaltung hat in erster Linie kein Modellierungsproblem, sondern ein Aktivierungs- und Change-Problem. Von der Aktivierung der Mitarbeitenden über vorgefertigte Bausteine hängt jedoch nicht nur die Qualität des späteren Prozessmodells ab, sondern die Erhebungsphase ist die einmalige Chance die Mitarbeitenden mitzunehmen und zu beteiligen.

Daher braucht es Methoden, die das Lernen und die Reflexion der eigenen Arbeitsweise verstetigen sowie zu einer echten Kulturänderung innerhalb der Organisation beitragen. Ein solches Aktivierungs- und Changetool ist MODULO; es unterstützt dabei standardisiert, haptisch, intuitiv und mit beteiligungsbasierter Vorgehensweise.

Nur wenn Mitarbeitende bereits in der frühen Phase aktiviert und einbezogen werden, besteht überhaupt die Chance, dass die Änderungen nachhaltig in der Breite der Organisation wirken und als Veränderungs- und Prozesskultur gelebt werden.

Erfahren Sie mehr zum Aktivierungs- und Changetool – MODULO – entwickelt vom SHI, Stein-Hardenberg Institut:

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