Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit

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Das DOMEA-Konzept selbst zeigt, kritisch betrachtet, rückwirkend zwei Fehler auf:

• Mit seinem sehr umfassenden Anforderungskatalog und dem aufwendigen Zertifizierungsverfahren hat das Konzept den Fokus zu sehr auf die Auswahl eines entsprechenden Produktes gelenkt. Dabei ist die Analyse des eigenen Bedarfs von wesentlicher Bedeutung. Nicht jede Anforderung, die im Anforderungskatalog beschrieben ist, deckt sich mit dem organisatorischen Bedarf der Behörde. Die zertifizierten Produkte können vieles – aber nicht jede Funktionaliät wird auch benötigt. Der umfassende Ansatz des Anforderungskatalogs und der Zertifizierung hat nach dem Eindruck der Autoren zu überfrachteten Produkten einerseits und einem hohen Anpassungsaufwand für die einzelne Behörde andererseits geführt.
• Ein workflowbasierendes System (Vorgangsbearbeitungssystem) stellt nicht für jeden organisatorischen Bedarf in diesem Zusammenhang die Ziellösung dar. So lässt die vormals vom DOMEA-Konzept favorisierte elektronische Vorgangsbearbeitung neue organisatorische Bedarfe der Behörden, die durch eklatant wachsende elektronische Kommunikation sowie behörden- und ebenenübergreifende Zusammenarbeit entstanden sind, unberücksichtigt.

Auf Basis der genannten Erkenntnisse und Erfahrungen ist es nunmehr Zeit, das veraltete DOMEA-Konzept durch ein neues, modernes Konzept „Elektronische Verwaltungsarbeit“ zu ersetzen. Dabei sollen die Stärken des alten Konzepts übernommen werden:

So bietet das DOMEA-Konzept eine gute Einstiegshilfe in das Thema IT-gestützte Vorgangsbearbeitung. Es deckt mit seinen Modulen nahezu das gesamte Spektrum der Thematik ab. Das Konzept dient als Nachschlagewerk mit Standardcharakter und gibt den Projektleitern Sicherheit, alle relevanten Aspekte im Rahmen von Einführungsprojekten zu berücksichtigen. Die im DOMEA-Konzept beschriebenen Grundprinzipien des Verwaltungshandelns werden als gelungen angesehen, gleiches gilt für den generischen und (produkt-) offenen Ansatz des Konzepts. Der Projektleitfaden zum DOMEA-Konzept und die darin enthaltenen Checklisten werden als praxisgerecht und hilfreich eingestuft. Das Glossar bietet eine schnelle Orientierung und Erläuterung wesentlicher Fachbegriffe.

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